Як інжинірингова компанія АЛМІС планує проєктування та контролює фінанси об’єктів в if.team

Проєктування котельні або газопроводу складається з окремих робіт: зібрати вихідні дані, виконати розрахунки, підготувати й погодити документацію. Для кожної роботи потрібні виконавець і строк. Паралельно компанія має стежити за витратами на об’єкт та розрахунками із замовником.

Інженерний центр АЛМІС веде проєктування та економіку об’єктів в if.team. Команда планує блоки робіт, розподіляє задачі між інженерами й переглядає фінансові показники кожного замовлення. Для обміну з 1С, у якій залишається частина процесів, компанія реалізувала інтеграцію через API.

Про інженерний центр АЛМІС

АЛМІС проєктує, будує та обслуговує енергетичні об’єкти. Компанія спеціалізується на тепло- й газопостачанні та працює з державними і приватними замовниками. Серед об’єктів, представлених на її сайті, — житлові комплекси «Липинка», «Варшавський», «Автограф» і «Нова Англія», а також бісквітний комплекс Roshen.

Робота починається з потреб замовника та вихідних даних. Інженери визначають параметри системи, підбирають обладнання, розраховують діаметри газопроводів і готують технічні рішення. Компанія також погоджує проєктну документацію та допомагає з отриманням технічних умов і дозволів.

Після проєктування АЛМІС комплектує об’єкти матеріалами й обладнанням, виконує монтаж і пусконалагодження, вводить системи в експлуатацію. Надалі команда займається технічним обслуговуванням: перевіряє обладнання та автоматику, усуває несправності й планує сервісні роботи.

Отже, за одним об’єктом стоять розрахунки, документація, погодження та робота виконавців. У цьому кейсі розглядаємо ту частину, яку АЛМІС веде в if.team: планування проєктування, задачі інженерів та економіку замовлень.

Планування проєктних робіт за об’єктами

Кожному об’єкту відповідає окремий проєкт в if.team. Усередині нього АЛМІС виділяє блоки робіт і планує їх у календарі. Так загальний строк проєктування розкладається на частини, за якими можна стежити під час виконання.

Наприклад, в інженерному проєкті можна окремо запланувати розрахунки та підготовку документації. Для кожного блоку визначити період роботи, а потім деталізувати його до задач. Склад блоків залежатиме від того, яку систему проєктують і що погодили із замовником.

Розкласти проєктування на керовані етапи

За таким планом керівник може перевірити, коли команда працює над окремими частинами замовлення. Якщо потрібне уточнення, можна перейти від загального графіка до задач відповідного об’єкта.

Поділ на проєкти також допомагає розрізняти паралельні замовлення. Розрахунки для однієї котельні та документація для іншої належать до своїх об’єктів, навіть якщо над ними працюють ті самі спеціалісти.

Задачі для інженерів і проєктувальників

Усередині проєктів АЛМІС ставить задачі інженерам, проєктувальникам та іншим виконавцям. Кожна задача описує конкретну роботу й залишається пов’язаною з об’єктом.

У if.team для задачі можна вказати виконавця, строк і статус, додати опис. Наприклад, підготовку гідравлічного розрахунку можна оформити окремою задачею: зазначити, для якої ділянки він потрібен і що має бути готове після виконання. Таке формулювання допомагає оцінити результат роботи.

Закріпити відповідальність за кожну роботу

Список показує розподіл робіт усередині замовлення. Керівник може перевірити, хто виконує потрібну задачу та в якому вона статусі. Виконавець бачить її зв’язок із проєктом і строк, на який орієнтується команда.

Під час перегляду плану статуси задач показують, які частини роботи ще тривають. Якщо документація не готова, керівник перевіряє відповідні задачі й уточнює, що залишилося виконати.

Наприклад, у проєкті може з’явитися уточнення до вихідних даних. У задачі варто зазначити, який розрахунок потрібно переглянути та якого результату очікують. Виконавець отримує конкретне завдання, а керівник надалі перевіряє саме цю роботу. Це приклад того, як деталізація плану допомагає враховувати зміни під час проєктування.

