if.team — нова ERP-система для дизайн-агенції Obriy Design Büro

if.team можна по праву назвати покровителем усіх дизайнерів: українська ERP-система допомагає приборкати творчий хаос у проєктах десятків компаній. Нові обрії ефективності з ERP-системи для дизайн-агенції if.team відкрила для себе і талановита команда Obriy Design Büro. Важко знайти іншу таку компанію, яка б настільки комплексно використовувала функціонал if.team. Що це за функції, заради яких команда мігрувала з Notion, і як вони допомагають дизайнерам творити шедеври та робити клієнтів щасливими, читайте в нашому кейсі.

Про компанію Obriy Design Büro

Ніша: UI/UX дизайн і брендинг

Розмір компанії: 11-50 людей

Час користування if.team: червень 2024

Obriy Design Büro — бутикова агенція родом з України, що пропонує дизайн-рішення світового класу. Про це свідчать більш ніж 200 престижних нагород, за кожною з яких стоїть потужна команда дизайнерів.

Obriy Design Büro створює захопливий і дієвий дизайн, який розв’язує реальні проблеми бізнесу та навіть уряду. З 2014 року компанія напрацювала блискуче портфоліо з понад 200 проєктів, серед яких — особливо важливий у непрості часи кейс — редизайн сайту МЗС України, що зміцнює не лише імідж, а й взаємодію держави з громадянами країни та всього світу.

Аби керувати такою кількістю проєктів і щоразу перевершувати очікування клієнтів з понад 35 країн, команда Obriy Design Büro потребувала ефективного програмного рішення. До ERP-системи if.team агенція використовувала застосунок Notion, однак його інструменти мало задовольняли амбітну команду дизайнерів.

Значення ERP-системи для дизайн-агенції з моделлю Time & Material

Obriy Design Büro перетворює бізнес-ідеї клієнтів на успішні цифрові продукти не лише завдяки розумному дизайну, а й гнучким моделям співпраці, як-то Time & Material, Fixed price, довгострокове партнерство та навіть аутстафінг. Однак найчастіше дизайн-агенція використовує перші дві фінансові моделі — Time & Material і Fixed price. Саме на них будується проєктний менеджмент у системі if.team. І це не щасливий збіг обставин, а специфіка ERP-рішення, що дбає про операційні та фінансові процеси проєктно-орієнтованих компаній.

Нескладні короткострокові проєкти, що мають чіткий бюджет, визначені терміни, передбачуваний обсяг і результат робіт, зручно менеджерити за моделлю Fixed price. Для великих довгострокових проєктів, які відповідають амбіціям агенції Obriy Design Büro, щонайкраще підходить гнучка модель Time & Material. Відповідно до цього типу проєкту клієнт оплачує не фіксовану вартість послуг або готовий продукт, а фактичний обсяг роботи команди, тобто час. Аби ефективно керувати складними проєктами з динамічними вимогами, ERP-cистема для дизайн-агенції if.team має всі необхідні програмні модулі та функції, зокрема:

Ітерації — етапи, підпроєкти чи мініпроєкти, в межах яких зручно відстежувати не лише прогрес завдань, а й витрати часу та бюджету на виконання робіт. Ба більше, кожна нова ітерація автоматично збільшує загальний бюджет, наприклад, якщо клієнт замовив додаткові послуги за типом контракту Fixed price. Для дизайн-агенції Obriy Design Büro, що у своїй роботі дотримується ітеративного підходу, ця функція дозволяє швидко реагувати на клієнтські вимоги та легко вносити зміни до бюджету ще під час реалізації проєкту.

Тайм-трекер — ключовий інструмент для обліку робочого часу, що дозволяє контролювати прогрес завдань, аналізувати ефективність і навантаження команд, автоматично розраховувати заробітні плати та оцінювати прибутковість проєктів. Тайм-трекер вбудований в завдання та доступний у профілі користувача, має налаштовувану функцію ручного внесення робочих годин і збереження історії обліку часу.

Завдання — це ті цеглинки, з яких будується будь-яка ітерація та проєкт у системі if.team. Ба більше, кожне завдання можна розділити на підзавдання та встановити між ними залежності для чіткого та послідовного воркфлоу. Крім уже згаданого трекера часу панель завдання містить безліч функцій для планування роботи та координації команди: пріоритет, статус, дедлайн, очікуваний час, опис і чекліст, а також коментарі з вкладеннями та дії виконавців зі сповіщеннями.

