Опубліковано 2 травня 2025 у кейсах if.team
Владислав Чесноков
Копірайтер, if.team
Олег Фролов
CEO, if.team
ERP-система управління для громадських організацій — це не тільки про місію й ідеї, а й про відповідальність. Коли мова заходить про грантові проєкти, ця відповідальність стає подвійною: перед командою й перед донорами. Тут важлива не лише реалізація цілей, а й точність у цифрах, прозорість у звітності та здатність швидко реагувати на зміни бюджету.
YEP! Accelerator — акселератор стартапів, який розуміє це як ніхто інший. Вони стали одними з перших, хто використав if.team — ERP-систему для управління громадських організацій. Завдяки цьому їм вдалося не просто навести лад у фінансах, а й вийти на новий рівень роботи — чіткий, структурований, без хаосу в даних.
YEP! Accelerator — це екосистема інноваційного підприємництва, яка підтримує стартапи на ранній стадії розвитку. Вони пропонують інкубаційні та акселераційні програми, менторство, а також гранти для підприємців, які прагнуть розвивати свої ідеї. З моменту свого заснування у 2016 році YEP! прокачав понад 500 стартапів, допомагаючи молодим підприємцям вийти на новий рівень.
Одним з таких стартапів став if.team. На ранній стадії розвитку наша компанія також взяла участь у програмі акселерації YEP! і отримала не лише грант, але й цінні знання та підтримку, які дозволили нам вдосконалити наш продукт і досягти того етапу розвитку, на якому ми зараз знаходимося. Тому для нас приємно, що зараз YEP! Accelerator є не лише партнером, а й користувачем нашого сервісу.
YEP! Accelerator звернувся до нас, оскільки їм не вистачало інструментів для ефективного управління фінансами грантових проєктів та контролю витрат. Вони шукали ERP-систему управління для громадських організацій, яка б дозволила не лише відслідковувати бюджети, а й детально планувати витрати та мати чітку прозорість для донорів. Цей функціонал, на початковому етапі, вони знайшли в if.team та допомогли покращити його завдяки влучному фідбеку.
До впровадження if.team, команда YEP! Accelerator мала кілька важливих потреб в управлінні грантовими проєктами. Оскільки більшість їхніх ініціатив фінансуються коштом грантів, їм було важливо забезпечувати прозорість фінансів, точну звітність і ефективну координацію роботи. Серед основних потреб, які закрила ERP-система управління для громадських організацій if.team, були:
ERP-система управління для громадських організацій if.team допомогла YEP! Accelerator закрити всі ці потреби, впровадивши зручні інструменти для фінансового контролю, планування та управління проєктами.
Впровадження ERP-системи стало важливим кроком для YEP! Accelerator у покращенні внутрішніх процесів і підвищенні ефективності роботи. Система допомогла оптимізувати фінансове планування, моніторинг грантових проєктів і забезпечити прозорість у звітності для донорів.
До впровадження ПЗ для ГО, YEP! Accelerator відчували потребу в ефективнішому управлінні витратами грантових проєктів. Без єдиного інструменту для планування бюджету та контролю за його структурою, організації було складніше точно й оперативно відстежувати розподіл коштів у реальному часі, що уповільнювало процес звітності та підвищувало ризик неточностей у фінансових документах.
if.team допоміг закрити цю потребу завдяки можливості детально планувати витрати по категоріях у межах кожного проєкту. Наприклад, у сервісі можна вказати, що 20% бюджету проєкту йде на рекламу, і встановити чіткий план витрат. При цьому всі дані можна відстежувати й перевіряти, чи команда вкладається в цей план. Це особливо важливо для організацій на кшталт YEP! Accelerator, що працюють із грантами, де потрібно не лише дотримуватись загальної суми бюджету, а й грамотно розподіляти кошти.
if.team також надає можливість автоматично аналізувати витрати всередині проєкту, що допомагає уникнути перевитрат.
З початком використання if.team, ПЗ для ГО, YEP! Accelerator змогла впровадити централізований інструмент для моніторингу виконання грантових проєктів. Це дозволило значно зменшити час, витрачений на перевірку результатів і звітність. Завдяки інтеграції з ПриватБанком, всі транзакції автоматично синхронізуються з системою, що дозволяє моментально отримувати актуальну інформацію про фінансовий стан кожного проєкту.
if.team дозволяє організації слідкувати за виконанням задач на кожному етапі, полегшуючи управління та коригування стратегій. Таким чином, навіть якщо змінюються умови або бюджет, if.team, як ERP-система для неприбуткових організацій, дозволяє швидко коригувати стратегію виконання, не витрачаючи час на ручне введення даних або перевірки. Це робить процес управління проєктами більш гнучким і точним.
До впровадження if.team, сервісу для громадських організацій, YEP! Accelerator потребували більшої прозорості та оперативності у фінансовій звітності. Оскільки попередні інструменти не забезпечували автоматичного формування звітів, організація витрачала багато часу на підготовку даних для донорів. Це уповільнювало комунікацію та вимагало додаткових ресурсів для перевірки інформації.
