Як юридична компанія «Захист власності» використовує if.team для проєктного управління та обліку часу

Робота юридичних команд із великою кількістю паралельних справ вимагає точного планування, контролю завантаження та прозорої координації між співробітниками. Окремий виклик — необхідність утримувати в одному полі як виконання задач, так і розуміння ресурсів команди та фінансової картини по проєктах.

Юридична компанія «Захист власності» впровадила if.team для організації проєктної роботи та щоденних процесів. Система використовується як єдиний простір для управління задачами, планування роботи юристів і координації виконання в межах команди, а також для аналізу завантаження та фінансових показників по проєктах.

У цьому кейсі розглянемо, які задачі були важливими для компанії, як вони прийшли до використання if.team і як побудували роботу в системі.

Про клієнта

«Захист власності» — велика юридична компанія з розгалуженою структурою та потоком справ у різних юридичних напрямах. Команда одночасно веде багато клієнтських кейсів, які розподілені між різними юристами.

Робочий процес побудований на постійній координації між співробітниками — задачі регулярно передаються, уточнюються та перерозподіляються залежно від навантаження і етапу справи. Через це робота відбувається в щільному операційному ритмі, де важливо швидко розуміти поточний стан задач по кожному юристу.

Керівникам критично бачити загальну картину по команді — як розподілена робота і де виникає перевантаження.

У таких умовах компанії було важливо мати єдиний простір, де можна одночасно керувати задачами, бачити завантаження команди та розуміти, як рухається робота по кожному проєкту. Також потрібен був інструмент, який дозволяє тримати під контролем фінансову частину роботи та формувати зрозумілу звітність без ручного зведення даних.

if.team закрив ці задачі та став основною системою для організації роботи команди. Детальніше про це — далі.

Як в юридичній компанії організована робота над справами

У компанії «Захист власності» робота побудована навколо великої кількості паралельних юридичних справ, де важливо синхронізувати задачі, етапи виконання та навантаження команди в єдиному контурі. Це дозволяє тримати контроль над процесами без втрати контексту по кожному кейсу.

Проєкти як основа роботи

У if.team кожну справу можна вести як окремий проєкт, у межах якого об’єднані задачі, етапи та фінансові показники. Для «Захисту власності» це дає змогу структурувати роботу по кожному клієнтському кейсу та тримати всі дані по ньому в одному просторі незалежно від кількості залучених юристів.

У роботі компанії це дає можливість не просто бачити виконані задачі, а розуміти структуру навантаження: хто і на що витрачає час, як розподілена робота між напрямками та як це впливає на загальний обсяг проєктів.

Робота із задачами

Для юристів «Захисту власності» задачі є основним способом організації щоденної роботи всередині справ. Вони дозволяють деталізувати великі кейси на конкретні дії та розподіляти їх між виконавцями залежно від етапу роботи та завантаження команди.

У процесі виконання задачі можуть переходити між юристами, змінювати дедлайни або пріоритети, якщо цього потребує ситуація по справі. Це важливо для компанії, де велика частина роботи ведеться паралельно і вимагає швидкої адаптації до змін.

Для управління задачами використовуються різні представлення: список — для щоденної операційної роботи з великим обсягом справ, канбан — для контролю руху задач між етапами, а діаграма Ґанта — для планування складних проєктів у часі та управління залежностями.

Окремо налаштовані ролі доступу дозволяють компанії розділяти рівні перегляду інформації між менеджментом і виконавцями: керівники бачать повну картину по проєктах і навантаженню, тоді як юристи працюють у межах своїх задач і відповідальності.

Планування через планер

У щоденній роботі юристи компанії використовують планер для формування персонального плану задач на день. Це дозволяє бачити структуру робочого дня та розставляти пріоритети виконання в межах поточного навантаження.

Для «Захисту власності» це особливо важливо через постійні зміни в пріоритетах справ і необхідність швидко реагувати на нові задачі. Планер дає можливість змінювати порядок роботи протягом дня, зберігаючи контроль над загальною завантаженістю кожного співробітника.

