Як скласти комерційну пропозицію з прикладами та шаблоном

Комерційна пропозиція — це документ або повідомлення, у якому компанія пояснює, що пропонує клієнту, який результат він отримає, скільки це коштує та на яких умовах відбудеться робота. За цими відомостями клієнт вирішує, чи підходять йому рішення, ціна та умови.

Уявімо, що компанія шукає агенцію для нового сайту. В одному документі вона бачить «індивідуальний підхід, сучасний дизайн і комплексне рішення» за 240 000 грн. В іншому — склад сторінок, роботу з каталогом, строки погодження, ціну кожного етапу й перелік того, що не входить у вартість. Порівняти другий варіант із власним запитом значно простіше: зрозуміло, за що платити та що обговорити до початку.

У статті розберемо, як скласти комерційну пропозицію, підготувати розрахунок і передати клієнту зрозумілий документ. Покажемо два зразки, дамо шаблон для заповнення, а потім зберемо пропозицію в if.team. Назви компаній, строки, суми та умови в прикладах навчальні; це не ціни if.team або його клієнтів.

Що таке комерційна пропозиція і коли вона потрібна

Клієнт звертається по послугу, але назва послуги рідко пояснює весь обсяг. За «створенням сайту» можуть стояти п’ять сторінок або великий каталог, готові тексти замовника або робота редактора, запуск на одному домені або складне перенесення. Комерційна пропозиція допомагає перетворити загальний запит на конкретну домовленість для обговорення.

Документ потрібен і всередині компанії замовника. Людина, з якою ви говорили, може передати його керівнику, фінансовому менеджеру чи технічному фахівцю. Вони не були на зустрічі, тому мають зрозуміти суть без переказу всієї розмови.

Пропозиція після обговорення задачі

Якщо потребу вже з’ясували, у КП варто почати з того, що ви пропонуєте саме цьому клієнту. Наприклад: «Підготуємо сайт із каталогом до 30 позицій, щоб менеджери могли надсилати покупцям актуальні описи й отримувати запити через форму». Далі пояснюємо склад робіт, строки та умови.

У такому документі не потрібно знову представляти всі послуги компанії. Клієнт просив сайт — отже, досвід у проведенні подій або розробці мобільних застосунків доречний лише тоді, коли допомагає оцінити цю роботу.

Перевірте, чи кожна запропонована послуга потрібна цьому замовнику. Заміни назви клієнта в шаблоні для цього недостатньо.

Пропозиція про співпрацю до знайомства

Перший лист потенційному партнеру зазвичай має скромнішу мету: перевірити інтерес і почати розмову. Ви ще не знаєте всіх вимог, тому докладний кошторис може створити хибне враження точності.

У листі про співпрацю достатньо пояснити, кому й з якою роботою ви допомагаєте, чому звернулися саме до цієї компанії та що пропонуєте обговорити. Додайте посилання на одну схожу виконану роботу, якщо вона є у вашому портфоліо. Не змушуйте людину переглядати загальну презентацію, щоб здогадатися про причину звернення.

Якщо адресат зацікавиться, уточніть задачу й підготуйте персональну КП з обсягом, ціною та умовами.

Чим комерційна пропозиція відрізняється від прайсу та кошторису

Прайс повідомляє ціни на типові позиції. Кошторис показує, з яких робіт, кількостей і сум складається розрахунок. Комерційна пропозиція поєднує рішення для клієнта з розрахунком та умовами.

Наприклад, у прайсі агенції може бути ціна години розробки. У кошторисі — оцінка годин для конкретного каталогу. А в КП — пояснення, який каталог отримає замовник, що потрібно від нього, коли буде готовий результат і як погоджуватимуть зміни.

Ці формати можуть бути частинами одного файла. Для невеликого замовлення вистачить короткого листа з таблицею. Для складного проєкту зручніше окремо показати основну пропозицію, а докладну специфікацію винести в додаток. Головне, щоб клієнт розумів, які матеріали потрібно читати разом.

Позиції та підсумок пояснюють розрахунок. Умови й опис доповнюють його змістом для клієнта.

Що з’ясувати перед написанням комерційної пропозиції

Перш ніж писати комерційну пропозицію, з’ясуйте задачу клієнта. Зберіть вихідні дані з брифу й уточніть прогалини на зустрічі. Питання, які поки не вдалося вирішити, позначте в документі разом із припущеннями для розрахунку.

Для нашого прикладу візьмемо компанію «Обрій», яка продає обладнання. Їй потрібен сайт із каталогом. Агенція має з’ясувати, чи це вітрина для звернень до менеджера, чи інтернет-магазин з оплатою, залишками та інтеграціями. Онлайн-оплата, облік залишків та інтеграції потребуватимуть окремої оцінки.

Задача, результат і критерій готовності

Запитайте, що має змінитися після виконання роботи. «Оновити сайт» — опис наміру. «Зібрати актуальний каталог, щоб відділ продажів міг надсилати клієнтам посилання на позиції» — уже конкретна задача.

