Як 3D-продакшн студія Pixready керує проєктами, часом і економікою в ERP-системі if.team

У проєктній роботі важлива зв’язка процесів — як формуються задачі, як виконується робота і як це відображається в економіці проєктів, у моменті або постфактум.

Це особливо помітно в 3D-продакшені. Багато паралельних проєктів, різні типи задач, постійне навантаження команди та висока залежність результату від фактично витраченого часу.

У таких умовах розрізнені інструменти швидко перестають давати цілісну картину. Потрібна єдина система, де задачі, робочий час і економіка проєктів пов’язані між собою і дають прозоре розуміння того, що відбувається. Такою системою для 3D-студії Pixready став if.team.

Про клієнта

Pixready — 3D-студія, яка займається створенням візуального контенту та 3D-моделей для різних типів проєктів. Основний фокус — комерційна 3D-візуалізація та продакшен, де важливі точність, терміни та керованість великої кількості задач одночасно.

У команді працює близько 50 людей. Це розподілена структура з різними ролями: художники, моделери, аніматори, технічні спеціалісти та менеджмент. Робота побудована навколо проєктного формату, де одночасно ведеться кілька активних проєктів на різних стадіях готовності.

Кожен проєкт проходить через ланцюжок етапів і потребує постійного контролю завантаження команди. Важливу роль відіграє облік фактично витраченого часу, оскільки саме він впливає на собівартість робіт, планування ресурсів і підсумкову економіку проєктів.

Додаткова складність — висока щільність задач і необхідність швидко перерозподіляти ресурси між проєктами без втрати прозорості щодо термінів і завантаження.

Pixready звернулися до нас із завданням вибудувати більш прозору систему управління задачами, часом і економікою проєктів. Для цього ми доопрацьовували продукт під їхні реальні процеси, орієнтувалися на зворотний зв’язок команди та покращували сервіс не лише під їхні сценарії, а й для інших компаній у цьому секторі та з подібною моделлю роботи. Детальніше про це — далі в кейсі.

Впровадження та доопрацювання під Pixready

Впровадження if.team для Pixready включало не тільки налаштування системи, а й розширення логіки звітності та роботи з даними під реальні процеси 3D-студії. Основний фокус був на тому, щоб зробити аналітику більш гнучкою — з можливістю дивитися задачі, час і економіку в різних розрізах: по клієнтах, відділах, ролях і проєктах.

Більшість доопрацювань реалізовувались на основі фідбеку команди Pixready, а також супроводжувались налаштуванням у процесі роботи, щоб система коректно відображала їхні реальні сценарії використання.

Розширення звітів по задачах

Один із ключових напрямків доопрацювань стосувався звітності по задачах. Її розширили так, щоб у розрізі кожного запису часу можна було бачити не лише саму задачу, а й бізнес-контекст, у якому вона виконується.

З’явилася прив’язка до клієнтів у звітах. Це дозволило аналізувати, скільки часу команда витрачає на конкретних замовників і як розподіляється навантаження між різними типами проєктів. Фактично звіти перестали бути лише внутрішнім інструментом і стали зрозумілими в розрізі клієнтської структури.

Окремо була додана інформація про роль або відділ виконавця. Це дало можливість дивитися на витрати часу не тільки по конкретних людях, а й по функціональних блоках команди — наприклад, 3D, анімація, менеджмент.

Також у звіти були додані кастомні поля по проєктах. Це дозволило Pixready підлаштовувати аналітику під власну внутрішню логіку проєктів, додаючи ті параметри, які важливі саме для їхнього виробничого процесу.

Фільтрація та робота з канбан

У канбан режимі задач була додана можливість фільтрації по відділах. Це змінило спосіб роботи з потоком задач — замість загального списку команда отримала можливість дивитися роботу окремих напрямків незалежно один від одного.

На практиці це використовується для розділення навантаження між різними частинами студії. Керівники можуть швидко оцінити, як рухається робота в конкретному відділі, і де виникають вузькі місця, не перемикаючись між проєктами вручну.

Планові та фактичні витрати часу в проєктах

Окремо була розширена таблиця проєктів шляхом відображення планових і фактичних витрат часу. Логіка побудована так, щоб ці дані були співставні з ітераційною моделлю роботи, яку вже використовувала команда.

