Фінанси

Категорії доходів

Категорії доходів визначають, за що саме компанія отримує гроші, — наприклад, «Оплата за послуги». Натисніть «+», щоб створити нову категорію, чи олівець на тегу, щоб відредагувати наявну.

У вікні заповніть:

• Назва — як категорія відображатиметься у транзакціях. Поруч — квадрат кольору: натисніть на нього, щоб вибрати відтінок із палітри. Колір допомагає швидко орієнтуватися у списку транзакцій і на діаграмах структури доходів.

• Категорія P&L — визначає, до якого рядка звіту про доходи та витрати потрапить платіж. Доступні значення: «Загальний дохід», «Неопераційні доходи», «Докапіталізація», «Не враховувати у P&L», «Компенсація ПДВ». Вибране значення підставлятиметься автоматично під час створення платежу — тож фінансист не мусить щоразу згадувати, куди віднести конкретну оплату.

Підкатегорії. Під полем «Категорія P&L» відображається кількість підкатегорій. Натисніть «+ Додати» — і з'явиться рядок із власною назвою, кольором і категорією P&L. Натисніть кнопку «Додати».

Посилання «+ Додати» всередині блоку створює наступну підкатегорію. Підкатегорії дають детальнішу аналітику: наприклад, категорія «Оплата за послуги» може ділитися на напрямки робіт.

Категорії витрат

Влаштовані так само, як категорії доходів: назва, колір, категорія P&L і підкатегорії. Типовий набір, який використовують агенції: Підписки, Оренда, Комунальні послуги, Податки, Офісні витрати, Реклама, Обладнання, Навчання, Зарплата тощо.

Статуси транзакцій

Статуси показують стан платежу — базові значення: «Не оплачено» й «Оплачено». Ви можете додати власні (наприклад, «Виставлено рахунок» або «Часткова оплата»).

У вікні створення задаються:

• Назва статусу;
• прапорець «Оплачено» — ключовий параметр: платежі у статусах із цією позначкою враховуються в розрахунках прибутковості та під час побудови графіків. Якщо позначку не поставити, транзакція вважатиметься запланованою та не впливатиме на фактичні показники;
• прапорець «За замовчуванням» — статус підставлятиметься у вікні створення нової транзакції;
• Колір — вибирається з палітри, поруч відображається превʼю тега.

Способи оплати

Способи оплати описують, як саме проходять гроші: «Готівка», «Безготівковий розрахунок» абощо.

У вікні створення задається назва (обовʼязково), іконка (завантажується кнопкою з камерою) та прапорець «За замовчуванням».

Рахунки компанії

Тут описуються рахунки, за якими ведеться облік.

Вікно створення містить:

• Назва рахунку (обовʼязково) та Валюта;
• «За замовчуванням» — рахунок автоматично підставлятиметься у вікні створення нової транзакції;
• «Позабалансовий рахунок» — транзакції за цим рахунком не впливають на баланс компанії, Cash Flow і P&L. Використовується для внутрішнього обліку, бюджетування чи відстеження операцій, які не мають потрапляти у фінансову звітність;
• «Архівний рахунок» — рахунок більше не використовується в роботі, але зберігається для історії: він і далі враховується у звітах, проте недоступний для вибору в нових транзакціях;

• Початковий баланс — сума, з якої стартує облік;
• Власник рахунку — співробітник зі списку (з пошуком). Власник визначає, хто зможе бачити баланс і операції за цим рахунком;

• Ставка ПДВ — підставлятиметься для транзакцій за цим рахунком;
• Юридична адреса та блок «Реквізити»: IBAN-код, ЄДРПОУ, банк та інші дані, що використовуються під час генерації рахунків і актів.

ПДВ

Прапорець «Увімкнути облік ПДВ» вмикає роботу з податком на рівні всієї компанії (початково опція неактивна). Після цього стають доступними ставки — наприклад, 0%, 7%, 14%, 20%.

Щоб додати ставку, натисніть «+» та заповніть Назву і Відсоток; прапорець «За замовчуванням» робить ставку основною. Порядок ставок змінюється перетягуванням.

Кастомні поля для транзакцій

Якщо стандартних полів платежу не вистачає, додайте власні — наприклад, «Врахування платежу в KPI» чи «Посилання на договір».

У вікні «Створення кастомного поля» задаються Назва поля (обовʼязково) та Тип поля: Текст, Опис, Прапорець, Число, Випадне меню, Дата, Дата та час, Посилання, Ярлики, Час, Учасники та Контакти.

Кастомні поля виводяться у картці транзакції та колонками в таблиці транзакцій, де їх показ і порядок можна налаштувати.