Далі визначте результат, який передаєте. Для сайту це можуть бути опубліковані сторінки, налаштована форма, доступ до керування контентом та інструкція. Для монтажу — встановлене обладнання й погоджений перелік перевірок. Домовтеся, як перевірите готовність: наприклад, форма надсилає запит, а менеджер отримує його з назвою товару й контактами покупця.

Не плутайте результат роботи з очікуваним ефектом для бізнесу. Агенція може відповідати за працездатність форми, але кількість звернень залежатиме також від трафіку, товару та роботи продажів. Якщо обіцяєте показник, поясніть спосіб вимірювання й умови, за яких його оцінюватимете.

Обсяг і вихідні матеріали

З’ясуйте кількість сторінок, товарів, приміщень, одиниць обладнання або інших вимірюваних частин. Запитайте, що вже готове: тексти, фото, креслення, доступи, технічні вимоги.

Для «Обрію» принципово, хто заповнює каталог. Агенція може один раз внести 30 позицій із готової таблиці, а може збирати описи, обробляти фото й уточнювати характеристики. У документі це не повинно ховатися за одним словом «наповнення».

Якщо даних бракує, запропонуйте попередню оцінку з конкретними припущеннями або окремий етап обстеження. Наприклад: «Розрахунок підготовлено для 30 позицій і однієї мови. Остаточний обсяг підтвердимо після перегляду таблиці товарів». Так клієнт бачить, від чого залежить ціна.

Строки, бюджет і погодження

Запитайте, звідки взялася бажана дата. Запуск до виставки — інше обмеження, ніж побажання «було б добре наступного місяця». Коли причина зрозуміла, простіше запропонувати першу версію з потрібним мінімумом або пояснити, чому весь обсяг не вміщується.

Бюджет потрібен для вибору рішення. Якщо він нижчий за оцінку повного обсягу, варто обговорити, що відкласти, спростити або підготувати силами клієнта. Непомітно прибирати частину роботи, залишаючи ту саму назву пакета, не варто.

Окремо з’ясуйте, хто збирає правки та хто приймає рішення. Коли дизайн погоджують троє людей незалежно, суперечливі коментарі можуть повертати команду до вже завершених етапів. Запропонуйте одну контактну особу, яка передаватиме узгоджений список.

Структура комерційної пропозиції

Зручна структура повторює запитання клієнта: чи правильно ви мене зрозуміли, що зробите, що я отримаю, скільки це коштує, коли буде готово й що потрібно для початку. Саме в такому порядку легше оцінити рішення.

Не всі блоки мають займати окрему сторінку. У короткій КП задачу можна пояснити одним абзацом, а строки й оплату — кількома пунктами. Обсяг визначають деталі, без яких покупець не зможе прийняти рішення.

Заголовок і короткий виклад

Замість загального «Комерційна пропозиція» додайте предмет: «Сайт із каталогом для компанії “Обрій”». Під назвою вкажіть дату та версію. Це допоможе відрізняти документи після перегляду складу робіт.

На початку дайте коротку суть: рішення, основний результат, загальну суму та орієнтир строку. Якщо ціна попередня, позначте це відразу. Клієнту не доведеться шукати ключові умови наприкінці довгої презентації.

Не починайте з історії компанії, якщо для оцінки пропозиції вона поки не потрібна. Досвід можна показати далі — через одну релевантну роботу, склад команди або пояснення підходу.

Задача клієнта і запропоноване рішення

Коротко зафіксуйте вихідну ситуацію. Наприклад: «Каталог зберігається в кількох файлах, менеджери вручну надсилають фото й характеристики. Потрібна одна актуальна версія для покупців». Так клієнт може перевірити, чи ви правильно зрозуміли потребу.

Після цього опишіть рішення: сайт із каталогом, який команда замовника зможе оновлювати. Поясніть межі: форма запиту замість онлайн-оплати, одна мова, визначена кількість позицій.

Не потрібно драматизувати ситуацію або приписувати клієнту втрати, яких ви не рахували. Фраза «Ви щодня втрачаєте тисячі гривень» без даних послаблює довіру. Достатньо назвати відому проблему й показати, як ваша робота її вирішує.

Склад робіт і результат кожного етапу

Перелік має пояснювати, що саме ви робите. Замість «дизайн» — «макети п’яти типів сторінок для комп’ютера й телефона». Замість «тестування» — «перевірка форми звернення, навігації та відображення погоджених типів сторінок».

Зазначте, що передаєте після етапу: структуру, макети, встановлене обладнання, звіт або доступи. Так клієнт бачить, за що відповідає кожна частина ціни.

Складні технічні подробиці можна винести в специфікацію. В основному тексті залиште пояснення для людини, яка погоджує бюджет. Вона має зрозуміти предмет покупки, навіть якщо не знає внутрішніх термінів вашої команди.

Ціна, порядок оплати та додаткові витрати

Покажіть загальну суму й поясніть, як вона складається. Де доречно, вкажіть кількість та ціну за одиницю. Якщо ціна фіксована за етап, назвіть результат цього етапу й межі обсягу.

