Як ERP для архітекторів if.team став основою для проєктування майбутнього

У світі архітектурного дизайну кожен проєкт проходить унікальний шлях — від ідеї до втілення творчої концепції в архітектурі. На кожному з цих етапів українське архітектурне бюро «Дроздов і партнери» потребувало надійної опори, якою серйозно та надовго стала ERP для архітекторів if.team. Відтепер талановита команда, що створює архітектурні шедеври в різних куточках України та світу, отримала централізовану платформу, що повністю відповідає амбітним проєктам агенції. Чим корисне ERP рішення для архітектурних бюро на кшталт «Дроздов і партнери» та як українська команда підкорює нові висоти з if.team, читайте в нашому кейсі. Бо в деталі цифрової трансформації галузі архітектури ми ще не занурювались.

Про архітектурне бюро «Дроздов і партнери»

Ніша: Архітектура та дизайн

Розмір компанії: 11–50 працівників

Старт впровадження ERP для архітектурного бюро: квітень 2024

З моменту заснування в 1997 році архітектурне бюро «Дроздов і партнери» стало синонімом інноваційного підходу до просторових рішень. Компанія народилася в Харкові у період радикальних змін архітектурного ландшафту після розпаду СРСР, і відкрила зовсім новий погляд на сучасну архітектуру, що звертається до світу людських емоцій і почуттів.

З початком війни конструкторське бюро, як і більшість українських компаній, знову зустрічає нові виклики та вимушено переїжджає до Львова. За цей час команда поповнилася талановитими архітекторами, а портфоліо бюро — десятками проєктів, пов’язаних з житловою та громадською забудовою, рекреаційними центрами та реконструкцією спадщини.

Так, компанія наважилася не лише на релокацію до міста Лева, а й міграцію проєктів до нового ERP для архітектурних та інженерних фірм if.team. Від перших замовлень, які з’явилися на хвилі приватних інвестицій, до масштабних міжнародних проєктів — команда завжди шукала гнучкого рішення. Архітектура, урбаністика, дизайн інтер’єру, ландшафт, планування та дослідження — спектр спеціалізацій конструкторського бюро вражає своєю різноманітністю. Зрештою, як і географія проєктів, яка охоплює Швейцарію, Францію, США, Іспанію, Кувейт, Корею й інші країни світу.

Професійне визнання бюро «Дроздов і партнери» було неодноразово підтверджено на міжнародній арені, зокрема номінаціями на престижну архітектурну премію ЄС Mies van der Rohe Award 2019 і 2022, якою був відзначений Театр на Подолі, VG Horse Club і Sense Dental Clinic, а також перемогою громадського спортивного комплексу в місті Тегу в архітектурному конкурсі Daegu International Architecture Competition 2014 у Південній Кореї.

Такий глобальний підхід не лише збагачує професійний досвід архітектурного бюро, а й вимагає особливої чутливості до часу, місцевої культури та контексту кожного проєкту. Висока якість і креативність архітектурних рішень «Дроздов і партнери» потребували впровадження такого ж якісного та гнучкого ERP для архітекторів, що дозволило б оптимізувати не лише масштабні проєкти, а й внутрішні процеси компанії.

Від FinMap до if.team: еволюція управління проєктами в архітектурному бюро

Проєктування архітектурних шедеврів потребує не лише таланту творців, а й бездоганної організації процесів. Бюро архітектури та дизайну «Дроздов і партнери» використовувало різне програмне забезпечення для управління архітектурними проєктами, зокрема фінансову програму FinMap. Хоча вона й забезпечувала потреби компанії в обліку фінансів, зростання масштабів та амбіцій архітектурного бюро вимагало більш інтегрованого підходу. Керівництво команди зіткнулося з типовими викликами, знайомими багатьом креативним агенціям: розрізнені системи для різних аспектів бізнесу, складність відстеження прогресу проєктів і неможливість побачити фінансову картину кожного з них у реальному часі.

