Як BigShow керує концертними проєктами та фінансами в ERP для івент-агенцій if.team

У концертній афіші достатньо назви програми, дати й місця проведення. У робочому записі про той самий концерт подробиць значно більше: хто координує підготовку, з ким домовилися про співпрацю, які умови погодили та скільки коштуватиме проведення. До цих відомостей організатори повертаються протягом усієї роботи над подією.

У львівській концертній агенції BigShow такий запис називають паспортом проєкту й ведуть в ERP для івент-агенцій if.team. Команда налаштувала картки та етапи підготовки під свої концерти, щоб у кожному проєкті були потрібні для роботи відомості.

Окремий запит стосувався фінансів: агенції потрібно було пов’язати економіку оркестру з результатом усього заходу. Цю можливість ми додали під час співпраці з BigShow.

У кейсі розповімо, як агенція готує концерти в системі, зберігає домовленості з підрядниками та веде фінансовий облік. Почнемо з подій, над якими працює команда.

Про клієнта

BigShow — концертна агенція зі Львова, яка організовує музичні та театральні події. В її афіші поєднуються виступи українських виконавців, оркестрові програми, вистави та концерти просто неба. Серед проєктів — Hans Zimmer Symphony, «Маруся Чурай» і концерти при свічках.

Агенція працює на різних майданчиках. У Львові це, зокрема, музичні вечори в Митрополичих Садах, а також виступи в театрах і концертних залах. Програма визначає і склад учасників, і вимоги до простору: оркестровий концерт та вечір просто неба потребують різної підготовки.

Окрім окремих подій, BigShow організовує тури. Наприклад, із програмою Hans Zimmer Symphony виступають у різних містах. У такій серії зберігається спільна музична програма, але кожен концерт має свою дату, майданчик та організаційні домовленості.

Робота агенції охоплює підготовку цих заходів і розрахунки за ними. До концертів залучають координаторів та підрядників, а для оркестрових проєктів BigShow окремо розглядає економіку оркестру. Як ці особливості відображені в системі, розберемо далі.

Картка концертного проєкту з даними про майданчик і підрядників

У паспорті проєкту BigShow зберігає місце проведення, координатора, залучених підрядників та інші подробиці концерту. Для них агенція використовує кастомні поля — додаткові поля, які створює під власні потреби.

У самій картці проєкту в if.team вже є основні дані: клієнт, керівник, строки, статус і бюджет. Кастомні поля доповнюють їх подробицями концертної роботи. Наприклад, керівник проєкту залишається у стандартному полі, а відомості про координатора на майданчику можна зберігати окремо.

Кожному виду даних можна задати відповідний формат. Наприклад, початок концерту записувати як дату й час, а майданчик вибирати зі списку. Тоді його назва буде однаковою в різних проєктах, і за цим полем можна буде відібрати всі концерти на одній локації.

Поля також можна автоматично додавати до нових проєктів, а потрібні — позначати обов’язковими. Так агенція може визначити, які відомості потрібно заповнити під час створення картки.

У процесі підготовки домовленості уточнюються, тому BigShow активно використовує коментарі та історію проєкту. У картці залишаються поточні відомості, у коментарях — обговорення, а в історії можна простежити зміни.

Для загального перегляду кастомні поля можна винести в колонки списку проєктів — тоді основні дані видно без відкриття кожної картки.

Етапи підготовки концертів і дашборди проєктів

Поряд із відомостями про концерт команда стежить за тим, як просувається його підготовка. Для цього разом із BigShow ми налаштували кілька воронок із різними наборами статусів — під процеси агенції. За статусами команда стежить, як просувається підготовка кожного концерту.

Від виду проєкту залежить і те, яку інформацію зручно бачити всередині його картки. Тому разом із воронками ми допомогли налаштувати дашборди для різних концертів і проєктів. Дашборд — це розташування блоків на сторінці проєкту: інформації, транзакцій, файлів, коментарів та інших даних.

Блоки можна переміщувати, змінювати їхній розмір і прибирати зайві. Наприклад, розташувати фінансові показники поряд із транзакціями, щоб одразу бачити і загальні суми, і платежі. Опис та файли можна поставити поруч з організаційними даними.

Налаштований вигляд зберігається як шаблон. Його можна застосувати до окремого проєкту або зробити стандартним для бізнес-напряму — тоді нові проєкти отримуватимуть таке саме розташування блоків.

Воронка й дашборд відповідають за різні речі. Статуси описують перебіг підготовки, а дашборд визначає, що співробітник побачить, коли відкриє концерт. Тому можна окремо налаштувати етапи роботи та вигляд картки, з якою команда працює на цих етапах.

Облік економіки оркестру та концерту

Окрім налаштування карток, BigShow потребувала зв’язку між фінансами різних проєктів: агенція окремо веде економіку оркестру й оцінює результат концерту загалом. Агенції потрібні обидва рівні: можливість розібрати фінанси оркестру та врахувати їх у більшому заході.