Укажіть валюту й поясніть, чи включено ПДВ та інші нарахування. Клієнт має бачити суму до оплати. Формулювання перевірте відповідно до умов конкретного замовлення.

Поряд із ціною запишіть графік оплат: суми, частки й події, до яких вони прив’язані. Окремо назвіть платежі третім сторонам, якщо вони потрібні: домен, хостинг, ліцензії, доставка або оренда техніки. Не змішуйте їх із винагородою виконавця.

Строки й умови початку

«Шість тижнів» потребує точки відліку. Від надсилання пропозиції, від передоплати чи від отримання матеріалів? Для проєкту з кількома учасниками це різні дати.

Запишіть, що потрібно для старту: погоджений склад, необхідні вихідні дані, доступи та передбачений платіж. Якщо строк залежить від відповідей замовника, поясніть, скільки часу закладено на погодження й як переглядатимете графік у разі затримки.

Докладну послідовність можна показати окремим планом. У статті про діаграму Ґанта розбираємо, як зробити строки й залежності робіт зрозумілими. У самій КП достатньо того рівня деталізації, який потрібен для погодження замовлення.

Що не входить у вартість

Перелік того, що не входить у ціну, допомагає уникнути різних очікувань. Для сайту це можуть бути переклад, фотознімання та інтеграція з обліковою системою. Для монтажу — відновлення оздоблення або роботи на ділянках, які не обстежували.

Чим підтвердити досвід

Доберіть приклад під задачу клієнта. Один кейс зі схожим обсягом і зрозумілою роллю команди корисніший за довгий перелік логотипів без пояснення. Не приписуйте собі результати клієнта, яких не перевіряли.

Що запропонувати далі

Завершіть конкретною пропозицією дії: погодити склад, вибрати варіант або провести коротку зустріч. «Будемо раді співпраці» можна залишити як ввічливе завершення, але воно не пояснює, що робити далі.

Як писати комерційну пропозицію зрозуміло

Читачу потрібно швидко знайти умови й оцінити їх. Тому кожне речення має або пояснювати рішення, або допомагати його перевірити. Оцінки на кшталт «високоякісний» варто замінити ознаками, за якими клієнт зрозуміє якість.

У дослідженні Nielsen Norman Group 1997 року читачам було зручніше працювати зі стислими, структурованими вебтекстами без рекламних перебільшень. Це не дослідження продажів через КП, але корисний орієнтир для оформлення: клієнт має легко знаходити склад, ціну й умови.

Замінюйте обіцянки описом роботи

«Комплексний супровід» не пояснює, чи входять у нього зустрічі, правки й технічна підтримка. «Два раунди правок макетів і щотижнева зустріч до 30 хвилин» задає зрозумілу межу.

Водночас конкретність не означає перелік кожної внутрішньої дії. Клієнту не обов’язково знати, скільки разів дизайнер відкриє файл. Йому потрібно розуміти результат, спосіб погодження й умови зміни обсягу.

Пояснюйте одиниці й варіанти

Якщо пишете «одна сторінка», уточніть, чи йдеться про унікальний тип макета, чи про кожну опубліковану сторінку. «Один комплект» теж потребує розшифрування, якщо покупець не знає його складу.

Варіанти пропозиції корисні, коли змінюють рішення: базовий каталог або каталог з інтеграцією, монтаж власного обладнання клієнта або постачання разом із роботами. Для кожного варіанта покажіть різницю в результаті, ціні та строках.

Не створюйте три пакети лише заради трьох колонок. Якщо під запит підходить один обсяг, поясніть його. Додаткові можливості можна винести нижче й прямо зазначити, що вони не входять у підсумок.

Зразок комерційної пропозиції на послуги

Нижче — навчальна комерційна пропозиція на створення сайту для «Обрію». Вона показує, як поєднати пояснення й кошторис. У реальному документі потрібно підставити власні реквізити, перевірений склад, строки та податкові умови. У цьому прикладі виконавець не є платником ПДВ, а наведені суми — остаточна вартість його послуг.

Пропозиція для компанії «Обрій»

Сайт із каталогом обладнання для компанії «Обрій»

Виконавець: навчальна вебагенція «Форма».

Версія: 1.0.

Дата підготовки: 9 жовтня 2026 року.

Умови чинні: до 23 жовтня 2026 року включно; дату старту погоджуємо окремо.

Що пропонуємо

Підготуємо українськомовний сайт із каталогом до 30 товарних позицій. Покупці зможуть переглядати характеристики й надсилати запити через форму. Ваші менеджери отримають одну актуальну версію каталогу замість кількох файлів для розсилання.

У першій версії передбачено п’ять типів сторінок: головна, каталог, картка товару, про компанію та контакти. Картки товарів використовують спільний шаблон. Онлайн-оплата й автоматичний обмін залишками з обліковою системою до цього обсягу не входять.

Склад і вартість

У навчальній пропозиції 240 000 грн розподілено між п’ятьма етапами з визначеними результатами.

Строки

Плануємо шість робочих тижнів від погодженого старту: перший — уточнення вимог, другий і третій — дизайн, четвертий і п’ятий — розробка та наповнення, шостий — перевірка й запуск.

