Як Оазис Комфорт керує інженерно-монтажними проєктами в if.team

Коли компанія проєктує та монтує інженерні мережі, робота над об’єктом проходить через кілька команд. Менеджери опрацьовують звернення, проєктувальники готують рішення, монтажники виконують роботи. Керівнику потрібно бачити, як пов’язані ці етапи, хто до них залучений і як змінюється економіка замовлення.

Оазис Комфорт організовує ці процеси в if.team. Компанія збирає звернення в CRM, веде об’єкти як проєкти та планує блоки робіт на спільній діаграмі Ганта. Для кожного проєкту команда також оцінює планову й фактичну економіку.

Впровадження відбувається за участю партнера-інтегратора. Команда Оазис Комфорт активно працює з продуктом і замовляє доопрацювання під свої процеси. Частина цих змін стосується планування етапів, їхніх команд і роботи з контрагентами.

Про компанію Оазис Комфорт

Оазис Комфорт проєктує, монтує та обслуговує інженерні мережі на об’єктах по Україні. Компанія працює із системами опалення, вентиляції, кондиціонування, водопостачання й водовідведення. Її замовлення охоплюють житлові комплекси, комерційні приміщення та промислові споруди.

Серед робіт, представлених на сайті компанії, — логістичні центри PERETYN і PORT, індустріальний парк FORMATSIA, діловий центр Seven-G та Viking Business Park Lviv. Від призначення об’єкта залежать вимоги до інженерних систем і склад робіт.

Команда супроводжує замовлення від проєктування до монтажу та сервісного обслуговування. Вона готує проєктно-кошторисну документацію, підбирає обладнання й матеріали, виконує монтажні та пусконалагоджувальні роботи. На одному об’єкті можуть поєднуватися кілька інженерних систем, рішення для яких потрібно узгодити між собою.

У виконанні беруть участь проєктувальники, інженери та монтажні бригади. Кожна група має свої роботи й строки, а готовність однієї частини впливає на наступну. Наприклад, перед монтажем потрібні погоджені рішення та відповідні матеріали.

У if.team Оазис Комфорт відображає роботу над об’єктами через проєкти, блоки й задачі. Компанія використовує спільний графік для планування та окремо оцінює економіку кожного замовлення. Робота з майбутнім об’єктом починається у CRM.

Звернення з різних каналів у CRM

Оазис Комфорт підключила інтеграцію з месенджерами. Звернення з різних каналів збираються в CRM, де команда опрацьовує їх і готує до переходу в проєкти.

У картці ліда if.team можна зберігати контакт замовника, відповідального менеджера, статус, опис і файли. Для інженерного замовлення тут доречно зібрати відомості про об’єкт, потрібні системи та вихідні матеріали для подальшого обговорення.

Перетворити звернення клієнта на проєкт

Наприклад, клієнт звертається щодо вентиляції приміщення. Під час розмови менеджер уточнює вимоги й отримує матеріали, необхідні для розрахунку. У зверненні можна зафіксувати отримані дані та питання, які ще потрібно погодити. Замовник міг надіслати план приміщення, тоді як вимоги до системи ще уточнюються. Тоді в картці буде зрозуміло, яких відомостей бракує для наступного кроку.

Після погодження замовлення Оазис Комфорт переходить до проєкту. У if.team його можна створити безпосередньо з ліда, перевірити дані й доповнити відомостями для виконання: строками, керівником, учасниками та описом робіт. Так звернення стає основою для організації роботи над об’єктом.

На цьому переході потрібно розмежувати погоджений обсяг і відкриті питання. Якщо клієнт ще обирає між варіантами, це варто зазначити в описі. Команді виконання потрібні відомості про те, які рішення вже прийняті та що слід уточнити перед початком відповідних робіт.

Замовники та підрядники з відповідальними менеджерами

Компанія веде в if.team базу контрагентів, до якої входять замовники, підрядники та інші учасники співпраці. За кожним контрагентом закріплений менеджер.

Це закріплення пов’язане з правами доступу: менеджери бачать контрагентів у своїй зоні відповідальності. Роботу з відповідальними менеджерами ми доопрацьовували під час співпраці з Оазис Комфорт.

