Як Urban Reform упорядковує проєкти, команду та фінанси в ERP-системі для громадських організацій if.team

Кожен грантовий проєкт має власні строки, бюджет, команду, задачі та вимоги до звітності. Частина інформації зберігається у таблицях, частина — в робочих чатах, документах і особистих нотатках менеджерів. Поки проєктів небагато, така система може працювати. Але з часом навіть проста відповідь на питання «Що зараз відбувається з проєктом?» вимагає відкрити кілька файлів і написати кільком людям.

Такий етап проходять організації різного масштабу. В Україні працюють сотні невеликих ГО, які реалізують корисні ініціативи, а операційними процесами в них часто займаються учасники основної команди. Вони планують роботу, контролюють строки, враховують зайнятість колег і стежать за використаними ресурсами паралельно з роботою над самими проєктами.

Громадська організація Urban Reform зіткнулася саме з таким етапом розвитку. Щоб зібрати управлінську картину в одному місці, команда почала поступово переносити операційні процеси в if.team. Спочатку — проєкти, задачі, облік часу та планування роботи команди. Наступні етапи — фінансовий облік і CRM для роботи зі зверненнями.

Про клієнта

Urban Reform — українська громадська організація, заснована у Харкові у 2014 році. Її місія — сприяти розвитку українських міст, щоб вони ставали комфортнішими, справедливішими, стійкішими та активнішими.

Організація працює на перетині урбаністики, освіти та залучення мешканців до розвитку власних міст. Команда досліджує території, допомагає громадам формувати бачення майбутнього, працює з громадськими просторами та поширює сучасні підходи до міського розвитку.

Серед напрямів Urban Reform — тактичний урбанізм, стала мобільність, розвиток міського середовища, збереження спадщини, освітні програми та створення візій для громад і територій. У різних проєктах команда поєднує дослідження, польову роботу, навчання, роботу з місцевими мешканцями та співпрацю з українськими й міжнародними партнерами.

Наприклад, Urban Reform розвиває школу неформальної освіти у сфері просторового планування та розвитку міст. В інших ініціативах організація працює безпосередньо з громадами: проводить дослідження, залучає мешканців до обговорень і допомагає перетворити зібрані ідеї на конкретне бачення розвитку території.

Тому внутрішня робота Urban Reform також побудована навколо проєктів. Кожна ініціатива має окремі цілі, строки, команду, набір задач і бюджет. Частина фахівців може одночасно брати участь у кількох проєктах, а інтенсивність роботи змінюється залежно від етапу: дослідження, підготовка події, польова робота, створення матеріалів або звітність.

Яку задачу потрібно було вирішити

До переходу в if.team управлінська інформація Urban Reform зберігалася у різних таблицях і робочих чатах. Це знайома схема для невеликої організації: одна таблиця відповідає за проєкти, інша — за час, окремі файли використовуються для бюджетів, а актуальний контекст залишається в повідомленнях.

Таблиці добре працюють для конкретного розрахунку або реєстру. Складність виникає на рівні зв’язків між даними: які задачі належать до проєкту, хто зараз ними займається, скільки часу вже витрачено та як це співвідноситься з планом.

Щоб перевірити стан роботи, керівнику доводиться збирати інформацію вручну. Співробітнику — перемикатися між кількома інструментами, щоб знайти опис задачі, дедлайн або останню домовленість. Якщо відповідальна людина йде у відпустку, частина контексту може тимчасово зникнути разом із нею.

Urban Reform була потрібна спільна система для основних управлінських процесів. Команда розділила впровадження на етапи: спочатку налагодила щоденну операційну роботу, а фінансовий облік і CRM запланувала як наступні кроки.

Як Urban Reform керує проєктами та задачами в if.team

Першим етапом Urban Reform перенесла в if.team проєкти та задачі. Кожна ініціатива отримує окремий простір із власними строками, статусом, керівником і командою. До проєкту можна додати опис, послуги або напрями роботи, прикріпити файли та визначити учасників.