Для старту потрібні погоджений склад, передоплата, логотип, тексти, таблиця товарів і фото. У графіку передбачено, що замовник повертає узгоджені коментарі протягом двох робочих днів після отримання матеріалу. Якщо погодження або матеріали затримуються, разом переглядаємо дату запуску.

Шість робочих тижнів рахують від погодженого старту за виконаних початкових умов.

Правки й перевірка результату

У вартість входять два раунди правок дизайну в межах затвердженої структури. Один раунд — один зведений список від відповідальної особи. Нові типи сторінок, друга мова або зміна функціональності після погодження оцінюються окремо.

Перед запуском перевіряємо навігацію, пошук, форму звернення та погоджені типи сторінок у поточних стабільних версіях Chrome, Firefox і Safari на узгоджених комп’ютерних та мобільних конфігураціях. Перелік перевірок фіксуємо на етапі вимог. Невідповідності погодженому обсягу виправляємо до передання результату.

Оплата

Передоплата — 50%, або 120 000 грн, до старту. Другий платіж — 30%, або 72 000 грн, після погодження дизайну. Решта — 20%, або 48 000 грн, після перевірки погодженого обсягу в тестовому середовищі та до перенесення на основний домен.

Графік оплати пов’язує кожну частину суми з конкретною подією проєкту.

Що не входить у суму

Окремо оплачуються домен, хостинг і сторонні платні ліцензії, якщо вони потрібні. До робіт агенції не входять фотознімання, написання текстів, переклад, реклама, перенесення даних зі старої системи та інтеграція з обліковою програмою.

До початку підтвердимо, які зовнішні сервіси потрібні, хто їх оплачує й кому належать облікові записи. Регулярний супровід після запуску обговоримо окремо.

Наступний крок

Підтвердьте, будь ласка, чи відповідають п’ять типів сторінок і каталог до 30 позицій вашій задачі. Після цього переглянемо матеріали, узгодимо дату початку та підготуємо документи для оформлення роботи.

Відповідальна за пропозицію — менеджерка агенції «Форма». Контакт для відповіді — у супровідному листі.

Як використати цей зразок комерційної пропозиції

Почніть адаптацію зі складу робіт. У зразку п’ять типів сторінок і 30 товарних позицій — різні одиниці обсягу: товари використовують спільний шаблон картки. Якщо вашому клієнту потрібні окремі макети для різних категорій, додайте їх до оцінки дизайну й розробки.

Під час адаптації перевірте два підсумки: вартість усіх етапів і суму платежів. У зразку обидва дорівнюють 240 000 грн. Якщо приберете наповнення на 20 000 грн, змініть загальну суму на 220 000 грн і перерахуйте платежі: 110 000, 66 000 та 44 000 грн. Так зміна складу послідовно відобразиться в усьому документі.

Такий зразок комерційної пропозиції на послуги можна адаптувати під дизайн, маркетинг, консалтинг або контент. Замініть результати й одиниці обсягу. Для щомісячної послуги замість разових етапів зазначте період, регулярні результати, кількість зустрічей і порядок перегляду навантаження.

Приклад комерційної пропозиції на виконання робіт

Для інженерно-монтажного проєкту потрібно чітко розділити обладнання, матеріали й роботу. Дві пропозиції з однаковою загальною сумою можуть містити різні моделі пристроїв, довжини трас і умови доступу до об’єкта. Без цих деталей порівняння буде поверховим.

Нижче — попередня комерційна пропозиція на виконання робіт з облаштування локальної мережі. Вона показує структуру розрахунку; технічний склад у реальному замовленні визначають після обстеження.

Пропозиція для офісу компанії «Простір»

Локальна мережа для 12 робочих місць

Виконавець: навчальна монтажна компанія «Контур».

Версія: 1.0 від 9 жовтня 2026 року.

Умови чинні: до 16 жовтня 2026 року включно.

Задача й рішення

Організуємо 12 дротових мережевих підключень у межах одного офісу. Встановимо й підключимо погоджені компоненти, промаркуємо лінії та передамо схему розміщення точок із результатами перевірок.

Оцінку підготовлено для наявних доступних трас і сумарної довжини кабелю до 300 метрів. Моделі обладнання, категорію кабелю та склад кожної точки потрібно зафіксувати в специфікації до замовлення. Після огляду приміщення підтвердимо кількості або надамо оновлений розрахунок.

Попередній кошторис

У навчальному прикладі виконавець не є платником ПДВ. Доставку в межах міста включено. Сума не враховує роботи й матеріали поза наведеним переліком.

Строк і готовність об’єкта

Роботи триватимуть до п’яти робочих днів після отримання погодженого обладнання та доступу до приміщення. Дату виходу бригади погодимо окремо після підтвердження поставки.

Замовник забезпечує доступ до робочих зон у погоджені години та визначає людину для оперативних рішень. Якщо на об’єкті паралельно працюють інші підрядники, послідовність робіт узгоджуємо до початку.

