Створення автоматизації

Вікно містить основні параметри, далі блоки «Умови» та «Дії». Блоки згортаються стрілкою праворуч від заголовка, що зручно, коли ланцюжок дій довгий.

Основні параметри

• Назва * — Назва правила, що відображатиметься в списку та журналі помилок.
• Виконувати від імені — Від імені якого користувача система виконуватиме дії. Типово вибрано «Користувач, який виконав дію»*, тобто того, хто створив або змінив запис. Також можна вибрати конкретного співробітника зі списку з пошуком.
• Тип сутності * — Тип записів, на які реагує правило. Від нього залежать поля в умовах і доступні дії
• Коли виконувати — Подія-тригер: «При створенні» чи «При оновленні»*

Поле «Виконувати від імені»

Усі дії правила виконуються так, ніби їх зробив вибраний користувач: з його правами доступу та від його імені в усьому, що стосується виконання. Водночас у блоці «Дії» картки завдання, ліда чи іншої сутності автором оновлення лишається людина, що створила чи змінила запис, а не вибраний користувач. Якщо правило має змінювати записи, до яких ініціатор може не мати доступу, вкажіть у цьому полі користувача з достатніми правами.

Вибране значення відображається в колонці «Учасники» списку автоматизацій.

Налаштування зберігаються кнопкою «Додати», «Скасувати» закриває вікно без змін. Автоматизацію не можна зберегти без жодної дії, а обовʼязкові поля дій перевіряються під час збереження: якщо щось не заповнено, зʼявиться вікно «Помилка» з переліком дій, у яких бракує даних.

Відкладений запуск

Автоматизація може виконатися не лише одразу після події, а й через заданий проміжок часу. Перед виконанням if.team повторно перевіряє умови, тож враховується стан запису на момент спрацювання, а не на момент події.

Це корисно, коли ситуація може змінитися під час очікування. Наприклад, правило змінює статус ліда, з яким давно не було активності, або завершує завдання, що два тижні лишається без руху. Затримку й умови компанія визначає під свій процес.

Редагування та видалення

Іконка «✏» у рядку списку відкриває вікно «Редагувати автоматизацію». Воно має ту саму структуру, що й вікно створення, а зміни зберігаються кнопкою «Зберегти». Іконка «🗑» видаляє автоматизацію.

Після збереження правило зʼявиться у списку автоматизацій. Далі налаштуйте умови, якщо правило має стосуватися лише частини записів, і дії, які виконає система.