Як KiwiParty веде заявки, готує кошториси та організовує свята в CRM для івент-агенцій if.team

Родина обирає програму дня народження: дитина хоче улюблених героїв, батьки уточнюють розваги та вартість. Протягом розмови задум може змінюватися — до аніматора додають шоу або майстер-клас, переглядають склад послуг. Менеджеру потрібно дійти з клієнтом до зрозумілого замовлення й зберегти все, про що домовилися.

Для KiwiParty це щоденна робота. Агенція готує багато коротких заходів, працює одразу з трьома основними каналами звернень — Instagram Direct, Telegram і WhatsApp — і кожна розмова перебуває на своєму етапі. Комусь ще потрібно надіслати розрахунок, хтось узяв час на рішення, а до іншого свята вже час залучати виконавців.

KiwiParty веде цю роботу в CRM для івент-агенцій if.team: приймає запити з месенджерів, складає кошториси й планує свята. У кейсі пройдемо від першого звернення до підготовки заходу — з погодженням програми, підбором виконавців і розрахунками.

Історія замовлення продовжує бути корисною й після дня народження. Коли родина повернеться, менеджер зможе пригадати попередню програму та запропонувати щось до нового свята.

Про клієнта

KiwiParty — івент-агенція з Києва, яка спеціалізується на дитячих святах і днях народження. Команда також організовує заходи для дорослих. В агенції багато коротких замовлень, а її клієнтська база налічує тисячі контактів.

Для дитячих свят KiwiParty пропонує тематичні програми за мотивами мультфільмів, книжок та ігор. У каталозі є «Мавка», «Гаррі Поттер», «Аліса в Країні див» і Minecraft, а також спортивні, космічні та інші тематики. Родина може почати вибір з улюблених героїв або інтересів дитини.

Програму можна доповнити окремими розвагами. Серед пропозицій агенції — інтерактивний ляльковий театр, шоу мильних бульбашок, наукові виступи й майстер-класи. Тому два свята на одну тему можуть відрізнятися набором активностей і складом виконавців.

KiwiParty працює з аніматорами, фокусниками та іншими підрядниками, яких залучає до конкретних заходів. Поки менеджери обговорюють із родинами нові програми, команда готує вже погоджені свята. Така кількість паралельних замовлень визначає її роботу зі зверненнями, розкладом і контактами.

Заявки з Instagram, Telegram і WhatsApp у CRM

Робота над новим святом починається з розмови про програму. Клієнти KiwiParty пишуть в Instagram Direct, Telegram або WhatsApp, щоб описати задум і поставити перші запитання.

Ми допомогли підключити їх до CRM для івент-агенцій if.team. Звернення надходять у CRM, де менеджери працюють із лідами — запитами, які ще потрібно опрацювати й довести до замовлення.

Картка ліда в if.team зберігає контакт клієнта, відповідального менеджера, статус та очікуваний бюджет. Запит можна доповнити описом і файлами. Для організації свята тут доречно зібрати дату, побажання до програми та інші деталі, потрібні для розрахунку.

Не кожне звернення одразу переходить у замовлення. Клієнту може знадобитися час, щоб обговорити варіанти з родиною або визначитися з програмою. У цей момент важливо зафіксувати, коли й з яким питанням повернутися до розмови.

Для подальшої роботи зі зверненням у if.team є нагадування. Менеджер може запланувати дзвінок, зустріч або іншу дію, вказати дату та коротко описати, що потрібно обговорити.

Наприклад, клієнт попросив кілька днів на вибір програми. У картці можна одразу запланувати наступний контакт і зазначити, які питання залишилися відкритими. Дата дії відображатиметься у списку лідів і на канбані.

Почати робочий день можна з розділу «Сповіщення»: тут зібрані заплановані дії за лідами. Менеджер бачить, кому час відповісти сьогодні та які дії вже прострочені. Після дзвінка або зустрічі дію можна позначити виконаною.

Кошторис свята і комерційна пропозиція для клієнта

Коли побажання клієнта вже зрозумілі, можна переходити до розрахунку. Для цього KiwiParty активно використовує модуль комерційних пропозицій: менеджери збирають послуги в кошторис і готують документ, який можна обговорити із замовником.

Кошторис переводить обговорення програми в конкретний перелік послуг із цінами. Наприклад, якщо до свята залучають аніматора та фокусника, їхні послуги можна додати окремими позиціями. У пропозиції вказують кількість і ціну, а система розраховує підсумкову вартість.

