Як Creatura веде івент-проєкти, бюджети та фінанси в ERP для івент-компаній if.team

До Creatura звертаються, коли для заходу потрібен технічний супровід або допомога з організацією. Одному замовнику достатньо окремої послуги, іншому — команди, яка візьме на себе кілька напрямів підготовки. Тому склад робіт і витрати залежать від конкретної події.

Creatura веде заходи як проєкти в ERP для івент-компаній if.team та працює з їхньою економікою. Під час підготовки команда також збирає матеріали: вимоги клієнта, робочі документи та інші файли. Для замовлення потрібні і ці документи, і відомості про розрахунки за послугами.

Щоб частина цієї роботи виконувалася автоматично, Creatura попросила підключити ПУМБ і Google Drive. Банківські транзакції мали надходити в систему, а для нових проєктів — створюватися папки з посиланнями в картках.

Обидва запити ми реалізували. Далі розповімо, як інтеграції доповнили облік проєктів, і покажемо ще один процес, який компанія веде в системі, — найм співробітників.

Про клієнта

Creatura — івент-компанія, яка займається організаційною підтримкою та технічним забезпеченням заходів. Серед її клієнтів — івент-агенції, корпоративні замовники та міжнародні організації. Компанія працює як з окремими завданнями, так і з повним циклом організації події.

Послуги Creatura охоплюють кілька напрямів. Окрім організації та технічного супроводу, команда пропонує репортажне фото й відео, оперативний друк та виїзний кейтеринг. Ці послуги можуть входити до одного замовлення або надаватися окремо — залежно від потреб клієнта.

Наприклад, замовнику може бути потрібен лише технічний супровід заходу або ширший набір послуг із фото- та відеозйомкою. У другому випадку до роботи долучаються спеціалісти різних напрямів, а обсяг підготовки визначає погоджений склад замовлення.

Ще один напрям Creatura — забезпечення бізнес-подорожей та відряджень. Таким чином, робота компанії охоплює і самі події, і організаційні послуги для ділових поїздок. У цьому кейсі зосередимося на тому, як команда веде проєкти, працює з їхніми фінансами та матеріалами.

Облік доходів і витрат у бюджеті заходу

Creatura працює з фінансами проєктів у if.team. У межах заходу можна переглядати надходження від клієнта й витрати на виконання послуг, а за потреби — відкрити операції, з яких складаються суми.

Наприклад, клієнт оплатив технічний супровід, для якого компанія залучила стороннього спеціаліста. Надходження й виплату виконавцю можна віднести до одного проєкту. Тоді під час оцінки замовлення буде враховано і гроші від клієнта, і витрати на цю роботу.

Розрахунок бюджету в if.team залежить від моделі оплати проєкту. Для погодженої вартості послуг є Fixed Price: бюджет задають окремою сумою, а витрати на виконання обліковують окремо. Для погодинної роботи передбачена модель Time & Material, у якій вартість для клієнта залежить від витраченого часу й рейтів. Модель обирають за умовами замовлення.

Проєктний облік у системі також можна доповнити прогнозом. Наприклад, послуга для заходу вже замовлена, але виконавцю ще не заплатили. У проведених платежах цієї витрати поки немає, хоча під час оцінки бюджету її вже варто врахувати.

Для таких ситуацій передбачений режим планування. У нього вносять очікувані оплати клієнта та майбутні витрати. Якщо потрібно розрахувати вартість роботи команди, знадобляться планові години й ставки виконавців.

На графіку фінансового блоку фактичні та планові показники відображаються різними лініями. За внесеними даними можна оцінити, які розрахунки ще попереду і як вони вплинуть на бюджет. Прогноз залежить від повноти плану: майбутню витрату потрібно спочатку зафіксувати.

Наприклад, перед заходом можна перевірити, які оплати очікуються від клієнта та які витрати ще належить покрити. Фактичні показники відображають уже проведені операції, а планові допомагають оцінити бюджет з урахуванням майбутніх розрахунків. Це додаткова можливість системи для роботи із замовленнями, які ще тривають.

Для отримання вже проведених банківських операцій Creatura знадобилася інтеграція з ПУМБ.

Банківські транзакції та інтеграція з ПУМБ

Creatura використовує ПУМБ. Коли компанія звернулася із запитом на підключення банку, такої інтеграції у фінансовому модулі if.team ще не було. Ми додали її, і тепер транзакції автоматично надходять у фінансовий модуль.