Умови оплати

60% від підтвердженої суми — до замовлення обладнання й початку робіт, 40% — після виконання та погоджених перевірок. Для поточного розрахунку це 36 000 і 24 000 грн. Якщо після обстеження склад зміниться, надішлемо нову версію до погодження передоплати.

Що не враховано

Кошторис не включає створення нових прихованих трас, відновлення оздоблення, роботи з електроживленням, підключення інтернет-провайдера, серверне обладнання та подальше адміністрування мережі.

Якщо під час обстеження виявиться потреба в таких роботах, окремо визначимо виконавців, склад, ціну та вплив на графік. Заміни погоджених моделей також попередньо узгоджуємо.

Передання результату й підтримка

Передамо перелік встановлених компонентів, схему точок і результати погоджених перевірок. Умови гарантії на обладнання та відповідальності за виконані роботи зазначимо окремо в документах на замовлення після вибору моделей. До погодження клієнт має отримати ці умови разом з остаточною специфікацією.

Наступний крок

Пропонуємо погодити час огляду офісу. Після нього підтвердимо довжину трас, склад комплектів, моделі обладнання та остаточну вартість.

Що перевірити в пропозиції на роботи

У цьому прикладі 31 800 грн припадає на обладнання й матеріали, 28 200 грн — на роботи. Разом — 60 000 грн. Поділ допомагає зрозуміти, яка частина суми зміниться, якщо замовник надасть власне обладнання або після огляду скоротиться довжина кабелю.

Перед погодженням замініть посилання на майбутню специфікацію конкретними даними: моделями, характеристиками, комплектацією й допустимими замінами. Додайте саму специфікацію до остаточної версії. За попередньою таблицею клієнт може оцінити бюджет, але ще не порівняти обладнання з іншими пропозиціями.

Перевіряйте також одиниці. Якщо кабель рахується в метрах, а монтаж — за точку, потрібно пояснити межі кожної роботи, щоб у сумі не було подвійного врахування. У нашому прикладі прокладання та підключення точок розділені.

Для подібної роботи корисно пов’язати пропозицію з майбутнім проєктом. У кейсі електротехнічної компанії LedLab показано, як команда збирає КП з позицій каталогу й використовує погоджений склад як основу подальшого планування в if.team. Навчальний кошторис вище не пов’язаний із цінами LedLab.

Шаблон комерційної пропозиції для власного проєкту

Нижче — універсальна заготовка. Її можна скопіювати у свій документ і заповнити. Текст у квадратних дужках замініть даними конкретного замовлення, а підказки приберіть. Якщо якийсь блок не потрібен, не залишайте порожній заголовок.

Типова комерційна пропозиція дає спільну структуру для команди. Зміст рішення, обсяг і обмеження заповнюйте за домовленостями з конкретним клієнтом.

Текст для заповнення

Шаблон можна завантажити або скопіювати з тексту нижче. Перед надсиланням клієнту заповніть поля у квадратних дужках.

[Назва рішення] для [компанія клієнта]

Виконавець: [назва та потрібні реквізити].

Дата й версія: [дата, номер версії].

Контактна особа: [ім’я, роль, спосіб зв’язку].

Умови чинні до: [дата або пояснення, коли потрібне повторне підтвердження].

Ваша задача

[Два-три речення про ситуацію, потрібний результат та істотне обмеження. Використайте підтверджені відомості з розмови.]

Наше рішення

Пропонуємо [що саме зробити]. У результаті ви отримаєте [перелік перевірюваних результатів]. Рішення розраховане на [обсяг, кількість, територію, мову або іншу межу].

Склад і розрахунок

Загальна вартість: [сума й валюта].

Податки та додаткові нарахування: [чітке пояснення відповідно до вашої ситуації].

Окремі витрати: [що клієнт оплачує додатково, кому й коли; або що додаткових витрат за зазначеним складом немає].

Строк і порядок роботи

Починаємо після [перелік умов]. На виконання потрібно [робочі чи календарні дні/тижні]. Основні етапи: [етап і результат], [етап і результат]. Для погодження матеріалів передбачено [строк і відповідальна сторона].

Оплата

[Сума або частка] — [подія й строк платежу].

[Сума або частка] — [подія й строк платежу].

Разом платежі мають дорівнювати загальній вартості.

Що потрібно від вас

[Матеріали, доступи, погодження, готовність об’єкта та відповідальна особа. Зазначте строки, якщо вони впливають на графік.]

Правки й додаткові роботи

У вартість входить [визначений обсяг правок]. Зміни поза погодженим складом спочатку оцінюємо й надсилаємо на погодження разом із впливом на строки.

Що не входить

[Роботи й витрати, які клієнт може очікувати, але яких немає в цьому розрахунку.]

Як перевіряємо й передаємо результат

[Критерії готовності, формат передання, перевірки та порядок погодження. Окремо — умови підтримки, якщо вона передбачена.]

Чому можемо виконати цю роботу

[Один доречний приклад, посилання на кейс або коротке пояснення релевантного досвіду. Лише перевірені факти.]

