Як Meta Team Academy автоматизувала операційні процеси покерної академії за допомогою if.team

Meta Team Academy — це покерна академія зі стейкінговою моделлю роботи.

У процесі діяльності команда щодня працює з великою кількістю даних: результати ігор, фінансові розрахунки, операційні витрати, партнерські нарахування, а також процеси залучення нових гравців і внутрішні задачі команди.

З ростом кількості гравців і операційної складності виникла потреба об’єднати всі процеси в одну систему, щоб централізовано керувати операційною діяльністю та отримувати актуальні фінансові показники в реальному часі. Для цього вони обрали if.team. Детальніше — далі в кейсі.

Про клієнта

Meta Team Academy — покерна академія з контрактною стейкінговою моделлю роботи, де гравці беруть участь у програмі на індивідуальних умовах, а їхні результати напряму впливають на фінансовий результат компанії.

Модель побудована навколо великої кількості гравців, кожен з яких є окремою операційною одиницею з власними рахунками, ігровою історією та фінансовими показниками. Уся інформація постійно оновлюється і потребує точного обліку та агрегації.

Клієнт прийшов із запитом на систему, яка об’єднала б ключові операційні процеси в одному середовищі: управління гравцями та контрактами, фіксацію результатів гри, фінансовий облік і формування P&L академії. Окремо потрібно було пов’язати результати гравців із загальними фінансами компанії, включно з витратами та партнерськими виплатами.

Також була потреба реалізувати процес залучення нових гравців через CRM-воронку та інтеграцію зовнішніх каналів комунікації, а також організувати внутрішнє управління задачами команди.

Через специфіку моделі та великий обсяг даних стандартні рішення не дозволяли зв’язати ігрові дані, фінанси та операційні процеси в одній системі. Тому команда звернулась до if.team для розробки кастомної логіки, яка об’єднала всі ці процеси в єдине середовище.

Далі в кейсі розглянемо, як це було реалізовано на практиці та як побудована робота if.team.

Як Meta Team Academy використовує if.team для управління покерною академією

Вся система побудована навколо гравців як ключових операційних одиниць, через яких проходять усі ігрові, фінансові та управлінські процеси академії. Дані по кожному гравцю напряму пов’язані з фінансовою моделлю та внутрішніми процесами компанії.

Кастомний модуль управління гравцями та контрактами

Meta Team Academy потрібно було вибудувати систему роботи з гравцями та контрактами в одному середовищі, тому ми розробили окремий модуль в if.team, який став основою цього процесу.

Вся робота з гравцями в академії будується навколо їхніх профілів в if.team. Кожен гравець існує в системі як окремий користувач (проєкт), через якого проходить уся операційна взаємодія.

Після підключення гравця формується його профіль і прив’язується контракт з умовами співпраці. Ці умови стають основою для подальших розрахунків і визначають, як система працює з його результатами.

Гравець взаємодіє з усім потрібним через особистий кабінет: тут він бачить свої дані, історію ігрових сесій і регулярно вносить результати гри. Вся взаємодія з академією проходить через один інтерфейс.

Кожна ігрова сесія фіксується у вигляді короткого запису через просту форму. Вона використовується на постійній основі та входить у звичний процес після гри.

Усі дані по гравцю — результати, історія та контрактні умови — зберігаються разом і формують цілісну картину по кожному учаснику системи.

Фінанси академії, P&L та Cashflow у реальному часі

Фінансова частина системи побудована навколо зв’язку між результатами гравців і загальною моделлю доходів та витрат академії.

У системі одночасно ведеться велика кількість гравців — понад 500 активних рахунків, кожен з яких формує фінансові рухи залежно від ігрових результатів і умов контракту.

Усі ці дані постійно синхронізуються та збираються в єдину фінансову модель, де об’єднуються індивідуальні результати гравців, виплати, розподіли та операційні витрати академії.

На основі цього формується P&L (profit and loss) академії. Це загальний фінансовий результат, який показує, скільки академія заробляє або втрачає з урахуванням усіх гравців, витрат і партнерських нарахувань.

P&L оновлюється в реальному часі та дає актуальну картину фінансового стану бізнесу автоматично, взагалі без ручних розрахунків.

Паралельно формується cashflow — рух грошових коштів у системі. Він показує, як гроші фактично переміщуються між гравцями, академією та партнерами: коли відбуваються виплати, нарахування та витрати.

Це дозволяє бачити не тільки результат (P&L), а й реальну динаміку грошей у часі.

CRM для робота з лідами

CRM частина системи побудована навколо залучення нових гравців і повного контролю шляху від першого контакту до підключення в академію.

Ліди потрапляють у систему з різних джерел — через Discord, Google Forms та інші канали реєстрації. Для цього був окремо розроблений інтеграційний процес з Discord, який дозволяє передавати заявки напряму в CRM та синхронізувати комунікацію з системою.

Усі заявки збираються у спільну воронку, де система об’єднує дублікати форм і додає нові дані в уже існуючі ліди. Таким чином формується єдина картка з повною історією взаємодій.

На кожному етапі лід рухається по воронці та в результаті конвертується в картку гравця в if.team, після чого переходить в операційну частину системи.

Окремо CRM фіксує джерела трафіку: UTM-мітки, канали залучення та affiliate-напрямки. Це дозволяє відстежувати, звідки приходять гравці і як працюють партнерські продажі на рівні кожного ліда.

Внутрішні процеси та задачі

Окрім CRM і фінансів, система використовується для повного управління внутрішніми задачами команди.

Задачі створюються прямо в системі та можуть містити підзадачі, дедлайни, відповідальних та додаткові параметри для контролю виконання. Це дозволяє деталізувати роботу на рівні кожного процесу.

Для різних сценаріїв роботи доступні кілька форматів відображення: список задач для швидкого перегляду, канбан для візуального контролю процесів та діаграма Ґанта для планування в часі.

Окремо система дозволяє відстежувати завантаженість команди: видно, скільки задач закріплено за кожним учасником і як розподіляється робота між членами команди.

Уся інформація про роботу співробітників збирається у звітність, яка використовується для оцінки результаті та нарахування винагород і заробітних плат.

Як виглядає робота покерної академії Meta Team Academy після переходу в if.team

Після впровадження if.team команда Meta Team Academy перейшла до роботи в межах єдиної системи, де зосереджені всі ключові процеси академії.

Операційна модель була перебудована навколо одного середовища: гравці, фінанси, CRM та внутрішні задачі працюють у зв’язаній структурі, де дані одразу потрапляють у систему і використовуються в роботі без додаткових зведень.

У результаті академія отримала централізовану систему управління, в якій фінансові показники, результати гравців і операційні процеси формують єдину картину бізнесу та дозволяють контролювати роботу в реальному часі.