Тому для бюро з такою кількістю міжнародних проєктів як у «Дроздов і партнери» важливий не лише фінансовий контроль, а й чітка організація робочих процесів — від концепції до реалізації об’єкта в архітектурі. Креативність не поспішає за графіком, а численні погодження й коригування можуть суттєво впливати на терміни виконання. Тому для одночасного керування творчими, операційними та фінансовими процесами бюро потребувало гнучкого All-in-one інструменту. Саме тоді «Дроздов і партнери» прийшли до if.team, який уже довів свою ефективність для проєктних команд у різних галузях креативної індустрії. Відтоді як команда мігрувала до ERP-рішення для архітектурних та інженерних фірм, вона докорінно змінила підхід до менеджменту проєктів.

Трансформація проєктного менеджменту з ERP для архітекторів

Єдиний робочий простір, або хмарна ERP для архітекторів

Особливо цінною для архітектурного бюро «Дроздов і партнери» стала можливість об’єднати всі проєкти в одному цифровому середовищі. Відтепер кожен архітектурний проєкт у системі if.team має власну сторінку з детальним описом: файлами, учасниками, завданнями та фінансами.

З хмарною ERP для архітектурних та інженерних фірм команди можуть працювати з проєктами, зокрема міжнародними, будь-коли та з будь-якого куточка світу. Навіть новий архітектор може швидко зануритися в поточний проєкт без потреби перемикатися між різними програмами та чатами. З’ясувати суть, графік і прогрес проєкту в if.team можна в межах одного екрану

Завдяки зручній навігації системи керівники можуть легко орієнтуватися серед проєктів, ефективно розподіляти ресурси та приділяти увагу критичним завданням. Це особливо важливо під час роботи над масштабними проєктами на кшталт громадських об’єктів або міських просторів, які потребують координації великих команд.

Ітеративний підхід до дизайну через призму ERP для архітекторів

Ітеративність притаманна не лише технологічним компаніям, а й архітектурним бюро, де постійне вдосконалення проєкту є ключем до ідеального результату. Це повністю відповідає творчому процесу бюро «Дроздов і партнери», чиї проєкти розвиваються через серію послідовних ескізів, прототипів і перевірок концепцій.

Це цілком узгоджується з творчим підходом бюро «Дроздов і партнери», де кожен проєкт проходить шлях ескізів, прототипів і послідовних перевірок концепції. Так, ERP для архітекторів if.team має зручний інструмент для структурування проєкту на окремі ітерації, де кожна з них має власний бюджет, терміни та набір завдань. Це дозволяє поетапно відстежувати прогрес, ефективніше планувати ресурси та контролювати фінансові показники.

Потижнева діаграма Ґанта для завдань архітектурного бюро

Однією з ключових функцій ERP для архітектурних та інженерних фірм є зручна візуалізація робочого графіка на тижні вперед. Так, на прохання бюро «Дроздов і партнери» технічна команда if.team доповнила діаграму Ґанта режимом відображення завдань за тижнями, що суттєво покращило календарне планування довгострокових проєктів з чіткими дедлайнами.

Потижнева діаграма Ґанта відображає пріоритети, статуси, залежності між завданнями та найменші відхилення від графіка. Ба більше, відтепер ERP для архітекторів і дизайнерів бюро дає змогу побачити не лише щоденні завдання, а й усі проєкти на декілька тижнів уперед. І не просто бачити, а:

Покращений UX для підзавдань архітектурних проєктів

Як і будь-який об’єкт архітектури, проєктування в конструкторському бюро має складну структуру, де одне масштабне завдання, наприклад, «Розробка ескізу», може містити десятки підзавдань, як-от «Схема генерального плану», «Планування поверхів», «Фасади будівель і споруд» абощо. Тому ще одним важливим вдосконаленням, реалізованим на запит архітектурного бюро «Дроздов і партнери», стало вдосконалення користувацького досвіду в роботі з підзавданнями.

Оскільки команда бюро «Дроздов і партнери» працює в режимі діаграми Ґанта, програмне забезпечення ERP для архітектурного проєктування if.team отримало покращений інтерфейс для роботи з підзавданнями. Система підсумовує прогрес і витрачений час за всіма підзавданнями, що надає керівникам архітектурних проєктів миттєве розуміння загальної картини. Діаграма Ґанта забезпечує зручну навігацію й ефективне управління сабтасками, зокрема можливість згортати та розгортати список і змінювати терміни та тривалість підзавдань.