Команді не потрібно переносити ці банківські операції вручну. Вони з’являються в системі, де компанія вже веде управлінський облік.

Після імпорту транзакцію можна доповнити проєктом, контрагентом і категорією. Ці поля вказують, за яке замовлення проведено розрахунок, з ким і за що. Банк передає операцію, а облікові дані додають у системі.

У реєстрі можна поставити поряд потрібні колонки: суму, рахунок, проєкт, контрагента та опис. За позначкою джерела видно, звідки надійшов запис. Для перевірки розрахунків за конкретним заходом є фільтр проєкту; для пошуку платежів певному виконавцю — фільтр контрагента.

З реєстру можна відкрити операцію й уточнити її дані. Це має значення і для звітів: Cash Flow враховує дату руху грошей, а P&L — період визнання доходу чи витрати. Наприклад, дата списання з рахунку не завжди збігається з місяцем, до якого належить витрата. Період визнання потрібно вказати відповідно до обліку компанії.

Папки проєктів у Google Drive

Другий запит Creatura стосувався матеріалів заходів. Ми налаштували інтеграцію з Google Drive: співробітник створює проєкт у if.team, на диску з’являється папка, а її адреса одразу додається до картки.

Окремо створювати папку та копіювати посилання не потрібно. Команда може відразу збирати в ній документи замовлення — наприклад, вимоги клієнта й матеріали для підготовки.

Посилання залишається в проєкті. Коли потрібно звіритися з документами під час роботи або повернутися до матеріалів минулого заходу, їх можна відкрити з його картки.

Рекрутинг і найм співробітників

Робота Creatura в if.team охоплює й найм співробітників. Для цього компанія використовує модуль рекрутингу: веде вакансії, зберігає дані кандидатів і стежить за розглядом заявок.

Заявка пов’язана з конкретною вакансією та кандидатом. У ній видно, на яку позицію розглядають людину і на якому етапі перебуває відбір.

if.team ERP для івент-компанії Creatura

Для івент-компанії важливо пов’язати в одному процесі не тільки проєкт і його бюджет, а й операційну роботу навколо нього. У Creatura це доповнюють 2 автоматизовані інтеграції: ПУМБ передає банківські транзакції в систему, а Google Drive створює папку для нового проєкту й повертає посилання в його картку.

У результаті проєкт стає точкою, де сходяться фінанси, документи та пов’язані процеси. Такий підхід корисний для івент-компаній із різними типами замовлень, де склад послуг, витрати й набір матеріалів змінюються від заходу до заходу.

Creatura веде в if.team заходи та їхню економіку. Надходження й витрати можна розглядати в межах конкретного замовлення, а матеріали події відкривати з його картки. Для компанії, яка поєднує технічний супровід та організаційні послуги, це робота з різними даними одного проєкту.

Під час співпраці ми додали дві інтеграції під запити команди. ПУМБ автоматично передає банківські транзакції, а Google Drive створює папку під час додавання проєкту й повертає посилання в картку. Співробітники можуть одразу переходити до опрацювання платежів і підготовки матеріалів.

Окремо Creatura використовує рекрутинг для роботи з вакансіями та кандидатами. У результаті компанія веде в системі і клієнтські замовлення, і найм, а інтеграції виконують повторювані дії з банківськими записами та папками. Саме ці конкретні доповнення пристосували ERP до щоденної роботи команди.

Схожий сценарій проєктної роботи є в кейсі івент-агенції, яка підготувала конференцію за 7 днів із бюджетом 1 млн грн. Там окремо показано, як команда контролювала задачі, підрядників і фінанси під час підготовки великого заходу.

Часті запитання

Як контролювати бюджет заходу?

Доходи й витрати прив’язуються до проєкту заходу, тому в будь-який момент видно, скільки вже витрачено й що залишилося в межах бюджету. Перевитрату по конкретній статті помітно ще до закриття проєкту.

Чи можна отримувати банківські транзакції автоматично?

Так. Через інтеграцію з банком операції підтягуються в систему, а далі їх розносять по проєктах і категоріях. Кожен платіж не доводиться вносити вручну.

Як організувати зберігання файлів по кожному заходу?

Папки проєктів створюються в хмарному сховищі автоматично, тому договори, кошториси й матеріали заходу лежать у передбачуваній структурі, а не збираються по листуванню.

Чи можна вести найм в одній системі з проєктами?

Так. Вакансії, заявки й кандидати ведуться в модулі рекрутингу, тому підбір команди не потребує окремого сервісу й видно поруч із поточними заходами.