З кошторисом легше повернутися до побажань клієнта. Наприклад, родина вирішила додати майстер-клас: менеджер вносить його окремою позицією й отримує нову суму. У документі залишається повний склад програми, тому під час обговорення видно і додану послугу, і її вартість.

Пропозиція в CRM і PDF для клієнта

Підготовлену пропозицію KiwiParty зберігає в системі та прикріплює до ліда. З неї менеджер формує PDF і надсилає клієнту для ознайомлення.

Клієнт отримує документ із розрахунком, який може переглянути й обговорити. У менеджера залишається пропозиція, пов’язана з конкретним зверненням. Це важливо за великої кількості паралельних замовлень: до кожної розмови можна повернутися разом із її кошторисом.

Перехід від звернення до проєкту

Коли замовлення погоджене, у if.team можна створити проєкт безпосередньо з ліда. Система підставляє назву, контакт і бюджет, а менеджер доповнює дані: вказує статус, керівника та інші обов’язкові параметри.

У проєкті також можна задати дати початку й завершення, додати співробітників та описати погоджену програму. Для свята це зручно розділити так: строки показують період роботи, учасники — команду підготовки, а опис зберігає подробиці замовлення. Підрядників, яких залучають до проведення, агенція пов’язує з проєктом через контакти.

Планування заходів і робота команди

Погоджене замовлення потрібно вписати в загальний розклад агенції. KiwiParty веде свята як проєкти в if.team та використовує діаграму Ґанта для планування. На ній видно строки заходів і дати, на які припадає кілька проєктів.

Уявімо, що на одну дату заплановано два свята. У розкладі видно перетин, але для організації потрібні подробиці: час проведення, місце та залучені люди. Якщо на обох заходах працює той самий виконавець, його участь потрібно узгодити з урахуванням цих умов.

KiwiParty використовує загальний розклад для планування зайнятості. Участь виконавців команда погоджує окремо: самого збігу дат на діаграмі недостатньо, щоб визначити, чи зможе людина попрацювати на обох святах.

Підготовку окремих свят агенція веде в модулі задач. У if.team задачі можна прив’язати до проєкту, призначити відповідального та вказати строк виконання.

Для підготовки свята це можуть бути, наприклад, погодження програми з клієнтом або уточнення участі виконавця. Зв’язок із проєктом показує, якого замовлення стосується робота. Це допомагає розрізняти схожі задачі, коли співробітник одночасно готує кілька заходів.

Статус проєкту описує підготовку свята загалом, а статуси задач — окремі дії всередині нього. Наприклад, програма вже погоджена, але участь виконавця ще потрібно підтвердити. Для задач проєкту в if.team можна вибрати потрібний набір статусів.

Підрядники для організації свят у CRM

Частина підготовки пов’язана з підбором людей під погоджену програму. Для цього KiwiParty веде в if.team базу підрядників, поділених на групи за спеціалізаціями, зокрема аніматорів і фокусників.

Такий поділ допомагає почати підбір із потрібної групи. Коли відомо, які послуги входять до програми, команда може знайти відповідних спеціалістів і зв’язатися з ними.Скрін контактів.

Агенція прив’язує підрядників до проєктів, у яких вони беруть участь. У картці контакту if.team також можна переглянути пов’язані проєкти й перейти до попередніх замовлень.

Облік доходів і витрат на свято

Із залученими виконавцями потрібно також розрахуватися. Їхня оплата входить до витрат агенції на свято, тоді як у кошторисі для клієнта вказана вартість замовлення. KiwiParty працює з модулем обліку фінансів if.team, де ці операції можна віднести до відповідного замовлення.

Розглянемо простий приклад. У програму включили аніматора та фокусника. Вартість їхніх послуг для клієнта вже є в пропозиції, а суми, які агенція платить виконавцям, потрібно врахувати у витратах проєкту. Інакше за самим кошторисом не вдасться оцінити, що залишиться агенції після розрахунків.

Оплати клієнта та розрахунки з виконавцями

Для такого обліку в транзакції вказують проєкт, контрагента й категорію, а також суму, дату та рахунок. Коли операції віднесені до потрібного свята, надходження від замовника та виплати за програмою можна переглянути разом.

