Інтеграції лідів

Доступні типи інтеграції: Google Forms, Facebook, Ringostat і UniTalk. Якщо потрібного каналу немає в списку (форми на сайті, Discord абощо) — підключення виконує служба підтримки if.team.

Іконка шестерні праворуч від кнопки «Додати інтеграцію» відкриває панель «Налаштування полів» — тут перемикачами вмикаються та вимикаються колонки таблиці (Статус, Назва, Джерело ліда, Статус ліда, Тип, Дії), а перетягуванням за іконку ⠿ змінюється їхній порядок. Натисніть «Зберегти», щоб застосувати.

Як створити інтеграцію

Натисніть «Додати інтеграцію» і заповніть вікно:

• Назва інтеграції — довільна назва, щоб розрізняти підключення (обов'язкове поле).
• Тип інтеграції — сервіс, з яким налаштовується інтеграція: Google Forms, Facebook, Ringostat або UniTalk (обов'язкове поле). Після збереження тип змінити не можна — поле стає неактивним. Щоб перейти на інший сервіс, створіть нову інтеграцію.
• Дата початку інтеграції — дата, з якої система почне забирати заявки (обов'язкове поле для Google Forms і Facebook). Поставте ранішу дату, щоб підтягнути не лише нові ліди, а й ті, що вже накопичилися. Для телефонії це поле відсутнє.
• Джерело ліда — джерело, що буде встановлене для лідів із цього каналу. Список випадного списку підтягується з налаштувань CRM у панелі адміністратора («Налаштування» → «CRM» → «Джерела лідів»).
• Статус ліда — статус, який буде встановлений для нових лідів (набір і кольори також задаються в налаштуваннях CRM «Статуси лідів»).
• «Активувати» — увімкнути інтеграцію відразу після збереження.

Натисніть «Зберегти».

Решта налаштувань залежить від типу та доступна вже після створення — відкрийте інтеграцію в списку, щоб перейти до вікна «Редагувати інтеграцію».

Налаштування інтеграції з Google Forms

Налаштування розбите на два етапи: спочатку — вікно створення зі спільною шапкою, а після збереження — блоки, специфічні для форм.

Крок 1. Заповніть вікно створення

Назва, тип (Google Forms), дата початку інтеграції, джерело та статус ліда — як описано вище в розділі «Як створити інтеграцію». Натисніть «Зберегти».

Крок 2. Авторизація в Google

Одразу після збереження система перекине вас на сторінки Google:

1. «Виберіть обліковий запис» — виберіть обліковий запис, на якому лежать потрібні форми, чи натисніть «Вибрати інший обліковий запис»;

1. «Ви знову входите в обліковий запис IF TEAM» — натисніть «Продовжити»;

1. «Додатку IF TEAM потрібен доступ до вашого облікового запису Google» — ще раз натисніть «Продовжити», щоб надати доступ.

Після цього ви повернетеся до інтеграції — тепер вона відкривається у вікні «Редагувати інтеграцію», а в полі «Google Форма» з'явиться кнопка «Обрати». Доступ можна будь-коли відкликати в налаштуваннях свого облікового запису Google.

Крок 3. Вибір форми

Натисніть «Обрати» — і відкриється вікно Select a file з вашого Google Диска: на вкладці Forms показані всі доступні форми з пошуком, перемикачем вигляду й опцією сортування. Виділіть потрібну форму та натисніть Select.

Вибрана форма відображається в полі разом з іконкою, а кнопка змінює назву на «Змінити» — нею форму можна замінити на іншу.

Доки форму не вибрано, блок «Відповідність полів» відображається, але списки в ньому порожні («Немає результатів пошуку») — питання підтягуються саме з вибраної форми.

Крок 4. Відповідність полів

Це блок, що згортається. Тут ви зіставляєте питання вибраної форми з полями картки ліда. Доступні поля для заповнення: Опис, Назва, Контрагент, Очікуваний бюджет, Відповідальні, Учасники, Контактна особа, Телефон, Електронна пошта, а також utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content.