Фінансова прозорість проєктів — ключова перевага ERP-рішення для архітектурних бюро

Графік згоряння бюджету в ERP для архітекторів

Фінансове планування — це фундамент для успішної реалізації масштабних і довгострокових проєктів, особливо у сфері дизайну й архітектури. Тому ключовим інструментом для бюро «Дроздов і партнери» став графік згоряння бюджету, що забезпечує наочне відображення фінансового стану проєкту на кожному етапі.

Графік демонструє вартість і дохідність проєкту, сплачені кошти та загальні витрати, зокрема на працю команди. Це дозволяє своєчасно виявляти потенційні ризики перевитрат і приймати обґрунтовані рішення щодо розподілу ресурсів.

Для архітектурного бюро з багатим портфоліо міжнародних проєктів важливо мати чітке розуміння фінансів у реальному часі. Тому ERP для архітекторів if.team дозволяє підтримувати баланс між креативністю та фінансовою відповідальністю.

Автоматизований розрахунок заробітних плат архітекторів

Одна з ключових переваг ERP-системи if.team — автоматизація обліку витрат на оплату праці співробітників. Кожен архітектор, дизайнер або інженер може легко відстежувати час, витрачений на завдання та проєкти, тому що програма автоматично перетворює години на гроші на основі даних таймтрекера та встановлених рейтів — фіксованих або погодинних.

Автоматична калькуляція зарплат не лише зменшує адміністративне навантаження, а й забезпечує точний розрахунок собівартості кожного проєкту. Тому програмне забезпечення ERP в архітектурі, де кожен проєкт унікальний і потребує індивідуального підходу до розрахунку витрат, є незамінним інструментом для прозорого бюджетування та фінансового контролю.

Ба більше, вбудований таймтрекер if.team дозволяє не лише проводити розрахунок, а й аналізувати ефективність архітекторів. Завдяки візуалізації прогресу та співвідношенню завершених завдань до запланованих можна легко відстежувати своєчасність і якість реалізації проєктів. І щонайголовніше — вчасно виявляти «вузькі місця» та знаходити способи їх ефективного подолання.

Фінансова аналітика на рівні компанії

Вихід за межі проєктів і погляд на фінансовий стан архітектурного бюро — це ще одна перевага if.team. ERP рішення для архітектурних бюро автоматично формує звіти Cash Flow і P&L, надаючи керівництву комплексну картину фінансового здоров’я компанії.

Інтерактивний звіт Cash Flow відображає рух грошових коштів і допомагає передбачити можливі касові розриви, що критично важливо для бюро, що працює з великими проєктами та міжнародними клієнтами. Тепер українська компанія «Дроздов і партнери» має змогу планувати фінансові потоки з огляду на сезонність і специфіку міжнародних контрактів.

Також хмарна ERP для архітекторів if.team автоматично формує звіт прибутків і збитків P&L (Profit and Loss), яка дозволяє оцінювати прибутковість як усього конструкторського бюро, так і окремих проєктів. Це допомагає керівництву приймати стратегічні рішення щодо розвитку компанії та фокусуватися на найбільш перспективних сегментах архітектурного дизайну.

Розширення горизонтів бюро з ERP для архітекторів if.team

Інтеграція клієнтів у світ архітектурного проєктування

Конструкторське бюро «Дроздов і партнери» залучає клієнтів до робочого процесу через хмарну ERP для архітекторів if.team. Завдяки гнучкому налаштуванню ролей і прав доступу замовники мають змогу не лише стежити за прогресом проєкту, а й ефективно взаємодіяти з командою в режимі онлайн. Замість довгих листувань у месенджерах, уся комунікація зосереджена в єдиному робочому просторі з повною історією взаємодії — в чаті проєкту чи коментарях до конкретних завдань.

Програмне забезпечення ERP в архітектурі дає можливість обмінюватися файлами та бачити прогрес онлайн незалежно від часового поясу, що значно спростила погодження архітектурних рішень і зміцнила довіру міжнародних клієнтів. Це також дозволяє підтримувати постійний зв’язок, оперативно реагувати на зміни в проєктах і, як результат, підвищувати конкурентоспроможність архітектурного бюро на міжнародному ринку.

