Як івент-агенція організувала захід за 7 днів із бюджетом 1 млн грн за допомогою if.team

Наш клієнт організовував конференцію для 150 учасників у конференц-центрі Парковий. Після виграшу тендера залишалося всього 7 днів на підготовку. Потрібно було спланувати простір, залучити підрядників, організувати кейтеринг, технічне забезпечення, фотозону, декор, меблі, онлайн-трансляцію, синхронний переклад, реєстрацію, бейджі та багато іншого.

Щоб усе це координувати швидко і без помилок, команда обрала if.team. Сервіс допоміг вести задачі та підзадачі, контролювати бюджет та слідкувати за економікою всього проєкту у реальному часі.

if.team став основним робочим інструментом нашого клієнта для координації процесів і контролю фінансів. Далі — детальніше про те, як команда використовувала сервіс.

Яку задачу потрібно було вирішити

Клієнт — організатор подій, якому після виграшу тендеру на проведення конференції їм залишалося всього 7 днів на підготовку. Потрібно було:

• координувати всі процеси між менеджерами та підрядниками;

• вести облік і контроль 12 статей витрат;
• забезпечити своєчасне виконання задач і дотримання строків;
• мати прозорий контроль бюджету та економіки проєкту у реальному часі.

Команда шукала сервіс, який дозволяє вести всі проєкти в одному місці, ставити задачі між відділами, планувати підзадачі, відстежувати прогрес і бачити фінансовий стан кожного етапу. Важливо було, щоб інструмент був українського походження і зі зручним українським інтерфейсом. Тому їм ідеально підійшов наш сервіс if.team.

Як івент-агенція працювала з задачами в if.team

Підготовка конференції вимагала не простої роботи по списку, а чіткого контролю того, що, коли та ким має бути зроблено. Клієнт використовував if.team як єдину робочу панель, де всі задачі, строки й відповідальні були в одному сервісі. Це дозволяло відслідковувати стан робіт без зайвих уточнень і втрат інформації.

Календар задач

Календар задач в if.team став головним орієнтиром для менеджерів. На одному екрані видно, що заплановано на кожен день тижня, які етапи починаються, які — завершуються, і де є ризики зрушень.

Команда могла одразу побачити:

• які задачі заплановані на сьогодні й завтра;
• які дедлайни наближаються;
• які задачі залежать одна від одної.

Це спрацювало як дорожня карта всього проєкту. Замість десятків окремих документів і чатів менеджер відкривав календар і відразу бачив загальну картину на тиждень. Це дуже виручало при коротких термінах — просто, щоб зрозуміти, де щільний графік і де є вікна для корекцій.

Діаграма Ґанта

Діаграма Ґанта стала тим самим зведеним поглядом на весь процес. Коли задачі були розбиті на етапи, менеджери бачили не просто дати, а взаємозалежності між ними.

Наприклад:

• монтаж LED‑екрану не може початися, поки не узгоджено технічне обладнання;
• фотозона зʼявляється тільки після встановлення меблів;
• для синхронного перекладу потрібна готова розсадка гостей.

Шкала Ґанта показувала, що відбувається паралельно, а що — у черзі. У випадку затримки по одній задачі можна було одразу побачити, які ще процеси це зачепить, і швидко перерозподілити ресурси.

Підзавдання

Також важливими у роботі були підзадачі — вони дозволяли розкладати великі блоки робіт на чіткі кроки з відповідальними та строками.

Наприклад, завдання «Організувати кейтеринг» містило такі підзадачі:

• узгодити меню з постачальником;
• фіналізувати кількість порцій та графік подачі;
• затвердити логістику доставки
• підготувати сертифікати якості та документи.

Аналогічно, під завдання «Фото‑ і відеозйомка» команда створювала підзадачі «погодження локацій», «синхронізація графіку операторів», «експорт фото/відео після заходу».

Кожна підзадача мала свого виконавця, дату виконання і була повʼязана із загальним графіком. Це дозволяло не пропустити жодної деталі, навіть коли робіт було багато і вони перетиналися між собою.

Як івент-агенство працювало з фінансами в if.team

Після того як задачі були розкладені, команда почала контролювати бюджет і рух коштів через функціонал if.team. Завдяки сервісу вони могли одночасно відстежувати доходи, витрати та трансфери без ручних підрахунків.

Cashflow

У cashflow команда додавала всі доходи від клієнта, витрати на кейтеринг, меблі, LED-екран, декор, фотозону, онлайн-трансляцію і переклад, а також трансфери між рахунками. При додаванні кожної транзакції вказували:

• суму і валюту;
• рахунок списання та рахунок зарахування;
• банківську карту чи банк;
• контрагента;
• категорію витрати чи доходу;
• термін виконання платежу.

Ці дані одразу відображалися на графіку, де було видно не лише поточні доходи та витрати, але й майбутні платежі, прострочені витрати, загальний баланс та тенденції руху коштів. Окремий підрозділ показував категорії витрат, а таблиця всіх транзакцій дозволяла швидко знаходити конкретний платіж і перевіряти його статус.

P&L

P&L дозволяв оцінювати прибутковість проєкту. На графіку команда відстежувала:

• фактичні доходи та витрати;
• чистий грошовий потік;
• баланс на кінець періоду;
• порівняння планових і фактичних показників.

У таблиці транзакцій можна було відразу побачити, яка стаття витрат перевищує бюджет, і швидко скоригувати план. Наприклад, витрати на кейтеринг були контрольовані та не перевищили заплановану суму.

Транзакції

Розділ транзакцій служив для оперативного додавання будь-яких платежів і доходів, включно з внутрішніми трансферами. Таблиця показувала:

• загальну суму майбутніх витрат і платежів;
• фактичні витрати та доходи;
• баланс після кожної операції.

Таким чином, команда мала повну прозорість фінансів у реальному часі: від статей витрат до загального балансу проєкту, без необхідності зводити дані вручну чи користуватися сторонніми таблицями.

Результати роботи з if.team для івент-агенції

Наш клієнт використав if.team для координації задач і контролю фінансів під час підготовки конференції. Календар задач показував усі задачі за тиждень на одному екрані, дозволяючи швидко оцінювати навантаження і відстежувати прогрес. Кожна задача була прив’язана до конкретного менеджера або підрядника, що допомагало уникати дублювання та втрат інформації.

Діаграма Ґанта показувала взаємозв’язки між задачами й підзадачами, дозволяла планувати послідовність робіт і оцінювати ризики затримок. Підзадачі деталізували процеси, наприклад налаштування онлайн-трансляції або оформлення фотозони, і всі вони були контрольовані в реальному часі.

Фінансовий модуль включав cashflow, P&L та транзакції. Команда додавала доходи, витрати та трансфери з усією деталізацією: рахунки, контрагенти, категорії, валюта. Графіки показували доходи, витрати, майбутні та прострочені платежі, а таблиці транзакцій дозволяли швидко аналізувати фінанси й бачити загальний баланс.

Завдяки if.team івент-агенція змогла організувати конференцію вчасно, контролювати всі процеси та прозоро вести фінанси, навіть за дуже короткий термін.