Це дає керівнику базову картину ще до переходу до деталей: які проєкти зараз активні, хто за них відповідає, коли вони мають завершитися та на якому етапі перебувають. Основна інформація доступна в загальному списку проєктів.

Усередині проєктів команда створює задачі. У кожної задачі є постановник, відповідальні, дата початку, дедлайн, пріоритет, статус і плановий час. Великий обсяг роботи можна розбити на підзавдання або чек-лист, а залежності визначають послідовність виконання пов’язаних дій.

Опис, файли, коментарі та історія змін зберігаються у картці задачі. Тому робочий контекст залишається поруч із самою роботою. Коли до проєкту долучається нова людина або задачу передають іншому виконавцю, вся історія обговорення вже доступна в її картці.

Одні й ті самі задачі можна переглядати у кількох режимах. Список зручний для щоденної роботи з великою кількістю завдань. Канбан показує їхній рух між статусами й допомагає помітити етап, на якому накопичилася робота. Календар розкладає задачі за датами, а діаграма Ґанта показує тривалість етапів і залежності між ними.

Для громадської організації це особливо корисно під час підготовки дослідження, навчальної програми або заходу. Такі проєкти складаються з багатьох пов’язаних дій: домовитися з партнерами, сформувати програму, підготувати матеріали, провести комунікаційну кампанію, організувати подію та зібрати результати. Якщо один етап затримується, це одразу видно в загальному плані.

Скільки часу команда витрачає на кожен проєкт

Реальний обсяг роботи найточніше показує витрачений час. Підготовка одного дослідження може займати більше годин, ніж десяток невеликих організаційних завдань. Тому Urban Reform також використовує тайм-трекінг.

Співробітник може запустити таймер безпосередньо з картки задачі. Відпрацьований час автоматично пов’язується із задачею, проєктом і конкретною людиною. Запис також можна додати вручну та вказати, над чим саме працював співробітник.

На основі цих даних if.team формує звіти за проєктами, задачами й часом. Керівник може вибрати потрібний період, відфільтрувати інформацію за проєктом або співробітником і побачити, скільки годин команда фактично витратила на роботу.

Дані тайм-трекінгу допомагають Urban Reform оцінити реальну трудомісткість різних етапів, точніше планувати майбутні ініціативи та розуміти, де проєкту потрібно більше людського ресурсу, ніж передбачалося спочатку. Звіти також можна експортувати в Excel для подальшої роботи або підготовки внутрішньої звітності.

Як команда планує завантаження та відсутності

У проєктній організації одна людина часто бере участь у кількох ініціативах. У таблиці задач може здаватися, що в неї є вільний час, хоча насправді робота вже розподілена між іншими проєктами. Додатково потрібно враховувати відпустки, лікарняні та неробочі дні.

Для цього Urban Reform використовує інструменти планування команди. У режимі «Планер» задачі можна розподіляти між співробітниками та днями, одразу бачачи індивідуальний план роботи. Режим «Зайнятість» показує навантаження людей у вибраному періоді й допомагає помітити як перевантаження, так і вільний ресурс.

Окремий робочий календар зберігає інформацію про графік, робочі години, відпустки й лікарняні. Під час планування наступного етапу проєкту керівник бачить реальну доступність кожної людини.

Таке планування скорочує кількість ручних уточнень у чаті. Інформація про майбутні відсутності доступна всій команді, а керівник може заздалегідь перенести задачу або призначити іншого відповідального.

Фінанси проєктів у процесі впровадження

Проєкти, задачі й час уже формують операційну частину роботи Urban Reform. Наступне завдання — пов’язати її з фінансами. Зараз організація поступово налаштовує фінансовий модуль if.team відповідно до власної структури обліку та вимог проєктного фінансування.

У межах кожного проєкту можна заздалегідь запланувати доходи й витрати за категоріями. Наприклад, окремо визначити суми на роботу команди, проведення заходів, поїздки, оренду, матеріали або комунікацію. Після додавання фактичних витрат система показує їх поруч із планом: керівник бачить загальну суму бюджету та стан кожної категорії.