На практиці це використовується для розділення навантаження між різними частинами студії. Керівники можуть швидко оцінити, як рухається робота в конкретному відділі, і де виникають вузькі місця, не перемикаючись між проєктами вручну.

Планові та фактичні витрати часу в проєктах

Окремо була розширена таблиця проєктів шляхом відображення планових і фактичних витрат часу. Логіка побудована так, щоб ці дані були співставні з ітераційною моделлю роботи, яку вже використовувала команда.

Це дозволило бачити відхилення між тим, скільки годин було заплановано на проєкт, і скільки фактично було витрачено в процесі виконання. У результаті з’явився інструмент для контролю не тільки прогресу задач, а й реальної вартості проєктів у часі.

Кастомні поля в аналітиці та репортах

Ще одним важливим напрямком стало виведення кастомних полів у звітах по задачах і проєктах. Це дало можливість розширювати стандартну модель даних без зміни базової структури системи.

Pixready використовує це для додавання власних атрибутів до задач і проєктів, які важливі саме для їхнього процесу виробництва. У звітах ці поля стають частиною аналітики та дозволяють будувати більш точні зрізи даних під конкретні управлінські задачі.

Налаштування вигрузки звітів

Окремо була налаштована система вигрузки звітів так, щоб різні рівні управління могли працювати зі своїми наборами даних. Операційний рівень використовує деталізацію по задачах і часу, тоді як менеджмент працює з узагальненими зрізами по проєктах, відділах і клієнтах.

Фактично вигрузка стала інструментом, який дозволяє перетворювати одну систему даних на різні аналітичні представлення залежно від задачі користувача.

Як 3D-студія Pixready керує задачами та завантаженням в if.team

Робота Pixready побудована як безперервний проєктний процес, де одночасно ведеться велика кількість задач на різних етапах виробництва. У такій структурі важливо не лише фіксувати задачі, а й керувати їх рухом, контролювати завантаження команди та розуміти, як розподіляються ресурси між проєктами.

if.team використовується як єдине середовище, де поєднуються планування, виконання і контроль завантаження. Це дозволяє бачити повну картину роботи команди в реальному часі: від постановки задачі до її виконання та впливу на загальне навантаження по проєктах.

Задачі та планування

В if.team задачі формують основний шар управління роботою. Вони об’єднані проєктами та проходять весь цикл виробництва — від постановки до виконання та подальшого аналізу у вигляді звітів.

Список задач використовується як базовий формат для роботи з великим обсягом інформації. Він дозволяє швидко орієнтуватися в задачах, застосовувати фільтри, групувати їх за проєктами, виконавцями або статусами. Це режим для операційної роботи, коли важлива швидкість доступу до даних і можливість швидко обробляти великий потік задач.

Канбан використовується для управління процесом виконання задач. Він показує рух задач між етапами та допомагає контролювати потік роботи всередині команди. У цьому режимі видно розподіл задач за стадіями, навантаження на кожному етапі та вузькі місця в процесі.

Діаграма Ґанта використовується для планування в часі та роботи з термінами. Вона дозволяє вибудовувати структуру проєкту на часовій шкалі, враховувати залежності між задачами та бачити загальну послідовність виконання робіт. Це допомагає керувати проєктом як єдиним планом, а не набором окремих задач.

Workload-календар і завантаження команди

Workload-календар використовується для управління завантаженням команди та розподілу ресурсів між проєктами.

Він показує фактичну і плановану зайнятість співробітників, дозволяє бачити перевантаження, вільні вікна та перетини задач між різними проєктами. Усередині календаря також фіксуються відпустки, вихідні та лікарняні, що дає повну картину доступності співробітників у кожен момент часу.

Окремо відображається фактичний робочий час співробітників, що дозволяє відстежувати, скільки та коли людина була зайнята задачами або відсутня з причин поза проєктами.

Завдяки цьому можна точніше керувати розподілом ресурсів: переносити задачі між виконавцями, вирівнювати навантаження та враховувати реальні обмеження команди. У результаті формується прозора картина зайнятості та доступності співробітників у динаміці по всій організації.

Управління командою та структура ролей (HR)

Система ролей в if.team дозволяє будувати гнучку структуру доступів під конкретну організацію та її процеси.

