У пошуках найкращого ПЗ для управління проєктами на аутсорсингу: шлях компанії SolidWay до if.team

Чого найбільше прагнуть команди на ниві веброзробки? Приділяти час реалізації проєктів, а не керуванню ними. Бо в проєктному менеджменті, надто в аутсорсингових компаніях, час є найціннішим ресурсом, від якого залежить і вартість, і якість IT-продуктів. Тому головний принцип, який з самого початку сповідує if.team — це нечувана простота керування проєктами на одному екрані. Саме граничній простоті й віддала перевагу команда SolidWay, коли мігрувала з відомої всім айтівцям системи Jira. Які ще переваги роблять if.team найкращим ПЗ для управління проєктами на аутсорсингу для компанії SolidWay? Читайте в нашому кейсі.

Про компанію SolidWay, що шукала найкраще ПЗ для управління проєктами на аутсорсингу та знайшла if.team

Розмір компанії: 2-10 людей

Ніша: аутсорсинг розробки програмних рішень для бізнесу

Старт впровадження ERP-системи: листопад 2024

SolidWay — це IT-аутсорсингова компанія, що займається розробкою програмного забезпечення для малого та середнього бізнесу в ЄС з 2023 року. Ще тоді молода команда розуміла: високоякісні IT-рішення для клієнтів неможливі без оптимізації процесів розробки. Адже в аутсорсингу кожен проєкт може відрізнятися за скоупом і містити в собі безліч ітерацій і завдань: від розробки дизайну та логіки інтерфейсу до тестування та розгортання готового програмного забезпечення.

Спочатку команда працювала в знайомій кожному розробнику системі Jira. Хоча вона й заточена під різні методології розробки, проте не охоплює всіх аспектів управління проєктами: командами, фінансами та продажами. З часом і розвитком компанія SolidWay зіткнулася з операційними та фінансовими викликами, що виходили за межі функціоналу системи Jira. Так, команда вирішила змінити підхід до керування аутсорсинговою розробкою програмного забезпечення та прийшла до комплексного рішення — ERP-системи if.team.

Від Jira до if.team: еволюція управління аутсорсинговою розробкою ПЗ

У світі розробки, де Jira стала синонімом проєктного менеджменту, аутсорсингова компанія SolidWay наважилася на сміливий крок — змінити звичну австралійську платформу на користь української системи if.team. І хоча кращого таск-менеджера для розробників, ніж Jira, треба ще пошукати, команді дуже бракувало фінансового контролю над проєктами.

Трансформація фінансів аутсорсингової компанії

«Керування фінансами та їхня калькуляція, безумовно, на першому місці.» — так засновник SolidWay Михайло Павлов пояснює перехід компанії з Jira на if.team

Час — це гроші для бізнесу, що працює з проєктами. Тому if.team дбає не лише про операційну ефективність, а й про оптимізацію фінансів.

Як і більшість IT-компаній, у роботі над завданнями SolidWay активно використовує трекер робочого часу. Поряд з відстеженням прогресу завдань на основі даних тайм-трекера система рахує витрати в автоматичному режимі та генерує звіти в реальному часі. Все це — в розрізі проєкту, його ітерації чи навіть окремого завдання.

Система також враховує рейти співробітників, щоб автоматизувати розрахунок заробітних плат і точно планувати бюджети проєктів.

Можливості фінансового управління аутсорсинговою розробкою ПЗ не обмежуються лише проєктами. Система пропонує потужні інструменти для фінансового менеджменту всієї компанії. Так, інтерактивний звіт Cash Flow відображає актуальну інформацію про рух грошей на основі фактичних надходжень і виплат. Ба більше, гістограма розширена даними про планові витрати та надходження, що дозволяє не просто контролювати, а й прогнозувати грошові потоки. Наприклад, передбачати касові розриви та вживати заходів для запобігання проблем з ліквідністю.

Звіт прибутків і збитків P&L (Profit and loss statement) доповнює картину фінансового стану компанії SolidWay. Він формується на основі доходів і витрат незалежно від фактичного надходження чи виплати грошових коштів. Зазвичай інструмент P&L використовують для оцінки прибутковості компанії, проте в if.team такі звіти можна формувати навіть для великих проєктів.

Фінансовий звіт P&L має просту фільтрацію за періодами та 2 режими відображення даних — мальовнича діаграма для швидкого сприйняття та класична таблиця — для занурення в деталі.