Наступний крок

Пропонуємо [одна конкретна дія]. Напишіть [кому й куди], щоб [що погодити].

Як адаптувати шаблон під різні послуги

Для контентної роботи важливі кількість матеріалів, формат, спосіб збору інформації, кількість правок і права на використання результату, які сторони узгоджують окремо. Для консалтингу — предмет аналізу, доступ до даних, зустрічі та вигляд підсумкових рекомендацій.

Для регулярного супроводу визначте, що входить у місяць, як приймають нові запити й що відбувається з невикористаним обсягом. «Підтримка за потреби» не пояснює, скільки роботи включено та як її пріоритезують.

У пропозиції на товари головними стають характеристики, кількість, комплектація, наявність, строки поставки та доставка. Якщо ви продаєте ще й установлення, покажіть його вартість окремо від постачання. Це допоможе клієнту побачити повну вартість свого сценарію.

Як створити комерційну пропозицію в if.team

Коли зміст і розрахунок готові, їх потрібно зберегти так, щоб команда могла повернутися до домовленостей. У модулі комерційних пропозицій if.team для цього є окремі записи з позиціями та сумами. Далі розглянемо сценарій для агенції «Форма»: підготувати КП, пов’язати її зі зверненням і сформувати файл для клієнта.

Перед початком підготуйте перелік послуг, ціни, контакт замовника й текст умов. До внесення даних погодьте з виконавцями склад робіт і межі відповідальності.

Підготуйте каталог товарів і послуг

Відкрийте «Товари та послуги». У каталозі можна створити позиції з назвою, одиницею виміру, ціною, валютою й описом. За потреби додайте категорію та інші характеристики. Поля й порядок роботи описані в документації каталогу.

Для нашої агенції заготовками можуть бути уточнення вимог, дизайн, розробка, наповнення та запуск. У назвах краще відразу розрізняти зміст, щоб менеджер не вибирав між кількома однаковими рядками «Послуга».

Зберігайте в каталозі повторювані послуги, а перед додаванням у комерційну пропозицію перевіряйте актуальність ціни й обсяг. Наприклад, базове «Наповнення» потрібно уточнити кількістю позицій і вимогами до матеріалів.

Каталог зберігає позиції, які команда використовує для підготовки пропозицій.

Створіть пропозицію та перевірте позиції

У модулі натисніть «+». Укажіть назву, контакт, статус, валюту й відповідальних. Додайте опис та потрібні файли. У таблиці виберіть позиції каталогу, перевірте кількість, ціну й знижку. Якщо валюти різняться, перевірте також курс. Після заповнення натисніть «Створити». Поля наведені в інструкції створення пропозиції.

Для «Обрію» назва може бути «Сайт із каталогом · Обрій · версія 1.0». У розрахунку — п’ять погоджених етапів на 240 000 грн. Пояснення результатів, строків і винятків підготуйте для опису та клієнтського документа.

У рядку «Наповнення» не залишайте лише суму 20 000 грн. Збережіть пояснення про 30 позицій із готових матеріалів. Інакше при поверненні до КП колега побачить ціну, але не зрозуміє, який обсяг за нею стоїть.

Звірте таблицю з погодженим складом: чи всі етапи враховано, чи правильна кількість і чи не потрапили додаткові опції в основну суму.

У пропозиції перевіряють склад, кількість, ціни та підсумкову вартість.

Пов’яжіть КП зі зверненням або проєктом

У картці ліда відкрийте блок «Пропозиції» й додайте потрібний запис. Аналогічний блок є у формі проєкту. До ліда або проєкту можна прив’язати кілька пропозицій; це дозволяє тримати поруч варіанти для одного замовлення. Як вести звернення від першого контакту до погодження, розбираємо в статті про CRM-систему.

У нашому прикладі менеджер зберігає КП біля звернення «Обрію». Якщо клієнт просить другу мову, команда готує окремий варіант і пояснює різницю. Важливо позначити, який документ зараз обговорюють, а який уже не актуальний.

Коли переговори переходять у виконання, керівнику потрібні погоджена версія, матеріали та незакриті питання. Механіку роботи зі зверненням пояснює документація картки ліда. Тут головне — передати виконавцям саме той склад, який бачив і погодив клієнт.

Сформуйте документ за шаблоном компанії

Із пропозиції в if.team можна згенерувати DOCX або PDF. Для цього використовують дані запису та шаблон компанії. Щоб додати шаблон, завантажте в адміністративній панелі DOCX із оформленням і змінними — позначками для підставлення даних із системи. Порядок описаний в оновленні генерації документів із пропозицій.

Спочатку підготуйте макет із вашою структурою: короткий виклад, позиції, умови та контакти. Використовуйте доступні змінні системи для тих даних, які вона має підставити. Точні назви змінних беріть із налаштувань, не набирайте їх навмання.

Після генерації відкрийте файл і прочитайте його як клієнт. Перевірте, чи підставилися дані, чи не обрізані назви та чи збігається сума з розрахунком. Виправте помилки в даних або шаблоні й сформуйте файл повторно.