З if.team, ПЗ для неприбуткових організацій, ситуація змінилася. Сервіс дозволяє автоматично збирати й аналізувати дані, що дає змогу надавати точну, актуальну звітність вчасно. Всі транзакції та фінансові дані миттєво оновлюються, і донори отримують звіти без затримок. Завдяки цьому YEP! Accelerator змогла не тільки покращити взаємодію з донорами, але й зменшити ризик помилок у звітності.
До впровадження if.team, ERP-системи управління для громадських організацій, команда YEP! Accelerator потребувала більш ефективного підходу до збору й перевірки фінансових даних. Зокрема, підготовка фінансових звітів, таких як cash flow (грошовий потік) і profit and loss (прибуток і збитки), вимагала значних часових і ресурсних витрат через ручну обробку даних.
Впровадження if.team дозволило автоматизувати синхронізацію даних з банківських транзакцій і витрат, що значно спростило процеси звітності. Тепер звіти про cash flow і profit and loss формуються автоматично, що дозволяє YEP! Accelerator тримати під контролем всі фінансові потоки в режимі реального часу. Це не тільки знижує навантаження на співробітників, а й мінімізує кількість помилок, що неминучі при ручному введенні даних.
Завдяки if.team, організація тепер має змогу ефективно контролювати витрати, вчасно коригувати фінансові стратегії та надавати точні звіти донорам, що дозволяє значно зменшити адміністративні витрати та зосередити більше ресурсів на стратегічних завданнях і розвитку проєктів.
До впровадження if.team команда YEP! Accelerator шукала рішення, яке допоможе ефективніше управляти задачами та ролями всередині організації. Важливо було забезпечити чіткий розподіл обов’язків, контроль дедлайнів та прозорість виконання завдань, щоб оптимізувати роботу над грантовими проєктами.
Тепер кожен співробітник має чітке уявлення про свої обов’язки, завдання і дедлайни, що допомагає уникнути неузгодженості в команді. Завдяки можливості створювати завдання, призначати їх відповідальним особам і встановлювати терміни виконання, YEP! Accelerator тепер здатен легко відстежувати прогрес кожного проєкту.
Система дозволяє також автоматично синхронізувати ролі та доступи до різних частин платформи, що дає можливість чітко визначити, хто за що відповідає в рамках грантових проєктів. Таке покращення не лише підвищує ефективність роботи, а й дозволяє уникнути помилок при розподілі обов’язків.
Завдяки if.team, YEP! Accelerator зменшив час на координацію команди та отримав зручний інструмент для контролю виконання задач, що значно підвищило продуктивність та знизило ймовірність помилок в управлінні проєктами.
Однією з ключових потреб в управлінні грантовими проєктами є прозорість та ефективна комунікація з грантодавцями. YEP! Accelerator прагнув знайти спосіб забезпечити постійну актуальність інформації для грантодавців, щоб вони могли слідкувати за процесами в реальному часі та своєчасно отримувати необхідні звіти.
if.team допомогла вирішити це завдяки можливості додавати грантодавців безпосередньо до проєктів. Тепер вони мають доступ до всіх необхідних даних щодо виконання проєктів: прогресу, витрат, результатів. Це забезпечує прозорість та дає грантодавцям змогу у реальному часі бачити, як використовуються їхні кошти.
Крім того, система дозволяє надавати грантодавцям відповідні ролі в проєктах, що дає їм можливість не лише переглядати дані, а й активно брати участь у процесі. Вони можуть ставити завдання, коментувати роботу команди та контролювати ключові етапи проєкту. Це сприяє більш тісній взаємодії між командою та грантодавцями, що покращує ефективність співпраці та дозволяє знизити ймовірність непорозумінь.
Впровадження if.team в YEP! Accelerator показало, як ERP-система управління може трансформувати фінансове управління грантовими проєктами для громадських організацій. Завдяки функціоналу, який дозволяє детально планувати витрати, відслідковувати їх виконання в реальному часі, а також автоматизувати звітність, організація змогла значно покращити прозорість і контроль над своїми проєктами.
if.team не лише забезпечує високий рівень точності в моніторингу витрат, а й дає змогу організаціям адаптувати процеси під специфічні вимоги грантодавців. Цей інструмент став важливим елементом для підтримки фінансової стабільності та оптимізації управлінських процесів, що, своєю чергою, дозволяє значно підвищити ефективність реалізації грантових ініціатив.
ERP-система управління для громадських організацій стала ключем до успішного виконання проєктів, надаючи можливість тримати фінансовий контроль і забезпечувати прозорість на кожному етапі роботи з грантами.
Покращіть управління фінансами з if.team
Покращте контроль витрат і звітність у проєктах. Спробуйте if.team для ефективного управління грантами.