Закріпити контрагента за відповідальним менеджером

Такий розподіл допомагає визначити, хто веде взаємодію з конкретним замовником або підрядником. У базі є відповідальний за контакт, а доступ до відомостей узгоджений із роботою менеджера.

Для інженерно-монтажної компанії це важливо в міру зростання кількості замовлень і залучених організацій. Команда працює зі спільною базою, зберігаючи розподіл відповідальності за контрагентів.

Об’єкти та етапи робіт на спільній діаграмі Ганта

Кожен об’єкт Оазис Комфорт веде як окремий проєкт. Усередині нього команда створює блоки робіт і пов’язує їх залежностями. У плані відображається послідовність виконання: які роботи можна вести одночасно та які мають дочекатися завершення попередніх.

Для компанії особливо корисною стала загальна діаграма Ганта, де проєкти розгортаються до окремих етапів. На одному екрані видно строки кількох об’єктів, блоки робіт усередині них та зв’язки. Оазис Комфорт використовує цей вигляд у роботі й замовляла доопрацювання цієї частини системи.

Побачити всі об’єкти на одному графіку

Керівник може почати перегляд з усіх поточних проєктів. Якщо на певні дати припадає кілька монтажних етапів, їх видно поруч. Щоб розібратися в конкретному об’єкті, можна розглянути його блоки та перевірити, які роботи передують монтажу.

Такий масштаб перегляду потрібен для узгодження планів. Загальний строк об’єкта дає лише початок і завершення проєкту. Розгорнуті етапи показують, що саме відбувається між цими датами.

У if.team зв’язки можна встановлювати між етапами й задачами. Наприклад, монтаж певної ділянки може очікувати на завершення відповідної документації. Якщо її підготовка затримується, керівник бачить, які наступні роботи залежать від цього етапу.

Поведінка дат залежить від типу зв’язку. Жорстка залежність автоматично перераховує строки пов’язаних робіт. Нежорстка зберігає послідовність, але дозволяє керівнику окремо вирішити, як змінити графік.

Для Оазис Комфорт важливий і критичний шлях — послідовність робіт, від якої залежить строк завершення об’єкта. Затримка на цьому шляху впливає на загальний план. Тому під час перегляду графіка потрібно розуміти, де ще є запас часу, а де перенесення робіт уже змінює дату завершення.

Команди та задачі окремих етапів

Кожен блок робіт Оазис Комфорт має власну команду. Участь людей визначається на рівні етапу, окремо від загального складу проєкту. Цю можливість ми також доопрацьовували під час співпраці з компанією.

Наприклад, до проєкту можуть бути залучені проєктувальники, інженери та монтажники. Для конкретного блоку потрібна лише частина цих людей. Команда етапу показує, хто працює саме над ним, а задачі деталізують обсяг до окремих дій.

Сформувати команду під кожен етап робіт

Оазис Комфорт використовує задачі й залежності між ними. Коли керівник перевіряє готовність етапу, він може перейти до робіт усередині нього: подивитися виконавців, строки та послідовність.

У системі також можна відфільтрувати загальну діаграму за учасником етапу. Це допомагає розглянути участь конкретної людини в різних проєктах протягом вибраного періоду. Наприклад, спеціаліст бере участь у кількох етапах різних об’єктів. Фільтр покаже їхнє розташування в календарі, щоб керівник перевірив збіги строків. Сам перетин ще не означає перевантаження: потрібно уточнити обсяг роботи й час, необхідний людині на кожному етапі.

Проєктна документація та файли об’єкта

Компанія використовує документи й файли в if.team для зберігання матеріалів за проєктами. Проєктна документація залишається пов’язаною з об’єктом, до якого належить.

Для інженерної роботи цей зв’язок має практичне значення. Креслення, технічні рішення та інші матеріали потрібні під час виконання конкретних робіт. Якщо їх організувати за проєктами, пошук починається з потрібного об’єкта.