Збережіть актуальну версію й контролюйте обговорення

У списку пропозицій видно статуси, суми, відповідальних і зв’язки з іншими записами. Там само можна знайти КП за назвою або скопіювати її для схожого замовлення. Копія містить також опис, файли й позиції, тому перед використанням їх потрібно переглянути.

Домовтеся позначати версії вручну в назві файла: клієнт, предмет, дата й номер. Наприклад, «Obrii-site-2026-10-09-v1.pdf». Надісланий файл зберігайте окремо від документа, який ще редагуєте.

Після зміни умов залиште короткий підсумок: додали другу мову, змінили строк, прибрали наповнення силами агенції. Не переписуйте мовчки попередню домовленість так, щоб колеги не могли зрозуміти причину нової суми.

Погоджений розрахунок може знадобитися й для подальших документів. Зв’язок пропозиції з транзакцією дозволяє використовувати її позиції під час генерації рахунків та актів за шаблонами; цей сценарій описано в документації зв’язків між модулями. Водночас сума КП сама по собі не означає, що гроші вже отримано.

Як надіслати комерційну пропозицію

Перед надсиланням відкрийте саме той файл, який отримає клієнт. Перевірте першу сторінку, таблиці й останні умови. Залишки іншої назви компанії або старої ціни легко не помітити під час редагування шаблону.

У листі нагадайте контекст, назвіть головне й запропонуйте наступну дію. Не потрібно повторювати весь документ, але й повідомлення з одним вкладенням змушує адресата самостійно згадувати, що це за файл.

Зразок листа з комерційною пропозицією

Тема: Пропозиція щодо сайту з каталогом для «Обрію»

Добрий день, Олено!

Надсилаю пропозицію за підсумками нашої розмови. Передбачили українськомовний сайт із п’ятьма типами сторінок і каталогом до 30 позицій. Вартість робіт — 240 000 грн, плановий строк — шість робочих тижнів після погодженого старту й отримання матеріалів.

У документі розписали етапи, платежі та роботи, які не входять у суму. Окремо зверніть увагу на наповнення: розрахунок передбачає готові тексти, фото й таблицю товарів від вашої команди.

Підкажіть, будь ласка, чи відповідає цей склад вашому запиту. Якщо так, пропоную у вівторок о 11:00 коротко пройтися по матеріалах і даті початку. Якщо час не підходить, напишіть зручний.

Дякую!

Менеджерка агенції «Форма»

Це навчальний приклад листа комерційної пропозиції. Перед надсиланням замініть ім’я, день, час і контакти. Якщо зустріч уже погоджена, нагадайте домовленість замість пропозиції нового часу.

Зразок комерційної пропозиції про співпрацю

Тема: Підготовка каталогів для клієнтів вашої студії

Добрий день!

Ми допомагаємо компаніям готувати сайти з каталогами: від структури до запуску. Побачили, що ваша студія працює над айдентикою для виробників, і хочемо обговорити співпрацю над вебчастиною таких проєктів.

Можемо підключатися після погодження айдентики й працювати разом із вашою командою. Перед початком узгоджуємо склад, ролі та формат комунікації з клієнтом.

Чи бувають у вас запити на таку роботу? Якщо так, надішлю релевантний приклад і запропоную коротку зустріч.

Перед надсиланням перевірте, чи студія справді працює з виробниками. Якщо причина звернення інша, поясніть її. Конкретний збіг у роботі допоможе адресату оцінити, чи є сенс говорити про співпрацю.

Що робити, якщо відповіді немає

Найкраще ще до надсилання домовитися, коли повернетеся до обговорення. Тоді наступний лист спиратиметься на спільний план. Наприклад: «Домовлялися повернутися до пропозиції в четвер. Чи вдалося переглянути склад, чи потрібне уточнення?»

Якщо строк не погоджували, оберіть доречний момент з урахуванням складності рішення й попередньої комунікації. Запитайте, чи актуальна задача та що заважає оцінити пропозицію. Не робіть висновок, що мовчання автоматично означає високу ціну.

Коли клієнт відповідає «дорого», уточніть, з чим він порівнює. Можливо, інша КП не містить наповнення, обладнання або частини перевірок. Якщо бюджет справді нижчий, запропонуйте зміну обсягу й покажіть, який результат залишиться. Знижка без перегляду витрат може зробити замовлення невигідним; оцінити фінансовий результат допомагають принципи, які розбираємо в матеріалі про P&L.

Помилки, які заважають погодити пропозицію

Після редагування комерційної пропозиції перевірте, чи не суперечать одне одному опис, таблиця й графік. Розбіжності можуть залишитися після копіювання шаблону або зміни обсягу.

Ціна не відповідає описаному складу

У тексті вказано дві мови, а розрахунок підготовлено для однієї. У таблиці є доставка, а нижче написано, що вона оплачується окремо. Такі розбіжності змушують клієнта уточнювати навіть те, що мало бути очевидним.

Перед надсиланням пройдіть документ за одним сценарієм: що саме замовляє клієнт, які суми платить і що отримує. Якщо якась позиція є додатковою, позначте її та перевірте, чи входить вона в підсумок.