Зайнятість — один з режимів відображення завдань, ідеальний для компаній, які віддають перевагу ручному внесенню робочих годин за фактом. Саме так виглядає управління проєктами у дизайн-агенції Obriy Design Büro: замість трекінгу в реальному часі команда веде облік часу за тасками та днями. Завдяки зручній панелі if.team це не складає для команди жодних труднощів, але дозволяє менеджеру слідкувати за використанням годин, рахувати витрати проєктів, аналізувати навантаження команди тощо.

Рейти співробітників — форми оплати праці, що можуть бути не лише фіксованими та погодинними, а й стандартними та спеціальними, наприклад, для конкретних проєктів (комерційний рейт), неоплачуваних завдань (нульовий рейт) або вільних від роботи днів (відпустки, лікарняного тощо). Різні типи рейтів дозволяють оцінювати бюджет і прогнозувати прибутковість проєктів, розраховувати співробітників і виставляти рахунки клієнтам.

Калькуляція зарплат — інструмент автоматичного розрахунку співробітників відповідно до рейтів і фактично відпрацьованих годин. Модуль обліку зарплат передбачає створення зарплатних відомостей на кожного співробітника за певний період часу включно з неробочими годинами. Ну хіба це не найкраща ERP-система для бізнесу? Підсумкова сума заробітної плати коригується не лише відповідно до нарахувань і утримань, а й зміни форми оплати праці: з погодинного та фіксований рейт, або навпаки. Зарплатна відомість «підтягує» всі пов’язані транзакції та демонструє розподіл робочих годин за проєктами співробітника.

Графік згоряння бюджету — це фінансовий інструмент, що дозволяє не лише контролювати, а й попереджати витрати проєкту в реальному часі. Графік наочно відображає сухі фінансові показники в динаміці та валюті: вартість і дохідність проєкту, сплачений і використаний бюджет, загальні витрати та виплати команді. Він не лише спрощує аналітику всього проєкту й окремих ітерацій, а й прогнозує майбутні фінансові тенденції.

Звіти — важливий модуль ERP-системи для дизайнерської агенції, що автоматично формує дані про витрачені години та кошти за вибраний період як щодо конкретного проєкту, так і співробітника. Цей інструмент зручний не лише для звітування, а й виставлення клієнту рахунка на оплату робіт у розрізі проєкту, ітерації та навіть завдання. Щоб сформувати звіт, достатньо вибрати потрібні дані за допомогою фільтра та в один клік отримати готовий документ MS Excel.

Надання ролей і доступів клієнтам — ключова функція для ефективної комунікації та контролю прогресу довгострокових проєктів. А якщо таких проєктів багато, достатньо пари кліків, аби додати клієнта до системи. Для цього потрібно лише раз створити відповідну роль і налаштувати набір прав на доступ до if.team, який відповідає потребам агенції. Наприклад, відкрити клієнту доступ до проєкту та водночас обмежити права на перегляд фінансових даних.

Це лише частина гнучких інструментів if.team, які забезпечують Obriy Design Büro повний контроль над довгостроковими проєктами за моделлю Time&Material. Ітерації, завдання, рейти та ролі, а також тайм-трекінг, на основі якого формуються звіти та рахуються фінанси, зокрема витрати на зарплати. Все це дозволяє дизайн-агенції не лише автоматизувати рутинні й організувати творчі процеси, а й легко адаптуватися до змінюваних умов довготривалих проєктів.

CRM-модуль для дизайн-агенції? Будь ласка!

Звичний, але такий необхідний таск-менеджер, інтерактивна фінансова аналітика, ненудна автоматизована бухгалтерія. Що ще може запропонувати ERP-система для бізнесу в креативній індустрії? Потужний CRM-модуль, здатний оптимізувати роботу з клієнтами на раз-два-три.

1) Ліди — інструмент, який не дозволить проґавити жодного потенційного клієнта та дає змогу збудувати довгострокові партнерські відносини. Це можливо завдяки зручним опціям, як-то:

• швидке створення та обробка вхідних лідів,
• додавання гнучких полів у картці для персоналізованої аналітики,
• додавання Utm-міток для відстеження перспективних джерел трафіку,
• планування точок контакту з нагадуваннями та дедлайнами,
• коментування, додавання файлів і збереження історії контактів.