Шаблони для типових архітектурних проєктів

Попри те, що кожен архітектурний проєкт унікальний, багато процесів повторюються та складаються з послідовних етапів. ERP-рішення для архітектурних та інженерних фірм дозволяє створювати проєкти в один клік і використовувати шаблони з готовим набором послуг, виконавців, статусів завдань абощо.

Ця функція дозволяє команді бюро застосовувати перевірену методологію в роботі над схожими об’єктами. Наприклад, для дизайн-проєкту інтер’єру достатньо створити в ERP для архітекторів if.team стандартизований шаблон з типовими етапами — від обмірів об’єкта до авторського нагляду.

Шаблони не лише економлять час на планування роботи, а й знижують ризик пропустити важливі етапи в процесі розробки архітектурного проєкту. Для молодих спеціалістів — це ще й можливість швидше зрозуміти методологію роботи бюро й інтегруватися в нову команду архітекторів.

Календар навантаження команди архітекторів

Ефективне управління людськими ресурсами — це ще один важливий аспект для конструкторського бюро, де кожен спеціаліст може бути залученим до кількох проєктів одночасно. ERP для архітектурних та інженерних фірм містить календар навантаження команди, що допомагає керівництву компанії «Дроздов і партнери» відстежувати зайнятість співробітників та оптимально розподіляти завдання між учасниками проєктів.

Календар візуалізує робочий графік кожного працівника з огляду на заплановані відпустки, відрядження й інші неробочі дні. Це дозволяє уникати перевантаження спеціалістів і забезпечувати рівномірний розподіл проєктів між архітекторами.

Календар навантаження став особливо цінним інструментом не лише для планування робочого часу, а й організації процесу викладання, в якому залучені багато співробітників бюро. Він допомагає узгоджувати комерційні проєкти з викладацькою діяльністю спеціалістів у Харківській школі архітектури, співзасновником якої є Олег Дроздов.

Висновок, або навіщо програмне забезпечення ERP в архітектурі?

Впровадження ERP для архітектурних бюро може стати важливим кроком у розвитку не лише конкретної компанії, а й усієї галузі взагалі. Досвід конструкторського бюро «Дроздов і партнери» доводить, що цифрові інструменти не просто гармонійно поєднуються з творчими процесами, а й підсилюють креативність архітекторів.

Система if.team стала потужним фундаментом, на якому будуються всі процеси бюро. Відтепер українські творці сучасної архітектури мають можливість:

• Оптимізувати управління великими проєктами шляхом декомпозиції на керовані ітерації та конкретні завдання.
• Забезпечити фінансову прозорість завдяки автоматизованому розрахунку витрат і звітність у реальному часі.
• Ефективніше планувати роботу команди через діаграму Ґанта та календарю навантаження співробітників.
• Покращити комунікацію з клієнтами через єдину платформу для прозорого керування архітектурними проєктами.

Цей і десятки інших кейсів впровадження ERP для архітектурних бюро демонструють, що if.team — ідеальний для команд, які поєднують творчий складник з чітким підходом до фінансових і законодавчих питань. Уся інформація щодо термінів, умов і розрахунків, а також нормативних вимог до проєктування та будівництва, міститься в одному місці. Студії дизайну та конструкторські бюро, що працюють з довготривалими проєктами, знаходять в if.team не просто ERP для архітекторів, а комплексне рішення для керування всіма аспектами бізнесу.

Завдяки тісній співпраці з провідним архітектурним бюро України система продовжує розвиватись і вдосконалюватись. Так, функціональність if.team, реалізована на запит команди «Дроздов і партнери», доступна користувачам, зайнятим не лише в архітектурному дизайні, а й у багатьох інших сферах креативної індустрії.

Тож якщо ви прагнете сконцентруватися на творчості та водночас не втрачати контролю над операційними та фінансовими процесами, ми пропонуємо оптимальне рішення — потужне та гнучке ERP-рішення для архітектурних та інженерних фірм , що постійно розвивається завдяки цінним відгукам професіоналів галузі.

Для архітектурних бюро, які прагнуть сконцентруватися на творчості, не втрачаючи контролю над операційними та фінансовими процесами, ERP-система if.team пропонує оптимальне рішення – потужне, гнучке та постійно вдосконалюване завдяки зворотному зв’язку від професіоналів галузі.