Якщо платіж потребує уточнення, запис підказує, з ким і за яке замовлення проводили розрахунок. Це особливо корисно, коли один виконавець бере участь у кількох святах: витрата має належати до того проєкту, для якого його залучили.

Коли потрібен поділ за видами свят

У KiwiParty є дитячі та дорослі заходи. Для компаній із таким поєднанням послуг у системі передбачені бізнес-напрями: проєкти можна згрупувати й аналізувати кожну групу окремо. Такий поділ має сенс, якщо агенція хоче порівнювати фінанси різних видів замовлень.

Для аналізу доступні Cash Flow та P&L. Перший відображає рух грошей, другий — доходи, витрати й прибуток за період. Обраний бізнес-напрям звужує звіт до відповідних проєктів, а операції конкретного свята залишаються доступними для перевірки.

Повторні звернення клієнтів

Коли свято завершене й розрахунки проведені, до замовлення ще можуть повернутися — вже під час наступної розмови з родиною. У базі KiwiParty тисячі замовників, і частина з них може звернутися знову. Для дитячих днів народження є природний привід продовжити розмову — наступне свято, до якого можна запропонувати вже іншу програму.

Агенція зберігає клієнтську базу в if.team. Картка контакту дозволяє переглянути пов’язані звернення, проєкти та пропозиції. Перед новою розмовою менеджер може відкрити попереднє замовлення й перевірити, які послуги обговорювали та замовляли раніше.

Якщо в контакті збережена дата дня народження, менеджер може завчасно звернутися до родини, дізнатися про плани та запропонувати програму. Дата допомагає вибрати час для розмови, а попереднє замовлення — пригадати побажання клієнта й уже використані послуги.

if.team — CRM для івент-агенцій з великою кількістю замовлень

Для агенції, яка щодня працює з великою кількістю коротких замовлень, головне — не втрачати контекст між зверненням і самим заходом. У KiwiParty в одну CRM сходяться 3 основні канали комунікації — Instagram Direct, Telegram і WhatsApp, а клієнтська база налічує тисячі контактів.

Тому цінність CRM тут не в окремій картці клієнта, а в наскрізному процесі: звернення → кошторис → погоджене замовлення → проєкт → підготовка заходу → історія для наступного звернення.

KiwiParty використовує if.team на всьому шляху замовлення. Менеджер працює зі зверненням, уточнює побажання та складає кошторис. Пропозиція залишається біля ліда, а клієнт отримує PDF із переліком послуг і цінами, який можна обговорити з родиною.

Після погодження починається підготовка: команда веде проєкт і задачі, перевіряє розклад та домовляється з підрядниками. Для агенції з великою кількістю коротких заходів важливо бачити і загальну зайнятість, і подробиці кожного свята. Фінансовий модуль доповнює цю роботу обліком надходжень і витрат за замовленнями.

Проведене свято залишається в історії клієнта. Перед наступною розмовою можна відкрити минулу пропозицію, пригадати обрану програму та запропонувати інші розваги. Так клієнтська база KiwiParty зберігає не лише контакти, а й відомості, з якими легше продовжити співпрацю.

Ще один сценарій роботи івент-команди — підготовка великої події в дуже стислий термін. У кейсі про конференцію для 150 учасників із бюджетом 1 млн грн показуємо, як if.team використовували для координації задач, підрядників і фінансів за 7 днів.

Часті запитання

Як приймати заявки з Instagram, Telegram і WhatsApp в одній системі?

Месенджери підключаються до CRM, і звернення з них потрапляють у спільний список лідів. Менеджер бачить, з якого каналу прийшов запит, і веде переписку в картці, не перемикаючись між застосунками.

Як скласти кошторис свята й надіслати його клієнту?

Послуги додаються в комерційну пропозицію окремими позиціями з кількістю та ціною, а система рахує підсумкову суму. Готовий документ формується у PDF за шаблоном агенції й залишається прикріпленим до звернення.

Як вести розрахунки з аніматорами та іншими підрядниками?

Підрядники зберігаються як контакти й прив’язуються до конкретного свята. Виплати проводяться транзакціями з прив’язкою до проєкту, тому поруч видно і вартість замовлення для клієнта, і витрати на виконавців.

Чи можна подивитися історію попередніх замовлень клієнта?

Так. У картці контакту зібрані всі звернення, проєкти та пропозиції. Перед новою розмовою менеджер може відкрити минуле свято й пригадати, які послуги замовляли раніше.