Як архітектурно-дизайнерське бюро Replus впровадила if.team та за 2 роки вибудувала управління проєктами та фінансами

В архітектурних і дизайн бюро зростання майже завжди ускладнює процеси. Проєкти стають довшими, команда — більшою, а фінансова частина потребує окремого контролю.

На певному етапі операційна робота й управління грошима починають розходитися. Проєкти ведуться в одних інструментах, задачі — в інших, фінанси рахуються окремо або постфактум. Картина бізнесу стає фрагментованою.

Replus пройшли цей шлях і поступово зібрали роботу в if.team. Спочатку це були проєкти та задачі, пізніше додалися облік часу і фінансова модель. Система стала основою щоденної роботи й управлінських рішень.

Цей кейс про те, як зараз влаштована їхня робота і як ERP-система зв’язала операційні процеси з економікою бізнесу.

Про клієнта

Replus — архітектурне та дизайн бюро. Команда працює з архітектурою, інтер’єрами та реконструкцією. Окремий напрям — предметний дизайн, який з часом став самостійною частиною бізнесу.

Спочатку задача була простою: зібрати проєкти та задачі в одному місці та прибрати розрізнені інструменти з операційної роботи.

Пізніше фокус розширився. До управління проєктами додалися фінанси та економіка проєктів. Система почала закривати не тільки операційний рівень, а й управлінський контур.

У міру росту структури у Replus сформувалися два операційні напрямки. В if.team вони ведуться як дві окремі компанії. У кожній з них — свої проєкти, задачі, фінанси та облік робочого часу.

Replus працюють з if.team близько двох років. Це один із перших клієнтів системи. Команда активно давала фідбек по логіці проєктів, фінансовому блоку та P&L. Частину рішень у системі було доопрацьовано на основі їхнього досвіду.

Далі в кейсі розглянемо, як зараз влаштована робота Replus в if.team: як організовані проєкти та задачі, як рахується економіка і як працює управлінський P&L.

Як Replus використовують if.team в роботі з проєктами та фінансами

В if.team архітектурна студія Replus веде дві компанії окремо. У кожній робота проходить через єдину систему, де зібрані проєкти, задачі, облік часу, фінанси та комунікація.

Проєкт — основна одиниця роботи. Через нього проходить весь процес: від планування до виконання і фінансового результату.

Управління проєктами

Проєкт в if.team задає структуру роботи. Всередині нього фіксуються етапи, учасники та логіка виконання.

Новий проєкт створюється як окремий простір з уже визначеною структурою. Всередині формуються етапи та підключається команда. Далі проєкт стає робочою системою, яка оновлюється в процесі виконання задач.

Проєкт відображає поточний стан роботи, а не тільки план. По ньому видно, на якому етапі знаходиться команда і як рухається процес.

Канбан для контролю процесу

Канбан використовується для управління потоком задач всередині проєкту.

Задачі переміщуються між етапами залежно від статусу. Це дає візуальну картину роботи: що виконано, що в процесі та де виникають затримки.

У Replus канбан використовується в активних фазах проєктів — розробка, погодження, фіналізація. Всередині проєкту видно рух задач по етапах і загальний ритм роботи команди.

Діаграма Ґанта для складних проєктів

Діаграма Ґанта використовується в проєктах з великою кількістю етапів і залежностей.

Вона показує структуру проєкту в часі: які задачі йдуть паралельно, а які залежать одна від одної. Це важливо для архітектурних проєктів, де порядок виконання впливає на результат.

У проєктах реконструкції та комплексного дизайну діаграма Ґанта допомагає заздалегідь вибудувати послідовність робіт і уникнути конфліктів між етапами.

Список проєктів для управління всією структурою

Список проєктів використовується для загального контролю роботи компанії.

У цьому режимі видно всі проєкти, їх статус, строки та відповідальних. Це дає розуміння завантаження команди та розподілу ресурсів між напрямками.

Задачі та планування

Задачі формують щоденну роботу всередині проєкту. Через них проходить вся операційна частина роботи команди — від дрібних правок до великих етапів, які впливають на фінальний результат.

Кожна задача прив’язана до конкретного проєкту і містить виконавця, строк і статус. Це дає чітку відповідальність і дозволяє бачити, хто і на якому етапі працює з конкретним фрагментом проєкту.

Список задач як робоче середовище

Список задач використовується як основний робочий простір команди.

У цьому режимі видно весь потік роботи в межах проєкту: задачі, які вже в роботі, задачі, що очікують старту, і ті, що наближаються до дедлайнів. Це зменшує потребу в додаткових таблицях або зовнішніх списках.