Тримати документацію поруч із роботами

Наприклад, для уточнення монтажного рішення можна відкрити матеріали відповідного замовлення й знайти потрібний документ. У задачі також можна додати файл та обговорити питання щодо виконання.

Це доповнює план проєкту: етапи показують послідовність, задачі описують роботу виконавців, а документи містять матеріали, з якими вони працюють.

Планова та фактична економіка об’єкта

Оазис Комфорт обирала if.team, зокрема, щоб розуміти економіку кожного проєкту. Компанія оцінює планову й фактичну прибутковість об’єктів під час виконання робіт.

Планові показники відображають очікуваний результат за внесеними даними. Фактичні показують, що вже враховано в обліку. Їхнє порівняння допомагає побачити відхилення та перевірити, з чим вони пов’язані.

Порівнювати планову та фактичну економіку

Наприклад, під час виконання змінився обсяг монтажних робіт. Для оцінки його впливу потрібно врахувати додаткові витрати й перевірити погоджену вартість замовлення. Після цього можна переглянути очікуваний результат проєкту.

Загальна сума відхилення підказує, де потрібна перевірка. Причину з’ясовують за даними об’єкта: які роботи додалися, які витрати змінилися та що ще належить виконати. Завдяки прив’язці до проєкту цей аналіз стосується конкретного замовлення.

Облік матеріалів у витратах проєкту

Наступний напрям розвитку — складський облік, пов’язаний з економікою об’єктів. Для Оазис Комфорт важливо стежити за залишками матеріалів і враховувати їхнє використання у витратах відповідного проєкту.

Запланований модуль має підтримувати кілька складів, залишки та переміщення товарів. Робочий сценарій починається із запиту співробітника на матеріали. Склад опрацьовує запит і передає потрібне на склад проєкту.

У міру використання матеріали мають автоматично списуватися у витрати об’єкта. Саме цей зв’язок потрібен для економіки замовлення: передані на проєкт матеріали ще можуть залишатися в запасі, а використані вже формують його витрати.

Наприклад, на об’єкт передали матеріали для кількох етапів монтажу. Частину використали одразу, решта чекає наступних робіт. Запланований облік має дозволити розрізняти цей залишок і вже списані матеріали.

Паралельно компанія планує інтеграцію з 1С. Обмін має поєднати потрібні дані двох систем; його склад і конфігурацію ще уточнюють. Облік матеріалів та інтеграція є наступними кроками впровадження.

Управління інженерно-монтажними проєктами в Оазис Комфорт

У роботі Оазис Комфорт if.team пов’язує звернення замовника з подальшим виконанням. Менеджери працюють у CRM, команди ведуть об’єкти й задачі, а керівник переглядає етапи кількох проєктів на загальній діаграмі.

Особливості впровадження визначили процеси компанії: окремі команди для блоків робіт, відповідальні менеджери контрагентів, спільний графік об’єктів і контроль їхньої економіки. Наступний крок — додати до цього обліку рух і використання матеріалів.

Часті запитання

Як перейти від звернення клієнта до монтажного проєкту?

Звернення опрацьовують у CRM. Після погодження замовлення з ліда можна створити проєкт, перевірити його дані та додати строки, керівника, учасників і опис робіт.

Як бачити строки й етапи кількох об’єктів одночасно?

На загальній діаграмі Ганта проєкти можна розгорнути до етапів. Це дозволяє порівнювати строки об’єктів і розглядати окремі блоки робіт на одному екрані.

Чи можна призначати окрему команду на кожен етап?

Так. Склад учасників етапу визначають окремо від загальної команди проєкту. Це зручно, коли до проєктування, монтажу та інших блоків залучені різні спеціалісти.

Як порівнювати планову та фактичну економіку об’єкта?

У проєкті ведуть планові й фактичні дані, а потім зіставляють показники. Якщо є відхилення, перевіряють зміни у вартості замовлення, обсязі робіт і витратах. Для прогнозу також враховують майбутні витрати.

Як розподілити контрагентів між менеджерами?

За контрагентами можна закріпити відповідальних менеджерів і налаштувати доступ. В Оазис Комфорт менеджери бачать контрагентів, які належать до їхньої зони відповідальності.