ERP для управління архітектурними проєктами: досвід YOD Group

ERP-система допомагає архітектурним агентствам ефективно планувати та контролювати всі етапи проєктів — від концепції до реалізації. Вона об’єднує управління завданнями, фінансами, командою та документацією в одному інструменті, економлячи час і знижуючи ризики помилок.

У цьому кейсі розповідаємо про YOD Group — архітектурне агентство, яке використовує ERP для управління комплексними проєктами у сфері гостинності та комерційного дизайну. Завдяки системі команда координує задачі, контролює терміни та планує ресурси, створюючи успішні й прибуткові об’єкти.

Про клієнта

YOD Group — архітектурне агентство з України, що спеціалізується на комплексних проєктах у сфері гостинності: ресторани, готелі, бари, SPA-комплекси та івент-простори. Команда поєднує досвід у дизайні, управлінні бізнесом і консалтингу, створюючи не лише інтер’єр, а й успішну бізнес-модель для клієнтів.

Агентство працює з власниками закладів і інвесторами, допомагаючи запускати проєкти з високою рентабельністю та швидкою окупністю. YOD Group використовує системний підхід: аналізує ринок, формує концепції, розробляє архітектурні та дизайн-рішення і супроводжує запуск закладів.

Компанія звернулася до нас, щоб упорядкувати управління проєктами та завданнями через ERP-систему, адаптовану під архітектурне агентство. Їм було важливо бачити залежності завдань у рамках проєктів і швидко генерувати звіти та графіки для внутрішнього контролю та презентацій клієнтам.

Як YOD Group використовує ERP для управління архітектурними проєктами

Для ефективного управління численними проєктами та забезпечення високої якості виконання, YOD Group почала працювати в ERP-системі if.team. Це дозволило їм оптимізувати внутрішні процеси, зменшити час на координацію та забезпечити прозорість на всіх етапах реалізації проєктів.

Далі детально розглянемо, як саме YOD Group використовує функціонал if.team для управління архітектурними проєктами.

Планування та контроль проєктів

YOD Group використовує діаграму Ґанта для планування та відстеження прогресу як окремих задач, так і всіх проєктів загалом. У системі кожне завдання прив’язане до проєкту, має чіткі терміни виконання та визначених відповідальних. Діаграма відображає залежності між задачами, показуючи, які завдання блокують інші етапи та які критичні для завершення проєкту.

Користувач може працювати з різними форматами: переглядати один загальний графік по всіх проєктах, детальний графік по задачах або окрему діаграму для конкретного проєкту. Експорт у PDF доступний для будь-якого з варіантів — це дозволяє швидко готувати звіти для клієнтів і керівництва, наочно показуючи прогрес і ключові етапи. Такий підхід допомагає координувати дії команди, зменшувати непорозуміння та підтримувати прозорість процесів на всіх рівнях.

Контроль виконання задач та ресурсів

Система дозволяє відстежувати статуси задач у реальному часі: відкриті, в процесі виконання або завершені. Для кожного завдання можна бачити відповідальних, терміни, пріоритети та обсяг робіт. Це допомагає виявляти затримки, оперативно реагувати на зміни та уникати дублювання роботи.

Інструменти аналітики показують завантаженість команди по проєктах, задачах і ролях. YOD Group використовує ці дані для оцінки навантаження, планування ресурсів і коригування термінів виконання. Усі показники відображаються у вигляді графіків та таблиць, що дозволяє бачити завантаженість співробітників та рівномірно розподіляти робоче навантаження.

Управління командами та ролями

ERP дає можливість гнучко налаштовувати права доступу для співробітників, обмежуючи видимість тільки до проєктів і задач, за які вони відповідають. Це зменшує плутанину, підвищує безпеку даних і дозволяє чітко контролювати відповідальність.

Команди можна формувати під конкретні проєкти, призначати керівників, розподіляти ролі та визначати рівень доступу до різних функцій системи. Це дозволяє легко масштабувати роботу, додавати нових співробітників і інтегрувати їх у поточні процеси без втрати контролю над виконанням задач.

Організація повторюваних процесів

if.team допомагає YOD Group налаштовувати шаблони для повторюваних задач, відправку нагадувань та оновлення статусів. Кожне повторюване завдання можна пов’язати з конкретними проєктами або командами, щоб зберігати послідовність дій і уникати пропусків.

Наприклад, система відображає, які етапи завершено, які потребують уваги, і нагадує про ключові дати. Це дозволяє команді зосереджуватися на важливих рішеннях і креативних аспектах проєкту, не витрачаючи час на контроль базових рутинних операцій

Звіти та аналітика

if.team генерує звіти по кожному проєкту і команді, що дає повну картину виконання задач, завантаженості співробітників та прогресу проєкту. Інформація доступна у вигляді таблиць, діаграм і графіків, що дозволяє швидко оцінювати ефективність і визначати вузькі місця.

YOD Group використовує ці дані для прийняття рішень щодо корекції планів, оптимізації ресурсів і контролю строків виконання. Звіти також використовуються для підготовки презентацій перед клієнтами, демонструючи прозорість процесів та досягнуті результати

Як ERP для управління архітектурними проєктами змінив роботу YOD Group

ERP для архітектурних проєктів допомогла YOD Group централізувати контроль над усіма задачами та проєктами. Команда отримала прозору систему управління, де видно залежності між завданнями, строки виконання і відповідальні ролі.

Автоматизація рутинних процесів та використання вебхуків і шаблонів скоротила час на управлінські операції, знизила ймовірність помилок і забезпечила стабільність робочих процесів.

Завдяки гнучким ролям, додатковим полям та фільтрам команда швидко інтегрує нових співробітників і підтримує порядок у всіх проєктах. Аналітика та звіти дозволяють приймати обґрунтовані рішення та ефективно планувати ресурси.

У результаті YOD Group змогла масштабувати команду і проєкти, зменшити рутинне навантаження і зосередитися на створенні інноваційних і прибуткових архітектурних рішень. if.team перетворився на платформу, яка росте разом із компанією і дозволяє команді автоматизувати процеси та інтегрувати зовнішні системи.