Можна створювати кастомні ролі та налаштовувати для кожної рівень доступу до системи. Це включає контроль над тим, які розділи доступні користувачу, які дані він може переглядати, а також які дії йому дозволені — від повного редагування до обмеженого перегляду окремих блоків.

Така модель дозволяє чітко розділяти зони відповідальності всередині команди. Виконавці працюють у своєму контурі задач, менеджмент отримує доступ до управління процесами та завантаженням, а фінансові ролі — до економіки проєктів і розрахунків. При цьому система залишається єдиною і не дробиться на окремі інструменти.

Як 3D-продакшн студія Pixready працює з робочим часом в if.team

У роботі Pixready важливо не лише планувати задачі, а й фіксувати фактичні витрати часу. Це дає розуміння реальної завантаженості команди, впливу кожної задачі на проєкт і дозволяє будувати точну економіку роботи.

Тайм-трекінг

Тайм-трекінг в if.team побудований навколо задачі як основної одиниці роботи. Кожна задача може містити підзадачі, що дозволяє деталізувати виконання на рівні окремих етапів. У межах задачі задаються дедлайни, планові дати та ітерації, що допомагає структурувати роботу в часі та розбивати її на логічні цикли.

Усередині задачі також доступні коментарі для комунікації, прикріплення файлів і ведення контексту роботи. Окремо підтримуються рекурентні задачі — вони автоматично повторюються з заданою періодичністю для регулярних процесів.

Прив’язка часу до задач і проєктів

Фіксація часу відбувається безпосередньо в задачах і підзадачах. Кожен запис прив’язується до конкретного елемента роботи, що дозволяє точно розуміти, на що були витрачені години.

На основі цих даних формуються звіти по витраченому часу. Їх можна фільтрувати в різних розрізах: по проєктах, ітераціях, співробітниках, відділах або компаніях. Це дає можливість аналізувати навантаження та структуру витрат часу як на рівні окремих задач, так і на рівні всієї організації.

Як Pixready керує економікою проєктів і фінансами в if.team

Економіка проєктів в Pixready будується навколо зв’язки між задачами, витраченим часом і вартістю роботи. Кожна година роботи команди напряму впливає на собівартість проєкту, тому важливо бачити фінансову картину в розрізі реальних витрат, а не лише планових оцінок.

Економіка проєктів

Економіка проєктів формується на основі даних із задач і фактично витраченого часу. Це дозволяє бачити собівартість кожного проєкту в динаміці та розуміти, як змінюється навантаження на бюджет у процесі роботи.

Проєкти можна аналізувати в розрізі витрачених ресурсів, етапів виконання та залучених команд. Це дає прозору картину того, як саме формується фінальний результат з погляду витрат

Калькуляція зарплат

Калькуляція зарплат базується на фактично відпрацьованому часі та налаштованих рейтах. Система дозволяє автоматизувати розрахунки виплат і прив’язати їх до реальної участі співробітників у проєктах.

Це зменшує ручні розрахунки та забезпечує прозору модель формування зарплат, де враховується фактичне навантаження та участь у роботі над проєктами.

Як 3D-студія Pixready керує проєктами, часом і економікою в if.team

Pixready — 3D-студія з командою близько 50–70 людей, яка працює з великою кількістю паралельних проєктів у сфері 3D-візуалізації та продакшену. Основна складність їхньої роботи — поєднання задач, постійної завантаженості команди та точної економіки проєктів, де кожна година впливає на собівартість і результат.

Вони звернулися до нас із запитом побудувати прозору систему управління процесами: задачами, робочим часом, завантаженням команди та економікою проєктів. Важливо було звести ці елементи в одну логіку, щоб отримувати повну картину роботи без розривів між плануванням, виконанням і фінансами.

У процесі впровадження ми адаптували if.team під їхню модель роботи: налаштували задачі та структуру планування, тайм-трекінг, workload-календар і блок економіки проєктів з рейтом і калькуляцією зарплат. Частину логіки доопрацьовували на основі зворотного зв’язку команди, щоб система відповідала реальним сценаріям продакшену.

У результаті Pixready отримали єдину систему, де операційні процеси, робочий час і фінансові показники пов’язані між собою. Це дозволило бачити реальне навантаження команди, контролювати витрати часу і формувати економіку проєктів на основі фактичних даних, а не розрізнених інструментів.