Строки не враховують участь замовника

Команда обіцяє запуск за місяць, хоча для роботи потрібні матеріали й кілька погоджень. Після першої затримки незрозуміло, що відбувається з обіцяною датою.

Додайте початкові умови та порядок перегляду графіка. Це допоможе обговорювати фактичний вплив затримки, а не сперечатися про те, хто як зрозумів фразу «за місяць».

Універсальний текст приховує важливі умови

Якщо в шаблоні залишилися послуги, яких клієнт не просив, він може сприйняти їх як частину покупки. Особливо це стосується підтримки, гарантій, кількості правок і додаткових форматів результату.

Перевірте всі обіцянки окремо від кошторису. Команда, яка виконуватиме роботу, має бачити документ до надсилання й підтвердити, що опис відповідає можливостям та оцінці.

Погоджене не переходить у план роботи

Продаж завершився, але виконавці отримали лише загальну назву проєкту й бюджет. Через це команда повторно збирає вимоги або починає робити те, що не входило в КП.

Передайте погоджений документ, матеріали й невирішені питання разом. На основі результатів етапів сформулюйте робочі задачі; у статті про постановку задач є пояснення, як визначити очікуваний результат і критерії перевірки.

Чекліст перед надсиланням комерційної пропозиції

Відкладіть документ на короткий час, а потім перечитайте з позиції людини, яка не була на ваших зустрічах. Чи зрозуміє вона предмет, суму й умови без додаткового пояснення менеджера?

• Назва клієнта, контакт і предмет пропозиції правильні.
• Задача спирається на обговорення, а припущення позначені.
• Склад і результати етапів можна перевірити.
• Кількість, одиниці та ціни узгоджені між собою.
• Загальна сума збігається з розрахунком і графіком оплат.
• Зрозумілі валюта, податкові умови та окремі витрати.
• У строку є точка відліку, а залежності від замовника описані.
• Правки, додаткові роботи та винятки сформульовані конкретно.
• Умови підтримки й гарантій не перенесені випадково зі старого шаблону.
• Файл містить актуальну версію, усі потрібні додатки й наступний крок.
• Людина, відповідальна за виконання, перевірила обсяг і строк.

Для перевірки процесу можна взяти одне реальне звернення й підготувати пропозицію в if.team: зібрати позиції, перевірити розрахунок, сформувати документ і зберегти його біля клієнтського запиту. Після першого такого циклу буде видно, які поля та шаблони варто зробити спільними для команди.

Поширені запитання про комерційні пропозиції

Якою має бути довжина комерційної пропозиції?

Достатньою для рішення. Просту послугу можна описати коротким листом із розрахунком. Складний проєкт потребує етапів, специфікації й умов. Якщо подробиць багато, залиште суть у головному документі, а технічні дані винесіть у зрозуміло названі додатки.

Чи можна надіслати комерційну пропозицію без ціни?

Для першого контакту або обговорення ще невизначеної задачі — так. Але поясніть, що потрібно для оцінки й коли вона з’явиться. Якщо клієнт уже надав вимоги та очікує вибору виконавця, документ без ціни залишає одну з головних частин рішення відкритою.

Як написати комерційну пропозицію, якщо обсяг ще невідомий?

Позначте оцінку як попередню й перелічіть припущення. За потреби запропонуйте окреме обстеження, дослідження чи уточнення вимог. Не подавайте приблизну суму як фіксовану вартість невизначеної роботи.

У якому форматі надсилати КП?

PDF зручний для перегляду зі збереженням оформлення. DOCX доречний, коли сторони домовилися працювати з редагованим документом. Якщо надсилаєте посилання, перевірте доступ і переконайтеся, що клієнт бачить потрібну версію. Формат має відповідати домовленості й способу погодження.

Чим шаблон комерційної пропозиції відрізняється від готового зразка?

Шаблон задає структуру й залишає місця для даних. Зразок показує, як ці частини працюють разом у конкретній ситуації. Для своєї КП варто використати структуру, але заново перевірити зміст, розрахунок і умови.

Чи потрібно додавати інформацію про компанію?

Так, якщо вона допомагає оцінити виконавця: релевантний досвід, склад команди, відповідальна особа або потрібні замовнику відомості. Довга історія розвитку компанії не повинна відсувати рішення, ціну й строки.

Чи можна використовувати одну КП для всіх клієнтів?

Спільними можуть бути структура, оформлення й стандартні описи послуг. Задачу, обсяг, кількість, ціну, строки та винятки потрібно перевіряти для кожного звернення. Навіть схожі проєкти можуть вимагати різної участі команди.

Що робити після погодження пропозиції?

Зафіксуйте погоджену версію, узгодьте документи для оформлення роботи й передайте команді склад, строки, матеріали та відкриті питання. У плані проєкту мають з’явитися конкретні результати й відповідальні. Тоді домовленість із клієнтом стане основою виконання. Як стежити за строками й бюджетом після старту, розбираємо в статті про дашборд проєкту.