Як LEVIN group веде фінансовий облік в if.team голосом через ChatGPT

Фінансовий звіт корисний лише тоді, коли в ньому є всі операції. У LEVIN group частину грошей отримувала власниця, але в потоці справ не завжди встигала записати, звідки надійшли кошти або кому їх передали. Через це дані в системі не відповідали фактичному руху грошей.

Команда підключила ChatGPT до if.team і змінила сам спосіб внесення інформації. Тепер дохід або витрату можна передати голосовим повідомленням, скриншотом чека чи файлом. AI розпізнає дані й створює операцію в системі.

Про робочий сценарій LEVIN group

LEVIN group використовує if.team для фінансів, проєктів, задач і CRM. Автоматизацію почали з внесення операцій у фінансовий модуль: команда мала отримати спосіб швидко записувати надходження й витрати під час поточної роботи.

Для постановки задачі вистачило восьми хвилин

На початку команда провела короткий дзвінок з Рутою — технічною продюсеркою й партнеркою if.team з AI-інтеграцій. За вісім хвилин описали проблему й показали, як зараз вносять фінансові дані.

Після цього представники LEVIN group надали віддалений доступ до ноутбука кількома кліками й повернулися до своїх справ. Налаштування, підключення та перевірку Рута виконала самостійно.

ChatGPT отримав понад 30 дій в if.team

Рута підключила ChatGPT до if.team і налаштувала понад 30 дій для роботи з фінансами, задачами, проєктами та CRM.

Серед доступних дій — додавання фінансової операції, пошук задач потрібного проєкту, коментарі та створення лідів.

Для фінансового сценарію окремо налаштували скіл. Він задає правила, за якими ChatGPT визначає тип операції, суму, категорію та інші дані, потрібні для запису.

Доходи й витрати можна вносити голосом

Коли власниця отримує або передає гроші, їй не потрібно відкладати справи, відкривати фінансову таблицю й заповнювати поля вручну. Вона може одразу надіслати в чат голосове повідомлення.

ChatGPT дістає з повідомлення потрібні дані й створює операцію в if.team. Той самий процес працює зі скриншотом чека або файлом: AI розпізнає суму та категорію і переносить інформацію в систему.

Це допомагає вносити дані в облік доходів і витрат, поки людина пам’ятає суму й обставини операції.

Нижче — приклад роботи інтеграції з умовними даними.

Через чат команда працює із задачами, проєктами й CRM

Підключення охоплює не тільки фінанси. Голосом можна попросити знайти задачі певного проєкту або залишити коментар. Це дає змогу швидко зафіксувати уточнення без переходів між розділами системи.

Ще один сценарій стосується лідів. Якщо потенційний клієнт написав в Instagram, користувач може передати ChatGPT скриншот переписки. AI розпізнає дані та створює ліда в CRM if.team.

Результат зберігається у відповідному розділі if.team, де команда продовжує працювати з ним.

Після Zoom і Google Meet з’являються задачі з відповідальними

Для команди також налаштували автоматичний запис дзвінків у Zoom і Google Meet. Після зустрічі AI опрацьовує домовленості й створює задачі у потрібному проєкті.

Задача одразу має робочий контекст і відповідального. Команді не потрібно окремо переносити підсумки розмови в таск-менеджер. Докладніше про те, як в if.team влаштовані поля, статуси та режими перегляду, можна прочитати в документації про задачі.

Налаштування перевірили на реальних даних

Після підключення Рута протестувала сценарії на робочих даних LEVIN group. Перевірка охопила не тільки розпізнавання повідомлення, а й кінцевий результат у системі: чи правильно створюється операція, задача, коментар або лід.

«Виходить гарно. Так, працюють, і я дуже вам вдячна за допомогу ☺️»

— Марина Красовська, LEVIN group

Що змінилося в обліку

Власниця може зафіксувати надходження або витрату одразу, без ручного заповнення фінансової операції. А команда перевіряє записи й працює з ними у звичній системі. ChatGPT став додатковим способом внесення та пошуку даних у if.team.

Часті запитання

Які дані можна передати ChatGPT для фінансової операції?

У налаштованому сценарії команда використовує голосові повідомлення, скриншоти чеків і файли. ChatGPT розпізнає потрібні дані та створює операцію в if.team.

Що саме визначає AI?

Для фінансового запису ChatGPT визначає суму й категорію. Інші поля та правила залежать від налаштувань конкретного сценарію.

Чи працює інтеграція тільки з фінансами?

Ні. Для LEVIN group налаштовано понад 30 дій із фінансами, задачами, проєктами й CRM. Серед них — пошук задач, додавання коментарів і створення ліда зі скриншота переписки.

Як команда перевіряє результат?

Після виконання дії результат з’являється у відповідному розділі if.team. Під час налаштування сценарії протестували на реальних даних команди.

Підключіть AI-асистента до своєї компанії в if.team. Якщо потрібна допомога з вибором сценарію та налаштуванням, запишіться на демо.