За цим запитом ми додали в модуль проєктів if.team зв’язки між батьківськими та дочірніми проєктами. Фінансові показники дочірнього проєкту враховуються в батьківському, а окремий облік зберігається.

Облік фінансів концертної агенції у Cash Flow і P&L

Від економіки окремого концерту команда може перейти до фінансів усієї агенції. Для цього BigShow також веде в if.team фінанси компанії та використовує Cash Flow і P&L. Ці звіти потрібні для різних питань: скільки грошей надійшло й було виплачено та який фінансовий результат отримала агенція за період.

Cash Flow — надходження, виплати та залишки

Cash Flow показує рух коштів на рахунках. За звітом можна перевірити надходження й виплати за вибраний період та побачити, як змінився залишок грошей.

Дані доступні на графіку та в таблиці з категоріями. Зі суми у звіті можна перейти до транзакцій і перевірити, з яких платежів вона складається. Це корисно, коли потрібно розібратися з конкретною статтею надходжень або виплат.

P&L — фінансовий результат за період

P&L показує доходи, витрати та прибуток. Для цього звіту має значення період визнання операції — місяць, до якого належить дохід або витрата.

Розглянемо умовний приклад: концерт відбувся у вересні, а підряднику заплатили в жовтні. Якщо для витрати вказано вересневий період визнання, вона потрапить до P&L за вересень. У Cash Flow виплата відобразиться в жовтні, коли гроші списали з рахунку.

Для перевірки фінансових даних у реєстрі транзакцій можна вивести поруч дату платежу та період визнання. Тоді видно, коли відбувся розрахунок і до якого місяця належить операція. Окремі колонки показують проєкт, контрагента й категорію — ці дані допомагають розібратися в сумі, яка потрапила до звіту.

Контрагенти та історія співпраці

Контрагент у фінансовій операції пов’язує платіж із людиною або компанією. Управління клієнтами в if.team дозволяє зберігати пов’язані проєкти та історію співпраці. У базі BigShow можна переглянути й історію її участі в проєктах — наприклад, знайти концерти, над якими вже працювали з певним підрядником.

Відкривши контрагента, команда може знайти пов’язані концерти й перейти до їхніх карток. Це корисно, наприклад, якщо під час підготовки нового виступу виникло питання про попередній: спочатку знайти учасника, а через нього — потрібний захід з його даними та обговореннями.

Такий пошук доповнює роботу з паспортом. До відомостей про співпрацю можна дістатися з обох боків — від концерту до залучених людей або від контрагента до заходів, у яких він брав участь.

if.team ERP для концертної агенції BigShow

У концертному бізнесі один проєкт поєднує організаційні дані, підрядників і фінанси. У BigShow система працює одразу на двох рівнях: окремо зберігається економіка оркестру, а її показники враховуються у фінансовому результаті концерту загалом.

Такий підхід корисний для концертних та івент-агенцій, яким недостатньо просто вести задачі. Картка проєкту, етапи підготовки, фінансові показники та звіти залишаються пов’язаними між собою, тому команді не потрібно збирати картину заходу з кількох окремих інструментів.

У BigShow концерт має власну картку з паспортом, обговореннями й історією змін. Команда може уточнити місце проведення, знайти залучених підрядників і повернутися до домовленостей. Воронки показують етапи підготовки, а дашборди налаштовані під різні проєкти агенції.

Фінансова частина охоплює і складові заходу, і результат концерту загалом. За запитом BigShow ми додали зв’язки між проєктами, щоб окремий облік оркестру враховувався в економіці більшої події. Рух коштів та фінансовий результат усієї компанії агенція переглядає у Cash Flow та P&L.

Таке поєднання потрібне для роботи на різних рівнях: під час підготовки — перевірити подробиці конкретного концерту, під час аналізу — розібрати його фінанси та звіти агенції. Налаштування карток і зв’язки між проєктами відображають те, як BigShow організовує свої заходи.

Для іншого масштабу івент-роботи можна подивитися кейс Atlas Weekend. Там if.team використовують як спільний інструмент для координації задач між відділами, планування роботи та контролю процесів великої подієвої команди.

Часті запитання

Як вести концертний проєкт від домовленостей до звіту?

Концерт ведеться як проєкт: майданчик, підрядники, етапи підготовки й фінанси зібрані в одній картці. Статуси етапів показують, на якій стадії кожен захід, коли агенція веде кілька концертів одночасно.

Як побачити економіку окремого концерту?

Доходи й витрати прив’язуються до конкретного проєкту, тому по кожному концерту видно суму надходжень, витрат і результат без зведення в окремій таблиці.

Чим Cash Flow відрізняється від P&L у звітності агенції?

Cash Flow показує рух грошей за період: коли кошти надійшли й коли пішли. P&L показує доходи, витрати та прибуток. Перший потрібен для планування платежів, другий — для оцінки результату.

Де зберігати домовленості з майданчиками та підрядниками?

Контрагенти ведуться як контакти з історією співпраці: пов’язані проєкти, транзакції й файли залишаються в картці, тому перед новим концертом можна повернутися до попередніх умов.