Огляд модуля
Модуль «Автоматизації» дає змогу доручити системі рутинні дії, які зазвичай виконують вручну. Наприклад, призначити відповідального за новий лід, додати до назви проєкту порядковий номер, створити типовий набір підзавдань або папку проєкту в Google Drive. Ви один раз описуєте правило за схемою «коли відбувається ось це та виконуються такі умови — зроби ось це». Далі if.team застосовує його до кожного запису, що підпадає під правило, без вашої участі.
Автоматизації найкорисніші там, де процес повторюється десятки разів на місяць і однаковий щоразу. Співробітник може забути додати префікс, помилитися в нумерації чи не створити теку, тоді як автоматизація обробляє кожен запис безпомилково.
Як влаштована автоматизація
Будь-яка автоматизація складається з трьох частин. Тригер визначає, на що та коли вона реагує. Умови звужують коло записів, а дії описують результат.
- Тригер (тип сутності + подія) — Що визначає: На які записи та в який момент запускається автоматизація; Приклад: Лід · При створенні
- Умови (необовʼязково) — Що визначає: Додатковий фільтр: автоматизація спрацює лише для записів, які йому відповідають; Приклад: Джерело ліда — «сайт»
- Дії (обовʼязково) — Що визначає: Що саме зробить система: одну дію чи ланцюжок кроків; Приклад: Оновити лід: призначити відповідального менеджера
Дії виконуються послідовно, згори донизу. Тому результат одного кроку можна використати в наступному: спершу отримати дату, потім відформатувати її, а потім вставити в назву проєкту. Про це детальніше в підрозділі «Змінні» розділу «Дії».
Для яких записів можна налаштувати автоматизацію
Автоматизація завжди привʼязана до одного типу сутності. Від нього залежать поля, доступні в умовах, і перелік дій.
- Завдання — Що це: Завдання в проєктах; Коли корисна автоматизація: Створення типових підзавдань, проставлення пріоритету чи учасників
- Учасник — Що це: Співробітник компанії з модуля «Команда»; Коли корисна автоматизація: Дії під час додавання чи зміни даних співробітника
- Проєкт — Що це: Проєкт; Коли корисна автоматизація: Нумерація, призначення співкерівника, створення теки в Google Drive
- Ітерація — Що це: Ітерація (етап) проєкту; Коли корисна автоматизація: Дії під час створення чи зміни етапу
- Лід — Що це: Лід у CRM; Коли корисна автоматизація: Розподіл лідів між менеджерами, проставлення статусу чи послуг
- Транзакція — Що це: Фінансова транзакція; Коли корисна автоматизація: Дії під час появи чи зміни транзакції
- Контакт — Що це: Контакт у CRM; Коли корисна автоматизація: Заповнення полів і призначення відповідальних менеджерів
Подій дві:
- «При створенні» — спрацьовує, коли запис зʼявляється в системі.
- «При оновленні» — спрацьовує, коли наявний запис змінюється.
Приклади сценаріїв
- Ліди з сайту мають одразу потрапляти до конкретного менеджера — Лід · При створенні · умова «Джерело ліда — сайт» · дія «Оновити» з вибраним відповідальним
- Кожен новий проєкт має отримувати номер — Проєкт · При створенні · ланцюжок допоміжних дій (дата → формат → лічильник) · дія «Оновити» назви (див. допоміжні дії)
- Для кожного проєкту потрібна тека на спільному Google Drive — Проєкт · При створенні · дія «Створити папку» через під’єднаний конектор
- Під кожним завданням певного типу мають зʼявлятися однакові кроки — Завдання · При створенні · кілька дій «Створити підзавдання» поспіль
Як відкрити модуль
Модуль розташований у верхньому меню під кнопкою «⋯» поруч із пунктами «Рекрутинг» і «Налаштування меню». Якщо екран достатньо широкий, частина цих пунктів може відображатися прямо в рядку меню.
Ліворуч на сторінці є бічна панель із двома розділами:
- «Автоматизації» містить список усіх правил компанії.
- «Логи» показує спрацювання, що завершилися невдало.
Кнопка «Сховати панель» згортає бічну панель і звільняє місце для таблиці.
Ліміти тарифу
Безплатна версія модуля дозволяє мати до 3 правил автоматизації. Під час спроби зберегти четверте правило система відображає повідомлення «Ви вже створили 3 автоматизацій — це максимум для безкоштовного плану». Платна версія «Автоматизації Pro» коштує $19 на місяць і дозволяє створювати до 20 правил.
- Free — Правил: 3; Спрацювань на правило за місяць: 1000; Разом спрацювань за місяць: 3000
- Pro (19 $/місяць) — Правил: 20; Спрацювань на правило за місяць: 1000; Разом спрацювань за місяць: 20 000
Окремо для кожного правила діє ліміт спрацювань на місяць: 1000 виконань в обох тарифах. У колонці «Ліміт на місяць» списку він показаний як «50 / 1000»: відсоток використання, абсолютні значення та смужка прогресу. Ліміт рахується для кожного правила окремо: невикористані спрацювання одного правила не переходять до іншого.
Поточний стан видно в нижній частині бічної панелі. Картка «Автоматизації Free» показує назву тарифу, а лічильник «Активні 1 / 3» — скільки правил зараз створено та скільки дозволяє тариф. Кнопка «Перейти на PRO» веде до оформлення платної версії на сторінку тарифів.
Зверніть увагу
Ліміт у тарифі Free рахує створені правила, а не лише увімкнені. Вимкнене правило продовжує займати слот. Щоб звільнити місце, правило потрібно видалити.
Зверніть увагу
Лічильник спрацювань обнуляється першого числа кожного місяця. Коли правило вичерпує ліміт у 1000 виконань, воно перестає відпрацьовувати до кінця місяця, а система показує помилку про ліміт. Слідкуйте за колонкою «Ліміт на місяць»: якщо смужка прогресу наближається до 100 % задовго до кінця місяця, варто звузити умови правила чи розподілити роботу між кількома правилами.
Ще є питання?
Можливо, ми ще не додали цю інформацію. Але ви завжди можете звернутися: