ERP-система для аутстафінгу: як if.team допомагає контролювати економіку проєктів

Коли компанія працює за аутстафінговою моделлю, важливо мати чіткий контроль за тим, як витрачаються ресурси: хто та як працює, скільки годин трекає, які завдання в проєкті є billable, а які — ні. Це не лише про дисципліну, а про економіку проєктів — дохід, маржинальність, прозорість для клієнтів.

Для цього потрібна спеціалізована ERP-система для аутстафінгу, яка дозволяє контролювати рейти, бюджети й завантаження фахівців. Саме таку систему використовує аутстафінгова компанія IOD. Вона надає ІТ-персонал за моделлю time & material і організувала свою роботу через if.team.

У цьому кейсі розповідаємо, як компанія налаштувала процеси в системі, як клієнти IOD отримують доступ до задач і звітів у реальному часі, а також чому платформа підходить тим, хто надає або отримує послуги аутстафінгу.

Про клієнта

Аутстафінгова компанія IOD — це міжнародна команда з багаторічним досвідом у веброзробці, яка працює віддалено в кількох країнах світу. До того як зосередитись на аутстафі, команда реалізувала понад 200 проєктів: від сайтів і мобільних застосунків до SEO та UI/UX дизайну.

Сьогодні в компанії працює понад 50 фахівців — розробники, проєктні менеджери, тестувальники, маркетологи та дизайнери. Але IOD — не біржа фрілансерів. Це команда, яку компанія формує зсередини, інвестує в її розвиток і забезпечує юридичний та кадровий супровід.

Компанії потрібно було забезпечити ефективне управління проєктами та командою, а також можливість в реальному часі відслідковувати навантаження, завдання і витрати на кожен проєкт. Тому IOD звернулися до нас і почали використовувати ERP-систему для аутстафінгу if.team.

Як ERP-система для аутстафінгу if.team допомогла оптимізувати керування проєктами

ERP-система для аутстафінгу особливо актуальна для компаній, що працюють за моделлю time to material, де важливо точно відстежувати витрати, робочий час команди та фінансові показники кожного проєкту. Клієнтам потрібно бачити прозору фінансову картину, мати зручні звіти та своєчасно отримувати інвойси. Саме з цим стикнулось аутстафінгове агентство IOD. Команда шукала рішення, яке дозволить поєднати операційні процеси з фінансовим обліком і працювати з клієнтами у режимі реального часу.

Завдяки ERP-системі для аутстафінгу від if.team компанія змогла навести лад у керуванні проєктами, автоматизувати фінанси та створити ефективну систему співпраці з клієнтами.

Додавання клієнтів до системи

Компанії IOD було важливо мати можливість ефективно працювати з клієнтами в реальному часі. Інтеграція з ERP-системою для аутстафінгу if.team дозволила створити зручний інтерфейс для спільної роботи, де клієнти могли відслідковувати виконання завдань, а також ставити нові задачі без перевантаження інформацією. Такі функції є важливими для будь-якого аутстафінгового агентства, яке прагне забезпечити своїм клієнтам зручний контроль і оперативність у виконанні проєктів.

У if.team можна налаштувати гнучкі рівні доступу: дозволити клієнтам переглядати лише ті задачі, які їх стосуються, або надати повний доступ до всіх проєктів. За потреби клієнти можуть не тільки бачити прогрес, а й самостійно створювати нові задачі. У результаті системою користуються не лише менеджери аутстафінгової компанії, а й самі замовники, що значно покращує взаємодію та прозорість процесів.

Крім того, клієнти IOD мають доступ до актуального стану взаєморозрахунків, зокрема можуть бачити виставлені та оплачені рахунки, а також документи та акти для них. Це дозволяє забезпечити ще більшу прозорість і контроль з боку клієнтів, що важливо для підтримки довготривалих і успішних партнерських відносин.

Ролі користувачів і права доступу

Зі зростанням кількості проєктів та залученням клієнтів до системи, компанії IOD стало критично важливо гнучко керувати рівнями доступу. В ERP-системі для аутстафінгу if.team можна налаштувати, хто і що бачить: клієнтам відкривається лише потрібна їм інформація, а командам — тільки релевантні завдання. Це забезпечує зручну та безпечну спільну роботу без перевантаження зайвими даними.