2) Канбан — режим перегляду лідів як дошки, що візуалізує взаємодію з клієнтами за допомогою карток. Аби «просунути» потенційного клієнта лійкою продажів з етапу на етап, достатньо перетягнути його картку в колонку з актуальним статусом. А коли на фінальному етапі відбувається продаж, картку ліда можна перетворити на проєкт усього в один клік. Усі статуси можна легко налаштувати в адмін-панелі ERP-системи для дизайн-агенції, а отже — будувати власні лійки продажів залежно від потреб компанії чи навіть конкретного кейсу, як це роблять в Obriy Design Büro.

3) Клієнти — єдина база клієнтів, партнерів і контрагентів компанії. Список клієнтів складається з карток, кожна з яких містить клікабельні контакти та платіжні реквізити, а також проєкти, ліди та транзакції. Ба більше, картка клієнта-юридичної особи може містити декілька карток фізичних осіб (наприклад, посадові особи компанії). Ефективна робота з базою клієнтів можлива завдяки зручній панелі, оснащеній фільтром, пошуком і налаштуванням, що дозволяє легко приховати чи показати колонки таблиці.

Отже, поряд з ефективним управлінням проєктами, командами та фінансами, агенція Obriy Design Büro має також і всі необхідні CRM-інструменти для підвищення продажів і якості обслуговування клієнтів. Оперативна обробка лідів, планування майбутніх контактів, збереження історії взаємодій і єдина база клієнтів значно спрощують роботу sales-менеджерів. Як і канбан-дошка, що дозволяє візуалізувати та відстежувати угоди на кожному з етапів, які можна легко адаптувати під себе.

Підсумки, або які переваги надає ERP-система для дизайн-агенції

Амбітним командам, які прагнуть заглянути за обрій і створювати унікальні проєкти, не потрібні універсальні рішення. В Obriy Design Büro, де народжується дизайн світового рівня, був необхідний спеціалізований інструмент, орієнтований на проєктну діяльність. Так, наступником Notion у дизайн-агенції став if.team, і не без підстав:

• Таск-менеджер з обліком часу дає змогу вчасно реалізовувати масштабні проєкти;
• Фінансові інструменти допомагають контролювати бюджети й рахувати витрати в реальному часі;
• Функції автоматизації дозволяють формувати звіти, прогнозувати результати та зрештою звільнити час для творчості;
• CRM-рішення забезпечують ефективну комунікацію та налагодження відносини з лідами, а відтак — підвищення продажів, лояльності клієнтів і конкурентоспроможності компанії;
• Система керування доступом додатково підвищує задоволеність і залученість клієнтів, оскільки надає змогу відстежувати процес реалізації власних проєктів на кожному етапі.

Отже, ERP-система для дизайн-агенції Obriy Design Büro дозволяє об’єднати в єдине робоче середовище не лише креативну команду, а й клієнтів і стейкхолдерів, які зацікавлені в ефективній і прозорій реалізації проєктів. Усі учасники можуть коментувати завдання, ділитися файлами та швидко розв’язувати будь-які питання в онлайн-режимі. Крім того, система if.team увібрала в себе всі необхідні інструменти для гнучкого керування проєктами: від обліку часу та завдань до бюджетування й аналітики в реальному часі. Разом з потужними можливостями система залишається незмінно простою в користуванні: регулярні оновлення розширюють функціонал, але не захаращують робочий простір. Це дозволяє дизайн-агенції зосередитися на головному — досягненні цілей проєктів, а завдяки автоматизації фінансів і рутини — вивільнити час для творчості та інновацій.

Кейс Obriy Design Büro демонструє, що гнучка система if.team не обмежує творчість, а, навпаки, допомагає її розкрити. Так, ERP-система для дизайн-агенції дозволяє оптимізувати роботу креативної команди: миттєво реагувати на зміни в проєкті, розподіляти навантаження між дизайнерами, додавати нові ітерації та легко коригувати бюджети. Водночас у прагненні постійно вдосконалювати власні робочі процеси команда Obriy Design Büro допомагає виявляти слабкі сторони в дизайні системи та покращувати користувацький досвід під час взаємодії з if.team. Завдяки зворотному зв’язку від агенції зі світовим визнанням if.team став ще зручнішим інструментом, який не просто відповідає потребам дизайнерських та інших проєктних команд, а й сприяє розвитку креативної індустрії зокрема та сфери послуг загалом.