Натисніть «+» праворуч від потрібного рядка — відкриється список питань форми з полем пошуку (зручно, коли форма довга). Виберіть питання, відповідь на яке має потрапляти в це поле ліда. В одне поле можна підставити кілька питань — наприклад, зібрати «Опис» одразу з кількох відповідей.

Лише два поля заповнюються не з форми, а зі списку вашої команди:

• Відповідальні — співробітники, яких система автоматично призначить відповідальними за ліди з цього каналу;
• Учасники — співробітники, яких буде додано до ліда як учасників.

Очікуваний бюджет заповнюється в основній валюті компанії — вона задається під час створення компанії й у налаштуваннях інтеграції не змінюється.

Кнопка «+ Додати поле» внизу блоку додає ще один рядок зіставлення — для кастомних полів ліда.

Крок 5. Перевірка дублікатів

Блок, що згортається. Визначає, що робити, коли заявка приходить від людини, яка вже є у ваших лідах. Поки головний перемикач вимкнено, у блоці видно лише його — решта налаштувань з'являється після вмикання.

• «Перевіряти дублікати» — головний перемикач. Увімкніть, щоб уникнути створення дублікатів: система звіряє нову заявку з наявними лідами та, якщо знаходить збіг, оновлює наявний лід замість того, щоб створювати ще один.
• «Ідентифікація дублікатів за» — обов'язкове поле, за яким система шукатиме збіги: «Номер телефону» чи «Email». Це «ключ» перевірки — без нього система не знатиме, що вважати одним і тим самим клієнтом.
• «Заповнювати порожні поля» — якщо знайдено наявний лід, система заповнить новими даними лише порожні поля; вже заповнені значення не перезаписуються. Крім того, автоматично створяться нові кастомні поля, якщо вони з'явилися в інтеграції чи отримали значення. Практично це означає, що повторна заявка збагачує картку, а не затирає те, що менеджер уже вписав руками.
• «Додати коментар» — автоматично додавати коментар до наявного ліда, коли з форми надійшов дублікат. Так менеджер бачить, що клієнт звернувся повторно, і що саме він написав цього разу.
• «Коментар» — текст, який буде додано. Це не просто статичний рядок, а шаблон із мапінгом: наберіть потрібний текст, а кнопкою «+» вставте змінні — питання вашої форми. Система підставить відповіді з нової заявки у коментар.

Після змін натисніть «Зберегти».

Налаштування інтеграції з телефонією (Ringostat, UniTalk)

Крок 1. Заповніть вікно створення: назва, тип (Ringostat або UniTalk), джерело та статус ліда. Поля «Дата початку інтеграції» тут немає — лід створюється за фактом дзвінка, а не імпортується за період. Натисніть «Зберегти».

Крок 2. Виберіть API-ключ. У вікні редагування з'являється обов'язкове поле «API Ключ» — ключ для налаштування вебхука. Розгорніть список і виберіть один із ключів вашої компанії. Іконка копіювання праворуч від поля кладе ключ у буфер обміну — він знадобиться на боці сервісу телефонії.

Ключі створюються та керуються в панелі адміністратора; доступ до них регулюється дозволом «API ключі» в налаштуваннях ролі (див. «Права доступу»). Якщо список порожній, спершу створіть ключ — без нього інтеграцію не зберегти.

Крок 3. Налаштуйте вебхук на боці сервісу. Основна частина роботи виконується в кабінеті телефонії — у вікні є покликання «Посібник з налаштування інтеграції Ringostat» (або UniTalk відповідно до вибраного типу) з покроковою інструкцією. Поки вебхук не налаштований, ліди надходити не будуть.

Крок 4. Заповніть спільні блоки. «Відповідність полів» і «Перевірка дублікатів» заповнюються як описано вище. Доступні для підстановки дані — це параметри дзвінка, що відрізняється залежно від вибраного сервісу:

• Ringostat — номер того, хто дзвонить, куди дзвонили, статус, тип і дата дзвінка, тривалість дзвінка й очікування;
• UniTalk — ID дзвінка, ID у базі даних, ініціатор дзвінка, номер призначення, зовнішній номер і назва останньої групи.

У блоці дублікатів для телефонії логічно вибрати ідентифікацію за «Номером телефону» — це єдиний контакт, який гарантовано приходить із дзвінка.