Завдяки налаштуванням ролей і прав доступу в if.team, компанія IOD змогла визначити, хто має доступ до певної інформації як у межах окремих проєктів, так і на рівні всієї компанії. Доступ можна відкривати не лише до задач, а й до деталей проєктів, клієнтів, лідів, звітів та багатьох інших розділів. Це дозволяє швидше адаптувати нових співробітників, уникати помилок через надлишок інформації та демонструвати клієнтам лише те, що дійсно потрібно. Крім того, передбачено різні рівні доступу для менеджерів, керівників команд та інших ролей — це спрощує організацію роботи всередині аутстафінгової фірми.

Управління внутрішніми та комерційними ставками

В ERP-системі для аутстафінгу if.team можна гнучко налаштувати комерційні рейти для різних завдань та виконавців у рамках моделі time to material. Це дає можливість створювати один або кілька комерційних рейтів на проєкт, а також використовувати їх залежно від типу завдання та виконавця. Кожен виконавець може мати свою ставку, що дозволяє точно оцінювати вартість виконання роботи по кожному напрямку.

Крім того, в системі передбачено використання non-billable рейтів для завдань, які не підлягають оплаті з боку клієнта. Такі завдання не будуть враховуватися в розрахунках, що дозволяє точніше контролювати вартість робіт і уникати помилок у розрахунках.

Внутрішні рейти, або ставки співробітників, також легко управляються в ERP-системі для аутстафінгу. Ставку можна задати як за місяць, так і за годину, а за необхідності — переоприділити її для кожного проєкту. Це особливо зручно, якщо для одного проєкту потрібна інша ставка, ніж для іншого. Якщо ж ставки однакові для всіх проєктів, їх можна задати один раз у картці співробітника, що дозволяє суттєво спростити процес і уникнути повторних налаштувань.

Графік згоряння бюджету в реальному часі

Графік згоряння бюджету (budget burn chart) — це інструмент, який показує, як саме витрачається бюджет проєкту. Він працює в режимі реального часу, відображаючи фактичні витрати у порівнянні з запланованими. Таким чином, команди бачать, чи не перевищують вони бюджет і чи йдуть за графіком. Це дозволяє швидко реагувати на відхилення та ухвалювати фінансово обґрунтовані рішення.

Для IOD особливо важливим було відслідковувати, скільки нараховано клієнту до сплати по різним комерційним рейтам та скільки вже закрито рахунками. В ERP-системі для аутстафінгу if.team це все автоматизовано. Проєкт можна ділити на ітерації, які відповідають платіжним періодам, що дає змогу чітко бачити актуальний стан взаєморозрахунків. Це дозволяє компанії оперативно коригувати стратегію виконання завдань та забезпечувати ефективне управління фінансами в реальному часі.

Використання ERP-системи для аутстафінгу if.team дає можливість аутстафінговим компаніям мати прозорість у фінансових процесах та ефективно взаємодіяти з клієнтами.

Ітерації та звітність

Ітерації — це окремі проміжки часу, протягом яких команда виконує певний обсяг роботи. Їх можна налаштовувати під конкретний ритм компанії: тижневі, двотижневі, місячні, квартальні тощо. Кожну ітерацію можна називати по-різному та організовувати відповідно до потреб проєкту. Це допомагає структурувати роботу команди, планувати навантаження та бачити динаміку виконання завдань. В ERP-системі для аутстафінгу if.team ітерації автоматично синхронізуються з фінансовими даними, що дозволяє максимально ефективно організовувати роботу.

Після завершення кожної ітерації в ERP-системі для аутстафінгу if.team автоматично формується звіт зі всіма виконаними задачами, витраченим часом і результатами. Цей звіт разом з інвойсом (рахунком) можна легко надіслати клієнту для підтвердження обсягу виконаної роботи. Такий підхід спрощує облік, покращує прозорість взаємодії та дозволяє підтримувати довіру між аутстафінговою компанією та її замовниками.

У рамках IOD регулярно здійснюється оцінка прогресу проєктів на різних етапах, що дозволяє коригувати стратегію виконання завдань. За допомогою ERP-системи для аутстафінгу if.team компанія має можливість будувати чіткі ітерації, що дає змогу своєчасно коригувати роботу команди. Це особливо важливо для аутстафінгових компаній, які працюють із клієнтами в режимі реального часу.

