Як український благодійний фонд організував управління проєктами та фінансами в ERP-системі if.team

В українському благодійному фонді фінанси майже завжди пов’язані з конкретними проєктами. Кошти надходять на різні ініціативи, витрати мають свою структуру, а команді потрібно розуміти, як виглядає бюджет кожного напряму і загальний рух грошей.

До цього додається операційна робота: підготовка проєктів, планування майбутніх витрат, робота з контрагентами та фактичні платежі через банківські рахунки.

Благодійний фонд Українського Бізнес-Братства зібрав ці процеси в ERP-системі if.team. У ній команда веде проєкти, планує бюджети, працює з управлінським фінансовим обліком і синхронізує банківські транзакції.

Про благодійний фонд Українського Бізнес-Братства

Благодійний фонд Українського Бізнес-Братства — окрема благодійна організація, через яку спільнота реалізує соціальні, освітні та інші суспільно важливі ініціативи.

Серед напрямів роботи фонду — підтримка Superhumans Center, партнерства з Українським католицьким університетом та Українською академією лідерства, освітні й соціальні проєкти, а також власні ініціативи Братства.

Кожен такий напрям має власний бюджет і набір операцій. Команді потрібно планувати витрати, фіксувати надходження та платежі, працювати з рахунками і зберігати зв’язок між операціями та проєктами, до яких вони належать.

Для цієї роботи фонд використовує if.team.

Як фонд веде благодійні проєкти

Проєкт у фонді об’єднує роботу над конкретною ініціативою та її фінансову частину. Команда може планувати етапи, відповідальних і строки, а паралельно вести пов’язані доходи та витрати.

Такий підхід зручний для організації, де одночасно можуть тривати кілька програм із власними цілями, бюджетами та календарем.

Окремий простір для кожного проєкту

У if.team кожна ініціатива може вестися як окремий проєкт. Усередині зберігаються основні дані, задачі, відповідальні, строки та фінансова інформація, яка стосується цього напряму.

Так команда може швидко перейти від загальної роботи фонду до конкретної ініціативи й побачити її поточний стан.

Фінансові операції також можна прив’язувати до проєктів. Це дозволяє окремо переглядати доходи та витрати за кожним напрямом і зберігати зв’язок між рухом коштів та самою роботою.

Планування бюджету до фактичних витрат

Для благодійних проєктів важливо заздалегідь розуміти, які витрати очікуються і як вони співвідносяться з наявним бюджетом.

В if.team можна вести планові доходи й витрати проєкту, а потім доповнювати їх фактичними операціями. Так фінансовий план формується ще до проведення платежів і поступово уточнюється в процесі реалізації ініціативи.

У міру роботи над проєктом план можна зіставляти з реальними надходженнями та витратами й контролювати бюджет протягом усього періоду реалізації.

Як фонд веде управлінський фінансовий облік

Окремий великий блок роботи фонду в if.team — управлінські фінанси.

У системі збираються доходи, витрати й перекази. Операції можна пов’язувати з проєктами, категоріями, рахунками та контрагентами, а потім переглядати фінанси в потрібному розрізі.

Для фонду це особливо важливо через кількість паралельних ініціатив. Одночасно можуть використовуватися різні рахунки, вестися кілька проєктів і проходити десятки операцій, які потрібно правильно розподіляти між відповідними напрямами.

Доходи та витрати в єдиному реєстрі

Фінансові операції зберігаються в загальному реєстрі транзакцій.

Кожна операція містить потрібний для обліку контекст: дату, суму, рахунок, категорію, проєкт, контрагента та інші параметри.

Завдяки цьому рух коштів можна аналізувати на різних рівнях: по всій організації, окремому проєкту, рахунку або контрагенту.

Фільтри допомагають швидко перейти до потрібного зрізу, наприклад переглянути всі витрати певної ініціативи або операції за конкретним рахунком.

Плановий і фактичний рух коштів

У фінансовому модулі команда працює і з майбутніми платежами.

Планові доходи та витрати можна бачити разом із фактичними даними й оцінювати, як змінюватиметься баланс з урахуванням запланованих операцій.

Це дає фонду можливість бачити поточний стан коштів і майбутні фінансові зобов’язання в одному розрізі.

У міру проведення платежів планова частина поступово переходить у фактичну, тому дані оновлюються разом із роботою організації.

Як працює інтеграція з банківськими рахунками

Фонд також використовує інтеграцію if.team з банками. Фактичний рух коштів на рахунках потрапляє в ту ж систему, де вже ведуться проєкти та управлінський облік.

Банківські рахунки підключаються до if.team, після чого транзакції можуть автоматично синхронізуватися й потрапляти до загального фінансового реєстру.

Для благодійних фондів робота з рахунками має свою специфіку, і ця особливість також враховується в if.team. Це дозволяє вести банківські операції в межах тієї ж фінансової структури й пов’язувати їх із потрібними проєктами та іншими даними обліку.

Рахунки фонду в системі

Банківські рахунки ведуться в if.team як окремі фінансові рахунки. Для них зберігаються потрібні реквізити й параметри, а самі рахунки використовуються в подальших операціях.

Так рахунки стають частиною загальної структури фінансів фонду й можуть використовуватися для аналізу руху коштів за різними напрямами.

Автоматичний імпорт банківських транзакцій

Платіжна інтеграція дозволяє синхронізувати фактичні банківські операції без постійного ручного перенесення даних.

Імпортовані транзакції потрапляють у загальний реєстр, після чого команда може доповнити їх потрібною для управлінського обліку інформацією: прив’язати до проєкту, категорії або контрагента.

У результаті фактичний рух грошей на рахунках стає частиною тієї ж фінансової моделі, за якою фонд контролює свої проєкти та бюджети.

Як ERP-система if.team поєднує управління проєктами та фінансами благодійного фонду

У благодійному фонді Українського Бізнес-Братства if.team пов’язує роботу над ініціативами з бюджетами, операціями та банківськими рахунками.

Команда веде благодійні ініціативи як окремі проєкти, планує їхні бюджети, фіксує фактичні доходи та витрати й контролює загальний рух коштів. Банківська інтеграція доповнює цей процес фактичними транзакціями з рахунків.

Фінансові дані залишаються пов’язаними з конкретними напрямами роботи. За операцією можна зберігати проєкт, рахунок, категорію та контрагента, а стан фінансів переглядати як загалом, так і в розрізі окремих ініціатив.

Так управління проєктами, бюджетування та управлінський фінансовий облік складаються в один послідовний процес — від планування благодійної ініціативи до фактичного руху коштів за нею.

Українське Бізнес-Братство також використовує if.team у роботі самого бізнес-клубу — для ведення учасників, підписок і внутрішніх активностей. Цей сценарій ми окремо розбираємо в кейсі про роботу спільноти.