Окремо для керівників і менеджерів планер використовується як інструмент контролю — можна переглядати план роботи кожного юриста окремо, відстежувати поточну зайнятість і швидко розуміти, як розподілене навантаження в команді в конкретний день.

Для самих співробітників планер зручний тим, що дає чітке розуміння плану не лише на сьогодні, а й на кілька днів уперед. Це дозволяє бачити свою завантаженість у динаміці — сьогодні, завтра і на тиждень вперед — та краще планувати роботу без перевантажень і хаотичних змін у процесі дня.

Як у компанії організована економіка проєктів

У «Захисті власності» економіка проєктів побудована навколо погодинної моделі роботи. Основна частина послуг надається в форматі time & material, де вартість роботи напряму залежить від фактично витраченого часу юристів.

Погодинна модель та комерційні рейти

У if.team кожен проєкт може мати налаштовані комерційні рейти залежно від типу послуг або ролі виконавця. Це дозволяє враховувати різну вартість роботи всередині одного проєкту та точно розраховувати вартість виконаних задач.

Кожна зафіксована година автоматично враховується у межах відповідного рейту, формуючи вартість роботи по задачах і проєктах у реальному часі.

Розрахунок вартості проєктів та послуг для клієнтів

На основі витраченого часу формується загальна вартість робіт у межах проєкту. Це дозволяє компанії підсумовувати обсяг наданих послуг і використовувати ці дані для виставлення рахунків клієнтам.

Таким чином, кожен проєкт має прозору структуру витрат, де видно, як саме формується підсумкова вартість роботи.

Розрахунок виплат співробітникам

Окремо система використовується для розрахунку винагороди співробітників. Виплати формуються на основі фактично відпрацьованого часу та налаштованих ставок, які залежать від ролі або умов роботи.

Це дозволяє автоматизувати процес розрахунків і пов’язати оплату безпосередньо з виконаною роботою в межах проєктів.

Як у компанії організована звітність та управлінська аналітика

У «Захисті власності» звітність використовується як частина щоденного управління роботою команди. Керівники працюють не з окремими звітами постфактум, а з актуальними даними по задачах, проєктах і навантаженню, які оновлюються в процесі роботи.

Це дозволяє швидко оцінювати стан справ по компанії: де накопичуються задачі, як розподілена робота між юристами і як змінюється навантаження в динаміці.

Звіти по проєктах, задачах і витраченому часу

Звіти використовуються як основний інструмент для аналізу роботи команди та проєктів. У них зібрані дані по задачах, проєктах і фактично витраченому часу, які можна переглядати в різних розрізах — по співробітниках, ролях, проєктах і періодах.

У роботі компанії це дає можливість не просто бачити виконані задачі, а розуміти структуру навантаження: хто і на що витрачає час, як розподілена робота між напрямками та як це впливає на загальний обсяг проєктів.

Workload-календар та управління навантаженням

Workload-календар використовується для планування та балансування завантаження команди в реальному процесі роботи. У ньому видно як заплановану, так і фактичну зайнятість співробітників, що дозволяє керівникам швидко реагувати на перевантаження або вільні ресурси.

В календарі враховуються відпустки, лікарняні та робочі дні, що формує повну картину доступності команди в межах компанії. На основі цих даних зручно перерозподіляти задачі між виконавцями і вирівнювати навантаження між проєктами.

Як «Захист власності» використовує if.team для проєктного управління та обліку часу

Для «Захисту власності» if.team став єдиною системою, де об’єднані ключові процеси роботи юридичної команди — від постановки задач і щоденного планування до обліку часу, економіки проєктів і управлінської звітності.

Компанія отримала зв’язану модель роботи, де всі елементи пов’язані між собою: задачі формують структуру роботи, витрачений час визначає обсяг виконання, а економіка проєктів відображає фактичну вартість роботи команди.

Це дозволило керівництву працювати з актуальною картиною навантаження та стану проєктів без додаткових звірок і ручних зведень, а юристам — організовувати щоденну роботу в єдиному зрозумілому процесі.

У результаті if.team став для компанії не набором окремих інструментів, а цілісним робочим середовищем, яке поєднує операційну роботу та управління результатами компанії.