Загальний фінансовий модуль if.team об’єднує рахунки, доходи, витрати, перекази та заплановані платежі. Cash Flow показує фактичний і майбутній рух коштів, P&L — доходи та витрати за вибраний період, а реєстр транзакцій дозволяє перевірити кожну операцію окремо. Транзакцію можна пов’язати з конкретним проєктом, контактом і категорією.

Для громадської організації головна цінність такого підходу — можливість дивитися на фінанси в контексті роботи. Не просто бачити, що гроші були витрачені, а розуміти, до якого проєкту вони належать, яка категорія бюджету використана та скільки коштів ще залишається за планом.

Впровадження фінансів у Urban Reform ще триває. Після завершення налаштування команда зможе працювати з проєктним планом, задачами, витраченим часом і фактичними фінансами в одній системі. Усі дані будуть пов’язані між собою та доступні для аналізу.

Звернення з різних каналів у CRM

Ще один етап впровадження — налаштування CRM для роботи зі зверненнями. Громадські організації отримують пропозиції від партнерів, запити від громад, заявки на участь у програмі, звернення від експертів і потенційних учасників проєкту.

CRM збирає повідомлення з різних каналів у спільному просторі. У if.team кожне звернення можна створити як лід, зафіксувати його джерело, контакт, очікуваний результат і наступний крок. Відповідальний бачить історію взаємодії, а керівник — загальну воронку та поточний статус усіх звернень.

Інтеграції передають звернення із підключених каналів зв’язку безпосередньо в CRM. Далі команда може обробити запит, запланувати наступну дію, залишити коментарі та, якщо звернення переростає в окрему ініціативу, створити з нього проєкт зі збереженням основних даних.

Urban Reform готує цю частину системи до повноцінного використання. CRM стане логічним продовженням уже розпочатого переходу: після внутрішніх проєктів і команди організація впорядкує також зовнішні звернення.

Що вже змінилося

Urban Reform почала працювати з if.team нещодавно, тому кейс фіксує перший етап трансформації внутрішніх процесів. Впровадження триває, а фінансовий модуль і CRM перебувають на наступних етапах.

Проте основна операційна частина вже переходить із таблиць і чатів у спільну систему. Проєкти мають зрозумілу структуру, задачі пов’язані з відповідальними та строками, витрачений час фіксується в контексті конкретної роботи, а планування враховує реальну зайнятість і відсутності команди.

Керівники можуть відкрити систему й одразу побачити поточні задачі, строки, відповідальних і витрачений час. Співробітники працюють з описами, файлами, домовленостями та наступними діями в одному робочому контексті.

Наступний крок — додати до цієї картини фактичні фінанси та зовнішні звернення. Тоді в одному середовищі буде видно повний шлях роботи: від першого запиту та планування проєкту до виконання задач, використання командного ресурсу й контролю коштів.

if.team — єдина система для управління громадською організацією

Досвід Urban Reform показує реалістичний шлях цифровізації невеликої проєктної ГО. Команда може почати з процесів, якими користується щодня: проєктів, задач, строків і тайм-трекінгу. Потім поступово додати планування ресурсів, фінанси та CRM.

Цінність if.team у такому сценарії полягає у зв’язку всіх модулів. Проєкти, задачі, календар команди, облік часу, фінанси та CRM працюють у спільному середовищі й формують єдину управлінську картину.

В if.team задача належить до проєкту, витрачений час — до задачі та співробітника, витрата — до проєкту й категорії бюджету, а звернення може стати новим проєктом. Усі дані пов’язані між собою, тому керівник бачить цілісну картину роботи організації.

Для громадських і неприбуткових організацій це можливість менше часу витрачати на зведення інформації та більше — на самі ініціативи. Особливо коли проєктів стає більше, команда працює паралельно над кількома напрямами, а прозорість процесів важлива і для внутрішнього управління, і для партнерів та грантодавців.