Репорти та інвойси

Важливим аспектом для IOD стала автоматизація процесу звітності та інвойсів. За допомогою if.team можна швидко створювати рахунки та контролювати фінансові транзакції. Це дозволяє зменшити помилки та забезпечити своєчасне виставлення рахунків для клієнтів. Для аутстафінгової компанії це необхідно для правильної фінансової звітності й обліку витрат.

В if.team доступна розширена система фінансової звітності, яка охоплює як окремі проєкти, так і компанію загалом. Усі дані оновлюються в режимі реального часу, що дозволяє оперативно реагувати на фінансові зміни.

У системі є модуль «Транзакції», де фіксуються всі вхідні та вихідні платежі, а також трансфери між рахунками. Це дає змогу завжди бачити актуальний стан фінансів.

Ключові типи фінансових звітів:

• Звіт про рух грошових коштів — допомагає планувати фінанси, уникати касових розривів і контролювати баланси по всіх рахунках
• Звіт про доходи та видатки — дозволяє аналізувати прибутки й витрати, обраховувати операційний і чистий прибуток, планувати бюджет і бачити структуру доходів.
• Виплати заробітної плати — дає змогу розраховувати зарплату автоматично на основі фіксованої ставки або погодинного рейту, а також контролювати своєчасність виплат.
• Регулярні витрати — витрати, які враховуються автоматично (наприклад, оренда, підписки, хостинг тощо), що знижує ризик про них забути.

Ця система звітності виявилася особливо зручною для IOD, адже дозволила керівникам швидко приймати фінансові рішення, а бухгалтерам — мінімізувати рутинну ручну роботу.

Внутрішні чати для спілкування

Для швидкої та ефективної комунікації між членами команди в IOD активно використовуються внутрішні чати. Це дозволяє легко обговорювати завдання, організовувати робочі процеси та отримувати оперативні відповіді на питання. Такі інструменти є необхідністю для аутстафінгових фірм, де комунікація є ключем до успішного виконання завдань для клієнтів.

Нещодавно if.team з’явився новий функціонал — внутрішні чати. Тепер обговорення завдань, обмін файлами та швидке уточнення деталей відбуваються безпосередньо в межах системи. Це централізує всю комунікацію, зменшує потребу в сторонніх месенджерах і спрощує командну роботу.

Доступні три типи чатів:

• Чат компанії — загальне середовище для обговорення важливих питань між усіма співробітниками;
• Чати проєктів — окремі канали для команд, що працюють над конкретними завданнями або проєктами;
• Приватні діалоги — для спілкування віч-на-віч без зайвих учасників.

Інтерфейс чатів інтуїтивно зрозумілий і знайомий користувачам сучасних месенджерів: є підтримка обміну файлами, реакцій, реплаїв, індикація дати й часу повідомлень. Панель можна налаштовувати — працювати в повноекранному, компактному або прихованому режимі, щоб не відриватися під час фокусної роботи. Активні переписки автоматично закріплюються у верхній частині списку чатів для швидкого доступу.

Гнучкі налаштування дозволяють адміністраторам точно визначати, хто має доступ до чатів, які ролі можуть писати, редагувати або видаляти повідомлення. Це забезпечує контрольовану і безпечну комунікацію навіть у командах з великою кількістю користувачів або за участі клієнтів.

Як ERP-система для аутстафінгу if.team допомагає компаніям тримати фінансовий контроль і прозорість проєктів

Завдяки використанню if.team компанія IOD змогла значно покращити ефективність управління проєктами та забезпечити максимальну прозорість для своїх клієнтів. Платформа дозволила автоматизувати процеси відслідковування бюджету, створення звітів і інвойсів, а також організувати зручну та безпечну комунікацію всередині команди та з клієнтами.

Інтерфейс, що дозволяє налаштувати рівні доступу та гнучко працювати з проєктами, допоміг компанії підтримувати чіткий контроль над виконанням завдань. Водночас інструменти для моніторингу бюджету в реальному часі, ітераційні звіти та автоматизовані фінансові процеси значно знизили ризик помилок і допомогли швидко реагувати на зміни в проєктах.

Таким чином, if.team не лише забезпечує простоту у роботі з клієнтами, але й допомагає компаніям, що надають послуги аутстафінгу, досягати високої ефективності та фінансової прозорості в кожному проєкті.