Для команди Replus це фактично «точка входу» в проєкт. Архітектор або дизайнер відкриває список і одразу бачить, що саме зараз рухає проєкт вперед, а що зависло або потребує уваги.

Окремі задачі можуть стосуватися як великого етапу, наприклад розробки концепції, так і точкових змін — уточнити планування, переробити вузол, оновити візуалізацію.

Підзадачі для деталізації роботи

Великі задачі майже завжди розбиваються на підзадачі.

В архітектурній роботі один етап рідко є лінійним. Наприклад, концепція може включати аналіз простору, кілька варіантів планувань, проміжні узгодження і фінальну версію рішення. Усе це зручно розкладати на окремі кроки.

Підзадачі дозволяють зафіксувати кожен такий крок окремо і вести роботу послідовно, без втрати деталей. В результаті великий етап не виглядає як одна «розмита» задача, а перетворюється на набір зрозумілих дій.

Облік часу команди

Облік часу вбудований у виконання задач і використовується як частина щоденної роботи.

Співробітники фіксують час прямо під час роботи над задачами. Це створює фактичну картину того, скільки ресурсів витрачається на кожен етап проєкту.

Дані одразу прив’язуються до задач і проєктів, тому з часом формується точна історія роботи без ручного зведення або окремих звітів.

Тайм-трекінг всередині задач

Час фіксується без окремого інструменту або додаткових дій поза роботою.

Співробітник працює над задачею ті одразу відмічає витрачений час. Це прибирає ручні звіти й зменшує втрати даних між фактичною роботою і її обліком.

З часом накопичується повна картина навантаження команди. Видно, які задачі займають більше часу, як розподіляється робота між етапами й де виникають перевантаження.

Ці дані далі використовуються не тільки для контролю, а й для розрахунку економіки проєктів.

Фінанси та економіка проєктів

Фінансова модель будується на даних задач і обліку часу. Це означає, що кожна година роботи команди має прямий вплив на фінансовий результат проєкту.

Система використовує фактичний час і ставки співробітників для розрахунку вартості роботи. В результаті фінансова картина формується не постфактум, а паралельно з роботою над проєктом.

Транзакції як основа фінансового обліку

Транзакції в ERP-системі if.team фіксують усі фінансові операції компанії.

Це можуть бути витрати на підрядників, виплати команді, надходження від клієнтів або внутрішні переміщення коштів. Кожна транзакція прив’язується до конкретної компанії або проєкту.

У Replus це дозволяє одразу бачити, які проєкти формують витрати, а які генерують дохід. Фінанси перестають бути окремим обліком і стають частиною структури проєктів.

Cashflow як картина руху коштів

Cashflow в if.team показує рух грошей у розрізі часу і компанії.

Це візуальна модель, де видно всі надходження і витрати, а також планові платежі. Дані формуються на основі реальних транзакцій і оновлюються в міру роботи компанії.

Такий формат дозволяє бачити не тільки загальний баланс, а й те, як змінюється фінансова ситуація в часі — коли виникають піки витрат і як проєкти впливають на ліквідність.

P&L як управлінський результат

P&L в if.team — це підсумковий фінансовий шар, який об’єднує доходи і витрати компанії.

Він формується автоматично на основі транзакцій, витрат по проєктах і фінансових правил розподілу. Дані можна аналізувати в розрізі компаній, проєктів або періодів.

У Replus P&L використовується як інструмент управління. Він показує рентабельність проєктів, структуру витрат і дозволяє порівнювати ефективність різних напрямків роботи.

Як if.team змінив роботу архітектурно-дизайнерського бюро Replus

У випадку Replus ERP-система if.team стала не набором окремих інструментів, а робочою моделлю управління проєктами й фінансами.

Уся операційна робота одразу впливає на фінансові показники. Дані не зводяться вручну і не переносяться між системами, вони формуються в процесі роботи.

Фінансова частина збирається з тих самих даних і повертається в управлінський контекст. Це дає можливість дивитися на бізнес як на єдину систему, а не набір окремих процесів.

Для Replus це означає просту річ: кожен проєкт одночасно існує як виробнича одиниця і як фінансовий результат. Видно не тільки те, що зроблено, а й скільки це коштувало і яку маржу принесло.

У підсумку ERP-система if.team закриває для архітектурного та дизайн бюро повний цикл роботи — від планування задач до фінального управлінського результату без розриву між операційною і фінансовою частиною.