Ось як система if.team присвоює категорію P&L під час автоматичного створення зарплатних відомостей:

Всі вхідні та вихідні транзакції, на базі яких формуються звіти IT-аутсорсингової компанії, зручно розмістилися в однойменній вкладці фінансового модуля. Це таблиця з гнучкими налаштуваннями, оснащена функціями пошуку та фільтрації для швидкого доступу до потрібних даних. Своєю чергою співробітники SolidWay бачать лише ті транзакції, що стосуються їхньої заробітної плати.

Як HR-інструменти if.team змінюють управління аутсорсинговою розробкою ПЗ

HR-модуль ERP-системи if.team стали для SolidWay неочікуваним відкриттям:

HR частина — річ, на яку не звертали уваги, допоки не почали тестувати. Але воно добило бажання перейти та залишитися тут. Банально можливість створити запит на вихідні чи відпустку — річ незамінна
— ділиться враженнями засновник компанії Михайло Павлов.

Йдеться про календар навантаження співробітників у HR-розділі системи if.team «Команда». Це зручний інструмент для миттєвого огляду зайнятості працівників за графіками та статусами робочих і неробочих днів.

Календар навантаження дозволяє не тільки контролювати навантаження команди, а й легко вести облік відпусток або відряджень. Екран календаря має швидкий пошук і фільтрацію за датою, відділом і типом дня (вихідний, лікарняний, святковий абощо).

Співробітник компанії бачить календар як власний робочий графік, і може запросити собі вихідний або відпустку в пару кліків. Однак на цьому переваги календаря не закінчуються — його функціонал дозволяє планувати робочий час згідно з прогнозом зайнятості, що формується на основі активних завдань з чіткими дедлайнами.

Повсякденне управління аутсорсинговою розробкою ПЗ

Хоча на ринку ERP-систем ще не з’явилося рішення, здатного конкурувати з Jira у сфері розробки, if.team ставить перед собою інше завдання — комплексно охопити всі аспекти проєктної діяльності, зокрема для IT-компаній, які прагнуть простої організації складних проєктів.

All-in-one на повну ультує. Робить ваш софт безальтернативним
— так підсумовує свій новий досвід управління проєктами засновник аутсорсингової компанії SolidWay.

Ба більше, з таким неоціненним фідбеком від команди SolidWay українська система має шанси стати незамінним інструментом для всіх IT-компаній. Адже технічна команда if.team не просто чує своїх користувачів, а й активно шукає зворотного зв’язку, щоб створити найкраще програмне забезпечення для управління проєктами на аутсорсингу. Функціонал if.team покращується й оновлюється чи не щотижня, а для компаній зі специфічними потребами доступна можливість кастомізувати та навіть розгорнути систему на окремому сервері.

Отже, завдяки численним пропозиціям SolidWay ERP-система збагатилася корисними функціями для щоденної роботи над проєктами, серед яких:

1. Створення завдання без призначення виконавців — важливий апгрейд if.team для Scrum-команд, які працюють над беклогом продукту та не завжди знають, хто напевно буде виконуватиме завдання спринту. Щоб завдання не загубилося, система автоматично призначає відповідальним постановника.
2. Внесення робочого часу для завершених завдань — функція, що спрощує облік позачергових виправлень і дозволяє додавати витрачений час без зміни статусу завдання на активне.

Разом з аутсорсинговою компанією SolidWay if.team продовжує розширювати можливості для комфортної роботи розробницьких команд, зокрема:

• атрибути завдань за ступенем серйозності Severity для пріоритизації виправлення багів,
• типи завдань за рівнем складності Epic, Story, Task, Sub-task і Defect для гнучкого управління аутсорсинговою розробкою ПЗ,
• унікальні ідентифікатори завдань для швидкого пошуку, ефективного відстеження та уникнення дублів,
• створення беклогу продукту для планування роботи за методологіями Scrum і Kanban.

Результати впровадження ERP-системи if.team

Досвід компанії SolidWay демонструє, що ефективне керування аутсорсинговою розробкою ПЗ вимагає комплексного рішення. Перехід з Jira на if.team дозволив команді не тільки зручно працювати над проєктами, а й управляти всією компанією. Вирішальними для SolidWay виявилися можливості фінансового модуля, зокрема графік згоряння бюджету проєкту, автоматизований облік заробітних плат, а також інтерактивні звіти Cash Flow і P&L, які надають повну картину фінансового здоров’я компанії. Календар для планування та обліку робочого часу суттєво спростив HR-процеси, а таск-менеджер if.team став новим комфортним середовищем для спільної роботи розробників, які допомагають зробити його функціонал ще кращим. Адаптація системи під унікальні потреби команди на окремому сервері робить if.team ідеальним вибором для IT-компаній, які шукають специфічне рішення на базі готової ERP.