Витрати, оплати та економіка кожного об’єкта

Поряд із проєктуванням АЛМІС веде в if.team економіку об’єктів. Компанії важливо розуміти, скільки витратили на виконання замовлення, які оплати отримали від клієнта та який фінансовий результат має проєкт.

Прив’язка фінансових даних до об’єкта дозволяє перевіряти кожне замовлення окремо. Для цього не потрібно орієнтуватися лише на загальні надходження й витрати компанії: вони об’єднують розрахунки за різними роботами.

Контролювати результат кожного об’єкта

Наприклад, замовник перерахував аванс за проєктування, але частину робіт команда ще виконує. Отримана сума показує стан розрахунків із клієнтом. Щоб оцінити прибутковість замовлення, потрібно також врахувати витрати на його виконання.

Такий перегляд корисний і до завершення об’єкта. Якщо обсяг робіт збільшився, керівник може повернутися до економіки проєкту й перевірити, як додаткові витрати впливають на результат. Для цього зміни мають бути відображені в обліку.

У результаті планування та фінансові показники стосуються того самого замовлення. Можна перевірити хід проєктування й окремо розібрати його вартість для компанії.

Інтеграція з 1С і перехід до управлінського обліку в if.team

До впровадження if.team в АЛМІС уже було багато процесів, пов’язаних із 1С. Компанія продовжує користуватися нею та реалізувала інтеграцію через API if.team. Це дозволило поєднати роботу двох систем.

API — це інтерфейс, через який системи обмінюються даними. Для інтеграції визначають, яку інформацію передавати та за якими правилами її оновлювати. АЛМІС використала цю можливість для зв’язку з чинною обліковою системою.

Для компанії з усталеним обліком це практичний спосіб переходу. Поки частина процесів залишається в 1С, команда вже планує проєктування та працює з економікою об’єктів в if.team. Далі можна визначати, які фінансові операції переносити в систему та які дані ще потрібно отримувати з 1С.

Водночас компанія поступово рухається до ведення управлінських фінансів в if.team. Для цього в продукті є облік доходів і витрат, Cash Flow та P&L, економіка проєктів та інтеграції з банками. Ці можливості можна використовувати для перенесення відповідних фінансових процесів.

Для інших компаній if.team також може стати альтернативою 1С у частині управлінського обліку. Обсяг переходу залежить від потрібних операцій і звітів. АЛМІС почала зі спільної роботи систем; повна відмова від 1С залишається подальшою перспективою.

План проєктування та фінанси в межах одного об’єкта

АЛМІС побудувала роботу в if.team навколо інженерних об’єктів. Для кожного є план, задачі виконавців і фінансові показники. Керівник може розглядати замовлення в цілому та переходити до потрібних подробиць.

Інтеграція з 1С дозволяє зберігати чинні облікові процеси під час переходу. Компанія вже використовує if.team для планування проєктування та економіки об’єктів і може поступово розширювати управлінський облік у системі.

Часті запитання

Як організувати проєктування кількох об’єктів в одній системі?

Кожен об’єкт ведуть як окремий проєкт. Усередині планують блоки робіт і створюють задачі для інженерів. Строки, виконавці та фінансові дані залишаються пов’язаними з відповідним замовленням.

Як контролювати економіку окремого об’єкта?

Витрати та інші фінансові дані відносять до потрібного проєкту. Це дозволяє оцінювати його показники окремо від інших замовлень. Оплати клієнта показують стан розрахунків, а для оцінки прибутковості враховують доходи й витрати проєкту.

Чи можна інтегрувати if.team з 1С?

Так. АЛМІС реалізувала інтеграцію через API. Склад даних і правила обміну налаштовують під процеси компанії.

Чи може if.team замінити 1С для управлінського обліку?

if.team підтримує облік фінансів, економіку проєктів, Cash Flow і P&L. Якщо ці можливості відповідають потребам компанії, відповідні процеси можна перенести в систему. Обсяг переходу визначають окремо; АЛМІС поки використовує інтеграцію з 1С.